„Immer mehr Unternehmer geraten wegen ausbleibender Zahlungen in Panik und fragen mich, was nun zu tun ist. Ohne durchdachtes Forderungsmanagement wird es jedoch für viele von ihnen schwierig, die Firmenpleite abzuwenden“, sagt Robert Giebenrath. Als externer CFO verantwortet er die Finanzen von Unternehmen und weiß, wie man sich trotz niedriger Zahlungsmoral seiner Kunden vor einer finanziellen Schieflage schützt. Im folgenden Artikel gibt er betroffenen Firmen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines guten Forderungsmanagements.
1. Übersicht verschaffen und Software installieren
Zahlreiche Unternehmer haben keine umfassende Kenntnis ihrer Zahlen und sind nicht mit ihrer Offene-Posten-Liste vertraut. Das ist problematisch, denn was nicht beobachtet wird, kann auch nicht organisiert oder kontrolliert werden. Daher besteht der erste Schritt darin, sich eine Übersicht zu verschaffen und ein System in die Daten zu bringen. Am besten gelingt das mit einer passenden Software. Sie sollte in der Lage sein, die gesamte Situation abzubilden und eine Schnittstelle von der Buchhaltung zum Rechnungssystem ermöglichen, sodass künftig ein automatisierter Überblick verfügbar ist: Wann wurden welche Rechnungen in welcher Höhe gestellt, wie lautet das Zahlungsziel, wann sind welche Posten überfällig, gibt es individuelle Absprachen mit den Kunden? Welche Software im Einzelfall genutzt wird, hängt von Faktoren wie der Branche und Unternehmensgröße ab. Es ist jedoch keine Option, das Debitoren-Management via Excel erledigen zu wollen, weil der Aufwand damit zu groß ist.
2. Strategische Maßnahmen treffen
Eine große Rolle im Forderungsmanagement spielt die SEPA-Lastschrift. Dabei handelt es sich um den automatischen Einzug des Rechnungsbetrags vom Kundenkonto. Durch diesen Vorgang bewahren Unternehmen die Kontrolle über den Zahlungsvorgang, anstatt sie an die Kundschaft abzugeben. Allerdings gibt es Unterschiede: Die SEPA-Firmenlastschrift ist auf langfristige Zusammenarbeit ausgelegt, kommt im B2B-Bereich zum Einsatz und die eingezogenen Beträge können nicht zurückgefordert werden. Das SEPA-Basismodell dagegen gilt auch im B2C-Bereich, wird meist bei einmaligen Projekten eingesetzt und ermöglicht Rückforderungen seitens der Kunden.
Beim Factoring wird die Forderung an einen Factoring-Anbieter verkauft. Dabei fallen zwar Gebühren an, doch das Unternehmen hat anschließend nichts mehr mit den Rechnungen zu tun, da die Anbieter in der Regel auch das Ausfallrisiko tragen. Dadurch entsteht Planungssicherheit und eine kurzfristige Liquidität. Unter den verschiedenen Factoring-Varianten wird mittlerweile sogar ein Verfahren angeboten, bei dem Beträge schon vor der vollständigen Leistungserbringung erstattet werden. Zudem finden sich weitere interessante Instrumente zum Finanz-Management auf dem Markt, die je nach Branche, Unternehmensgröße und Marktlage für einzelne Betriebe mehr oder weniger interessant sind.
3. Prozesse und Workflows einrichten
Zu guter Letzt werden die bisherigen Maßnahmen durch die Einrichtung von Prozessen und Workflows stabilisiert, ansonsten nützt die beste Organisation nichts. Besonders wichtig ist das automatisierte Mahnwesen, doch mindestens ebenso ratsam ist die Ergänzung des standardisierten Prozesses durch einen persönlichen Touchpoint – etwa in Form eines Anrufs. Schließlich ist es durchaus möglich, dass die Rechnung übersehen wurde oder dass die Buchhaltungskraft im Urlaub ist. Aggressives Auftreten, auch in schriftlicher Form, würde an dieser Stelle eher zum Verlust eines Kunden führen. Die persönliche Kontaktaufnahme hingegen kann die Geschäftsbeziehung sogar bereichern.
Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.
