Kurz und knapp: mit unserer Onboarding Checkliste wird an alles gedacht

Neue Angestellte sollen sich bei modernen Arbeitgebern rundum wohlfühlen. Deshalb wird nichts mehr dem Zufall überlassen. Denn eine unerwartete Kündigung gleich zu Beginn des Arbeitsvertrages würde unglücklicherweise darauf hindeuten, dass in dem Unternehmen etwas nicht stimmt. Ein gut überlegtes Konzept des Onboardings sowie eine Onboarding Checkliste sollte also unbedingt vorhanden sein, damit alles glattgeht. Wer sich vom ersten Arbeitstag an pudelwohl und geschätzt fühlt, bleibt schließlich für länger und bringt sich engagiert ein. Zufriedenheit am Arbeitsplatz ist schließlich das A und O – mit der Vorbereitung auf den Neuzuwachs und einer gelungenen Einarbeitung anhand einer Onboarding Checkliste fängt die beste Zusammenarbeit an.

Onboarding ist ein englischsprachiger Begriff, der die Einführung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen umfasst. Damit sind somit jegliche Schritte gemeint, die einen effektiven und angenehmen Start ermöglichen. Die einzelnen Punkte der Onboarding Checkliste bauen aufeinander auf und umfassen verschiedene Zeitpunkte.

Onboarding Checkliste:

Vorbereitung

Die Vorbereitung wird auch Preboarding genannt. Hierbei werden alle nötigen Formalitäten erledigt bzw. noch einmal überprüft. Darunter fällt:

• Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und Prüfung, ob alle notwendigen Unterlagen eingereicht sind bzw. was noch fehlt (zum Beispiel Lohnsteuerkarte, Krankenversicherungsdaten, Bankverbindung, ggf. weitere Informationen)
• Die wichtigsten Informationen zum ersten Arbeitstag (Treffpunkt, Uhrzeit usw.) weitergeben
• Ggf. benötigte Materialien für den ersten Arbeitstag zukommen lassen sowie über eine mögliche Kleiderordnung informieren
• Bekanntgabe künftige Termine und/oder Veranstaltungen, die für den*die neue*n Mitarbeiter*in wichtig sein könnten bzw. Einladung dazu
• Ggf. Informationen zur Wohnungssuche geben oder Hilfe dabei anbieten

Vorbereitung des Arbeitsplatzes

• Prüfung, ob der Zugang zum Arbeitsplatz/Raum gewährleistet ist, ggf. Anfertigung von Schlüsseln oder Zugangskarten
• Prüfung der Ausstattung des Raumes, beispielsweise Zugang zum PC/Telefon, Büromaterial, Möbel etc.
• Anfertigung neuer Visitenkarten
• Ggf. Bereitstellung eines Firmenfahrzeugs
• Einrichtung einer neuen E-Mail-Adresse sowie Zugang zum hauseigenen Computersystem, ggf. Lizenzen überprüfen und erweitern
• Kleines Willkommensgeschenk bereitstellen

Einarbeitung anhand der Onboarding Checkliste

• Klärung, welche Aufgaben für den Neuzugang vorrangig sind
• Klärung, wer (in welchem Umfang) die Einarbeitung übernimmt
• Ggf. Organisation interner/externer Schulung
• Kennenlernen der Kollegschaft
• Ansprechpartner bereitstellen

Erster Arbeitstag

• Pünktliche Begrüßung des Neuankömmlings
• Großzügiger Zeitplan für den ersten Tag
• Gespräch mit dem Vorgesetzten bzw. Ansprechpartner
• Erwartungen ansprechen und Beantwortung von Fragen des Neulings
• Unternehmen kurz präsentieren und Arbeitsschwerpunkte ansprechen

Rundgang

• Vorstellung der näheren Kollegschaft
• Übersichtsplan für größere Unternehmen aushändigen, um Verlaufen zu vermeiden
• Zeigen der Küche, Toilettenräume usw.

Einweisung

• Mit dem IT-System/Telefon usw. vertraut machen sowie Ansprechpartner bei Problemen bereitstellen
• Interne Abläufe und Zuständigkeiten erläutern
• Sicherheitsregeln erläutern

Pausen

• Eingliederung in das Team in den Arbeitspausen

Abschluss des ersten Arbeitstages

• Gespräch des Vorgesetzten mit dem Neuzugang über den Tag und die Eindrücke
• Ggf. Fragen beantworten
• Die nächsten Tage besprechen
• Aussicht auf die nächsten Wochen und Monate geben
• Onboarding über die weiteren Wochen und Monate hinweg (beispielsweise bis Ende der Probezeit)
• Kennenlernen der Details des Arbeitsbereiches
• Einarbeitungsplan
• Ggf. Einführungsveranstaltung (Zum Beispiel Themen wie: Kollegschaft, verschiedene Arbeitsbereiche, Unternehmenskultur, Dienstleistungen/Produkte genauer erläutern)

Teambuilding

• Regelmäßig die Teamdynamik in den Blickwinkel rücken
• Positive und negative Veränderungen ansprechen und gemeinsam überdenken
• Feedback und Vorschläge sammeln
• Maßnahmen zum Teambuilding (gezielte Aktivitäten, Übungen sowie Coachings)

Zielvereinbarung in der Onboarding Checkliste 

• Schriftliche Zielvereinbarung mit dem Neuzugang
• Persönliche Gespräche dazu
• Regelmäßig Feedbacks besprechen

Zum Ende der Probezeit

• Gespräch, ob die Vorstellungen des Arbeitsbereiches erfüllt wurden
• Fragen, ob das Einleben am Arbeitsplatz positiv verlaufen ist
• Feedback geben, Lob bzw. Kritik aussprechen

Optimierung des Onboardings bzw. der Onboarding Checkliste

• Feedback zum erfolgten Onboarding sammeln, so dass es künftig noch optimiert werden kann
• Überprüfen, was am Onboarding positiv oder negativ war
• Ggf. Verkürzung oder Erweiterung einzelner Punkte der Onboarding Checkliste