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Jann Kaporse: So finden Kliniken mit Social-Media-Recruiting neue Fachkräfte

Anzeige: Jann Kaporse ist Geschäftsführer der High Office IT GmbH. Mit seinem Unternehmen unterstützt er Kunden, die besonders unter dem Fachkräftemangel leiden, bei der Mitarbeitergewinnung. Insbesondere in der Pflege konnten er und sein Team bereits zahlreichen Praxen, Krankenhäusern und Seniorenheimen dabei helfen, nicht die nächstbesten, sondern die besten Mitarbeiter einzustellen. Im Interview verrät er, wie genau das trotz scheinbar leer gefegtem Markt funktioniert.

Es ist kein Geheimnis, dass die Personalsituation in der Pflege mehr als angespannt ist. Nicht erst seit der Corona-Impfpflicht für Pflegeberufe suchen Krankenhäuser, Pflegeheime und Arztpraxen händeringend nach Personal. Die vorhanden Mitarbeiter leiden unter dieser Situationen ebenfalls. Überstunden, Überforderung und ständig wechselnde Aushilfskräfte sind die Regel, erklärt Jann Kaporse von der High Office IT GmbH. Stellenanzeigen bleiben trotz attraktiver Vorteile der Arbeitgeber meist ohne Erfolg. Qualifizierte Kandidaten, sodass der Personaler sogar die Qual der Wahl hat? Ein Wunschtraum. Für Jann Kaporses Kunden wird dieser jedoch zur Realität. Jann Kaporse, der Geschäftsführer der High Office IT GmbH, schafft es, seinen Kunden trotz Fachkräftemangel ihre Wunsch-Bewerber an Land zu ziehen.

Jann Kaporse und sein Team der High Office IT GmbH unterscheiden sich dabei jedoch in vielerlei Hinsicht von jungen, hippen Agenturen und Einzelkämpfern, die viel versprechen und wenig halten. Denn besonders in der schnelllebigen Social-Media-Welt spielen laut Jann Kaporse Erfahrung und erprobte Methoden eine wichtigere Rolle als trendige Büros. Neben den Marketing-Kampagnen auf Facebook, Instagram und Co. ist es der zusätzliche Support im Recruiting, von der Jann Kaporses Kunden profitieren. Jeder Kunde wird nach Eingang der Bewerbungen dauerhaft unterstützt. Im Interview erzählt Jann Kaporse unter anderem, wie digitales Recruiting die Arbeit der High Office IT GmbH unterstützt und welche Online-Formate neben Social Media nicht außer Acht gelassen werden sollten, um Wunsch-Mitarbeiter anzusprechen. 

Jann Kaporse von der High Office IT GmbH bei uns im Interview!

Jann Kaporse, herzlich willkommen im UnternehmerJournal. Sie haben sich auf das Recruiting für Unternehmen spezialisiert, die mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen haben. Wie können wir uns den Kundenstamm der High Office IT GmbH genauer vorstellen?

Wir sind fokussiert auf Unternehmen, die um die 50 Mitarbeiter haben und jährlich etwa 20 neue Mitarbeiter einstellen möchten. Unsere Kunden kommen hauptsächlich aus der Pflege, gesucht werden meist examinierte Gesundheits- und Krankenpfleger. Das Recruiting läuft in dieser Branche klassischerweise über Zeitungsannoncen, die Arbeitsagentur, Jobportale oder die eigene Webseite. Damit erreichten sie bislang jedoch nur aktive Bewerber — also die, die ihren Job wechseln wollen und diese Entscheidung für einen Neuanfang aktiv getroffen haben. Von diesen Bewerbern gibt es aber nur sehr wenige. Die Unternehmen erhalten daher in der Regel vielleicht eine, maximal vier Bewerbungen von Pflegekräften, die meist aber gar nicht ausreichend qualifiziert sind.

Aufgrund des Pflegeschlüssels oder anderer Vorgaben müssen die Unternehmen dennoch einstellen und nehmen dadurch jeden Kandidaten, den sie bekommen können. Neben der Pflege haben wir bei der High Office IT GmbH aber auch andere Kunden, die unter dem Fachkräftemangel leiden. Die besten Erfolge haben wir mit Unternehmen, die eigene Personaler haben, also ein wenig größer sind.

Die Regel: Aushilfskräfte statt Teamzusammenhalt

Jann Kaporse, in den Medien heißt es nicht erst seit Corona, dass wir es mit einem Pflegenotstand zu tun haben. Mit welchen Symptomen müssen sich Ihre Kunden in personeller Hinsicht im Detail herumschlagen, bevor sie mit Ihnen in Berührung kommen?

Oft bekommen wir zu hören, der Markt sei leer. Genau das ist das Problem. Unsere Kunden sind vor unserer Zusammenarbeit so frustriert, dass sie nicht an weitere Lösungen glauben. Sie nehmen die Situation so hin. Sie beauftragen dann teilweise teure Leiharbeitsfirmen, bei denen sie für eine Pflegefachkraft zwischen 8.000 und 10.000 Euro im Monat bezahlen. Darunter leidet das gesamte Unternehmen. Die Fachkräfte sind kein richtiges Team mehr, weil ständig neue Leiharbeiter kommen, die mal für drei Monate dabei sind. Das sorgt für zusätzlichen Druck. Weniger Leute müssen die gesamte Arbeit leisten, wodurch es zu noch mehr Unzufriedenheit und noch mehr Kündigungen kommt. Niemand hat mehr Lust auf diesen Job. Das ist die Situation, unter der Unternehmen in der Pflege grundlegend leiden. 

Welches Geheimrezept ist es, mit dem Sie es schaffen, trotz dieser Marktlage noch Leute zu finden?

Unsere Dienstleistung kann man sich wie eine externe Recruiting-Stabsstelle vorstellen. Unsere Kunden bei der High Office IT GmbH erstellen die gesuchte Persona und wir gestalten die textliche und grafische Ausarbeitung dazu. Mithilfe von künstlicher Intelligenz, gefüttert durch über 50.000 Bewerbungen, wird anschließend entschieden, wann, wie und wo die potenziellen Bewerber die Stellenanzeige sehen werden. Dabei zielen wir vor allem auf die sogenannten passiven Kandidaten ab, die aktuell gar nicht aktiv auf Jobsuche sind.

Jann Kaporse von der High Office IT GmbH

Das Geheimrezept der High Office IT GmbH

Wie sieht Ihre Methode genau aus, damit auch „medienferne“ Praxen, Krankenhäuser und so weiter wieder in die Mitarbeitergewinnung über Facebook und Co. vertrauen? Und wie schaffen Sie es, passive Bewerber anzusprechen und dadurch neue Mitarbeiter aus dem Hut zu zaubern?

Wie bereits erwähnt, sprechen wir passive Kandidaten an. Wir haben über Social Media die Möglichkeit, mit dem digitalen Fingerabdruck zu arbeiten. Jeder von uns hat schon mal im Internet eine Werbung angezeigt bekommen, bei der man dachte: „Hey, woher wissen die, dass dieses Thema für mich interessant ist?“ Genau so machen wir es mit offenen Stellen. Eine Pflegekraft, die im Pausenraum sitzt und durch Facebook oder Instagram scrollt, sieht diese Stellenanzeige. Bestenfalls ist sie auch noch ohnehin unzufrieden mit ihrem Job. Die hohe Datenmenge, die uns zur Verfügung steht, ist wirklich ein Vorteil.

Social Media und Pflege? Am Anfang benötigt es laut Jann Kaporse Überzeugungskraft

In vielen Branchen gilt Social-Media-Recruiting bereits als klassischer Weg, um Mitarbeiter zu gewinnen. Bei Ihrer Zielgruppe sieht das wahrscheinlich etwas anders aus. Sie kennen sich in dem Gebiet nicht so aus. Mich würde daher interessieren, welche Vorurteile Ihre Kunden der High Office IT GmbH haben, bevor sie mit Ihnen die ersten Erfolge erleben. 

Unsere Kunden sind auf der einen Seite skeptisch, ob ihre individuelle Zielgruppe tatsächlich auf den sozialen Medien zu finden ist. Daneben haben unsere Kunden jedoch auch Vorurteile aufgrund der durch uns entwickelten KI. Mit ihrer Hilfe können wir Kliniken und Pflegeeinrichtungen jedoch erst eine feste Anzahl an qualifizierten Bewerbungsgesprächen garantieren. So erreichen sie eine Unabhängigkeit von Zeitarbeitsfirmen und können planbar Fachkräfte einstellen.

Und dann kann es vorurteilsfrei losgehen? Oder gibt es weitere Einwände?

Grundlegend schon. Manchmal sind es jedoch noch schlechte Erfahrungen mit Mitbewerbern, die unsere späteren Kunden zweifeln lassen.

Inwiefern?

Es ist kein Geheimnis, dass sich viele kleine und junge Unternehmen in diesen Markt hineindrücken möchten. Sie verkaufen dann Gratismonate oder versuchen, sich einfach zu positionieren. Nicht alle von ihnen liefern dann auch gute Ergebnisse. Viele Kunden haken das Thema dann vorerst ab, weil sie denken, dass Social-Media-Recruiting in ihrer Branche ohnehin nicht funktionieren kann. 

Jann Kaporse von der High Office IT GmbH

Mit der High Office IT GmbH in drei Monaten mehr Bewerbungen als sonst im ganzen Jahr

Sie haben in den vergangenen Jahren mit vielen verschiedenen Unternehmen zusammengearbeitet. Welche Ergebnisse sind grundsätzlich zu erwarten, nachdem Sie gebucht wurden? Erzählen Sie uns doch gern etwas detaillierter von Ihrer Arbeit.

Eine Standard-Zusammenarbeit dauert drei Monate. Mein Team der High Office IT GmbH und ich fokussieren uns in der Regel auf eine bestimmte Stelle. Alles beginnt mit dem Onboarding: Wir lernen unseren neuen Kunden und seine Marke näher kennen. Wir arbeiten immer anhand der Marke des Unternehmens, um authentische und möglichst attraktive Kampagnen in den sozialen Medien schalten zu können. Das führt dazu, dass schon wenige Tage, nachdem die Kampagne online ist, die ersten Bewerbungen eingehen. In drei Monaten können unsere Kunden, je nach Standort, durchschnittlich 12 bis 16 Bewerbungen von Fachkräften erwarten. 

Im nächsten Schritt kommt es darauf an, wie gut der Kunde rekrutieren kann. Der Durchschnitt stellt drei bis fünf Kandidaten in drei Monaten ein. Wir arbeiten auch mit Firmen zusammen, die deutlich mehr rekrutieren. An schwierigen Standorten können es aber auch mal nur zwei Einstellungen sein. Teilweise sind es jedoch mehr, als die Kunden sonst in einem ganzen Jahr einstellen konnten. 

Jann Kaporse: Nach der Kampagne hört die Arbeit nicht auf

Unterstützen Sie Ihre Kunden der High Office IT GmbH auch im Umgang mit dem Kandidaten? Eine Online-Bewerbung ist sicherlich noch mal etwas anderes als eine Empfehlungs-Bewerbung. Welchen Support bieten Sie noch?

Unser Anspruch bei der High Office IT GmbH ist es, dass unser Kunde qualifizierte Bewerbungen erhält. Wir selbst konnten viel Erfahrung sammeln im Recruiting. Deshalb coachen wir auch unsere Kunden, ja. Wir bieten dabei mehrere Dinge an: Wir machen einmal pro Woche einen Live Call, in dem wir unsere Kunden 1:1 schulen. Und direkt nach Beginn der Zusammenarbeit steht unserem Kunden eine Videoplattform zur Verfügung, in der er lernen kann, wie er bestmöglich rekrutiert. Er bekommt Skripte an die Hand, wie man zum Bewerbungsgespräch einlädt und so etwas. Mein Team der High Office IT GmbH und ich bereiten die Unternehmen umfassend auf den Bewerbungseingang vor. Für uns ist es wichtig, dass das Gesamtziel erreicht wird und nicht nur, dass der Kunde möglichst viele und gute Bewerbungen erhält. Das Ziel ist es, am Ende auch einzustellen. 

Jann Kaporse von der High Office IT GmbH

Jann Kaporse über seine Mitbewerber

Es ist mein Eindruck, dass Recruiting in der vergangenen Zeit ziemlich in Mode gekommen ist. Viele junge Dienstleister bieten dahin gehend ihre Dienste an. Jann Kaporse, wie schätzen Sie den Markt ein, in dem Sie aktiv sind? Und welche Indikatoren für einen guten Dienstleister würden Sie nennen und von welcher Art von Mitbewerbern sollte man lieber die Finger lassen?

Man kann schon erkennen, dass ein Unternehmen etwas von seinem Handwerk versteht, wenn es DSGVO-konform arbeitet. Es ist nämlich nicht so einfach, mit einem US-Konzern wie Facebook datenschutzkonform zusammenzuarbeiten. Der Dienstleister darf die ganzen Bewerberdaten, die eingehen, nicht sehen — auch, wenn er sie generiert. Das machen viele falsch. Wenn schon diese Rahmenbedingungen nicht stimmen, sollten Unternehmen vorsichtig sein. Facebook-Marketing ist schnell gemacht, aber es muss auch sicher sein und funktionieren. Die Referenzen sind ebenfalls wichtig. Gibt es Fallstudien? Kann ich andere Kunden vielleicht mal anrufen und nachfragen, ob die Zusammenarbeit wirklich so toll war, wie es erzählt wird? 

Ein weiterer Indikator sind die schon genannten Gratismonate. Diese Dienstleister MÜSSEN das anscheinend anbieten, sonst würden sie es nicht machen.

„Ich bin überzeugt, dass Seriosität und Erfahrung in dieser Branche wichtiger sind als jugendliche Energie.“

Diese Dienstleister wollen häufig einfach ein bisschen Geld verdienen und selbstständig sein, bringen aber wenig Kompetenz mit. Auch die Unternehmensgröße spielt hier eine Rolle: Wer behauptet, dass er allein alles kann, der macht zwar alles, aber meistens nichts davon richtig gut.

In der Pflege und im Handwerk benötigt es die richtigen Werkzeuge und Erfahrung, um eine gute Arbeitsqualität zu liefern. So ist es in der Personal- und Marketingbranche auch. Wenn der Dienstleister seine Methoden auch für sein eigenes Recruiting anwendet und das auch noch funktioniert, ist das ein gutes Zeichen.

Das Team der High Office IT GmbH setzt sich aus verschiedenen Experten zusammen

Sie haben eben das Thema Unternehmensgröße angesprochen. Wie ist die Arbeit bei der High Office IT GmbH organisiert?

Unser Team setzt sich aus ganz verschiedenen Kompetenzen zusammen. Wir haben Entwickler und Data-Analysten, die Profis darin sind, Daten zu sammeln. Wir haben Mitarbeiter, die sich nur darum kümmern, Strategien für unsere Kunden und die einzelnen Branchen zu entwickeln. Andere wiederum setzen die Marketing-Kampagne um und wiederum andere Kollegen das Employer Branding. Eine zusätzliche Abteilung der High Office IT GmbH macht den ganzen Tag lang nur Experimente, um herauszufinden, welche neuen Trends und Ideen funktionieren können und wie man diese verbessert.

Jann Kaporse von der High Office IT GmbH

So kam Jann Kaporse zum Social-Media-Recruiting

Lassen Sie uns über euren eigenen Hintergrund sprechen. Wie seid ihr in diese Branche gekommen, wie hat sich das entwickelt?

Mein Geschäftspartner und ich kommen beide aus der Marketing- und IT-Nische. Er macht diesen Job seit einem Jahrzehnt, ich noch nicht ganz so lange. Früher haben wir in unserer Region Marketingdienstleistungen verkauft, zum Beispiel Offline-Marketing und auch Webseiten. Wir haben zum Beispiel dafür gesorgt, dass unsere Kunden über Google gefunden werden. Da haben wir schon gemerkt, dass unsere Kunden alle unter dem Fachkräftemangel leiden. Wir wollten irgendwann unser Team der High Office IT GmbH erweitern, haben neue Vertriebsmitarbeiter gesucht. Auf unsere Methode wurden lokale Unternehmen aufmerksam. Sie sind auf uns zugekommen und wollten, dass wir auch für sie nach Mitarbeitern suchen. Wir wollten herausfinden, ob das auch für andere Firmen funktionieren kann — und das hat es. Wir wurden häufig weiterempfohlen und haben gemerkt, dass wir damit ein enormes Problem lösen können. Das hat uns Spaß gemacht und unternehmerisch war es auch sinnvoll, also haben wir uns darauf fokussiert.

Darauf sollten sich Unternehmen laut der High Office IT GmbH in Zukunft fokussieren

Wie sehen Sie die Zukunft in der Mitarbeitergewinnung? Wird es überhaupt noch ohne Social Media funktionieren können in ein paar Jahren?

Es werden immer mehr Unternehmen über Social Media Personal gewinnen wollen, ja. Die Babyboomer-Generation geht nun so langsam in Rente. Immer weniger Leute gehen den Weg der klassischen Ausbildung, sie studieren lieber. Das wird den Fachkräftemangel noch weiter verstärken. Natürlich ist der Markt jetzt schon umkämpft — trotzdem werden über die sozialen Medien mehr Bewerbungen generiert, als ohne. 

„Die Unternehmen, die sich abheben wollen, müssen auf eine starke Arbeitgebermarke achten.“

Wer sich online positioniert, muss den Weg eines potenziellen Bewerbers im Blick behalten. Er wird recherchieren, was für ein Unternehmen das ist: über Google-Bewertungen, Kununu, Presseartikel und die Karriereseite auf der Webseite. Man schaut sich auch die Social-Media-Profile des Unternehmens an. Wer all diese Punkte attraktiv gestaltet, hat ein besseres Employer Branding als die Konkurrenz und wird langfristig der Sieger am Markt sein. 

Sie wollen mehr Planbarkeit für Ihr Recruiting und somit die besten Kandidaten für Ihr Unternehmen finden?
Melden Sie sich jetzt bei Jann Kaporse von der High Office IT GmbH zum kostenfreien Strategie-Workshop an.

Hier klicken, um zur Webseite von Jann Kaporse zu gelangen.

Geschrieben von

Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.

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