„Die Rolle der HR-Abteilung hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert“, sagt Oliver Back, Vorstand der B-4it AG. „Statt sich vor allem mit administrativen Aufgaben zu beschäftigen, wird von ihr erwartet, die Transformation im Unternehmen strategisch mitzugestalten.“ Laut der B-4it-Studie gelingt das in vielen Unternehmen schon recht gut. So sagen 66 Prozent der befragten Arbeitnehmer, dass die Digitalisierung einen positiven Effekt auf ihren Job hat.
Oliver Back: „Die Digitalisierung der Personalarbeit ist die Voraussetzung dafür, dass HR-Mitarbeiter strategisch arbeiten können. Wer den ganzen Tag mit administrativen Aufgaben beschäftig ist, hat dafür keine Zeit.“ Mit Self Services schaffen sich die HR-Abteilungen diese Freiräume: In knapp der Hälfte der Unternehmen (47 Prozent) können Beschäftigte laut der B-4it-Studie ihren Urlaubsantrag digital beantragen. Vier von zehn Unternehmen (41 Prozent) bieten Online-Schulungen und Learning Apps an. Und in einem Drittel (34 Prozent) dürfen Beschäftigte ihre Stammdaten selbst anpassen, wenn sich beispielsweise ihre Adresse geändert hat. „Diese Tools erhöhen die Zufriedenheit der Beschäftigten. Sie haben mehr Kontrolle über ihre Daten und sie können bis zu einem gewissen Grad selbst entscheiden, wann und wie sie sich weiterbilden. Die effizienteren Prozesse verbessern zudem die Arbeitsatmosphäre im gesamten Unternehmen“, ist HR-Experte Back überzeugt.
Beschäftigte beim Einsatz von KI im HR-Bereich mitnehmen
Auch wenn das Personalwesen bereits auf einem guten Weg ist, bleibt allerdings noch viel zu tun. „Unternehmen müssen bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse mutiger werden, um das Effizienzpotenzial konsequent heben zu können“, sagt B-4it-Vorstand Back. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben wie etwa die im Juni in Kraft getretene EU-Richtlinie zur Vergütungstransparenz, die Unternehmen dazu verpflichtet, sich deutlich stärker mit dem Thema faire Bezahlung – beispielsweise zwischen Männern und Frauen – zu beschäftigen. „Ohne Digitalisierung bekommen Unternehmen solche regulatorischen Anforderungen nur schwer in den Griff“, so Back. „Zudem ist die Digitalisierung die Voraussetzung für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, die zumindest mittelfristig unter anderem dabei helfen kann, alle Positionen im Unternehmen systematisch zu bewerten und mit dem Vergütungssystem zu verknüpfen.“
Allerdings stehen viele Arbeitnehmer dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Personalverwaltung noch skeptisch gegenüber. Vier von zehn Befragten trauen der KI zwar zu, Urlaubsanträge zu bearbeiten und ein Drittel ist der Meinung, dass KI einfache Mitarbeiterfragen beantworten kann. Geht es aber beispielsweise darum, eine digitale Personalakte zu führen oder den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln, schwindet das Vertrauen. HR-Experte Oliver Back: „Hier müssen Unternehmen zunächst geeignete Rahmenbedingungen für den KI-Einsatz schaffen. Die Beschäftigten müssen wissen, dass Künstliche Intelligenz die Personalarbeit auch künftig nur unterstützen wird, die Entscheidungen aber nach wie vor von Menschen getroffen werden.“
Über die Studie
Für die Studie „Arbeitswelt der Zukunft – zwischen KI und Fachkräftemangel“ hat die B-4it AG im Herbst 2023 über ein Marktforschungsinstitut 1.104 Arbeitnehmer in Deutschland online befragen lassen.
Samuel Altersberger ist Redakteur beim UnternehmerJournal. Vor seiner Arbeit beim DCF Verlag war er bereits sechs Jahre als freier Autor tätig und hat während dieser Zeit auch in der Marketing Branche gearbeitet.
