So setzen Sie eine effektive Personaleinsatzplanung um

Damit ein Unternehmen seine Mitarbeiter sinnvoll einsetzen kann, ist in der Regel ein Dienstplan erforderlich. Er dient nicht nur der präzisen Organisation von Tätigkeiten und Personal, sondern zeigt den Mitarbeitern auch auf, wann sie wo beschäftigt sind. Beim Erstellen einer solchen Personaleinsatzplanung sind Firmen verpflichtet, sich auch an die gesetzlichen Richtlinien des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zu halten.

Die Personaleinsatzplanung setzt man häufig mit einer geeigneten Software um. Sie ist genau auf die Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt und ermöglicht die Zuteilung von Personal auf die jeweiligen Arbeitsbereiche unter Berücksichtigung individueller Qualifikationen und vertraglichen Arbeitsstunden. Bei der Personaleinsatzplanung werden üblicherweise nicht nur die Schichtzeiten berücksichtigt, sondern auch die Berechnung von Urlaubszeiten, gegebenenfalls Freizeitausgleich und ähnliche Aspekte.

Drei Blickwinkel der Personaleinsatzplanung

Damit die Arbeitskraft von Arbeitnehmern innerhalb eines Unternehmens sinnvoll und effektiv geplant werden kann, werden drei Aspekte der Personaleinsatzplanung voneinander unterschieden.

1) Die zeitliche Personaleinsatzplanung

Der Zeitfaktor bildet eine Realität in Unternehmen ab, die den unterschiedlichen Bedarf an Personal berücksichtigt. Ein typisches Beispiel hierfür sind saisonale Unterschiede bei der zur Verfügung stehenden Arbeit. Hier kann eine passende zeitlich orientierte Einsatzplanung gewährleisten, dass die Mitarbeiter ihren Einsatz finden. Die unterschiedlichen Phasen sind meist auch mit einem deutlich wechselnden Bedarf an Personal verbunden, das bei der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen ist.

2) Die qualitative Personaleinsatzplanung

Eine qualitative Personaleinsatzplanung erhebt vor allem die beruflichen Qualifikationen, die für die jeweiligen Tätigkeiten in der Firma benötigt werden. Hierzu zählen etwa Studienabschlüsse von Hochschulen, berufliche Ausbildungsabschlüsse oder auch gezielte Qualifizierungsmaßnahmen und berufsbezogene Zertifikate. Darüber hinaus lässt sich über die qualitative Personaleinsatzplanung genau eruieren, welcher Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen besteht. Unternehmen sind so in der Lage, die erforderlichen Schritte in die Wege zu leiten, damit Mitarbeiter zeitnah bestehende fachliche Vorgaben abdecken können.

3) Die quantitative Personaleinsatzplanung

Bei einer quantitativen personellen Planung können Firmen auf einen jeweiligen Bedarf an Mitarbeitern kurzfristig reagieren. Eine grundlegende Bestandsanalyse dient dabei als Grundlage für die konkrete Personaleinsatzplanung. Ein Bedarf an Personal lässt sich vor diesem Hintergrund kontinuierlich erfassen und auch die Fluktuation von Angestellten in einem Unternehmen ist hierbei wesentlicher Bestandteil der gesamten Planung.

Sinn der Personaleinsatzplanung

Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, sich langfristig am Markt zu etablieren und gegen die bestehende Konkurrenz zu behaupten. Dabei gilt es stets, strategisch zu agieren und die vorhandenen eigenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Um die Ressource Personal so sinnvoll wie möglich einzusetzen, ist ein Fokus sowohl auf den Istzustand der Firma als auch auf den zu erwartenden Bedarf an Mitarbeitern erforderlich.

Um Angestellte und vorhandene Aufgaben gut miteinander in Einklang zu bringen sollte jeder Mitarbeiter bestmöglich an dem Arbeitsbereich sein, der ihm einerseits liegt und ihn andererseits fordert. Je besser diese Kombination übereinstimmt, umso produktiver können die Aufgaben umgesetzt werden. Dabei ist es für jedes Unternehmen entscheidend, den eigenen Bedarf für die Personaleinsatzplanung jederzeit zu kennen und sowohl Schlüsselpositionen als auch alle anderen Tätigkeiten immer schnellstmöglich abzudecken.

Die Personaleinsatzplanung bringt die Bereiche Management der Arbeitszeit und die Organisation der Dienstzeiten unter einen Hut. Sie berücksichtigt dabei vorhandene Ressourcen und ermöglicht eine umfassende Optimierung der Aufgabenverteilung im Unternehmen.

Entscheidende Faktoren

Damit die Personaleinsatzplanung effektiv funktioniert sind folgende Punkte maßgeblich:

1. Eine genaue Bestandsanalyse ist Voraussetzung, um die Personalsituation realistisch einschätzen zu können.
2. Das Erkennen von Fehlbesetzungen ist ebenso Teil der Planung wie eine Analyse von Unter- oder Überforderung in den jeweiligen Arbeitsbereichen.
3. Flexibilität zählt zu den wichtigsten Faktoren bei der Gestaltung der Arbeitszeit. Es gilt die unterschiedlichen Phasen bei Unternehmensprojekten und den damit verbundenen wechselnden Personalbedarf zu berücksichtigen.
4. Flexible Arbeitszeitmodelle gelten als besondern mitarbeiterfreundlich und können gleichzeitig Schwankungen im Arbeitsaufkommen erfassen.
5. Leerzeiten in der Firma erfasst das System ebenso wie Über- beziehungsweise Mehrarbeitsstunden.
6. Strategische Konzepte erlauben den schnellen Umgang mit Engpässen und dienen gleichzeitig einer langfristigen Planung.
7. Eine Personaleinsatzplanung berücksichtigt auch die Wünsche der Mitarbeiter hinsichtlich Arbeitszeit, Einsatzfeldern und Weiterbildungen.
8. Je besser die Bedürfnisse von Unternehmen und Angestellten aufeinander abgestimmt sind, desto höher ist die grundsätzliche Mitarbeiterzufriedenheit.