Die Arbeitswelt befindet sich zunehmend im digitalen Wandel. Die Arbeitsbedingungen ändern sich und werden dabei funktionaler, produktiver und zukunftsorientierter. Ein wesentlicher Aspekt ist hier die tägliche Kommunikation zwischen Angestellten, Geschäftsführung und Personalabteilung. Zahlreiche Arbeitsabläufe verbrauchen enorme zeitliche Ressourcen und Employee Self Service Portale können diese sinnvoll sowie effektiv bündeln.
Employee Self Service Portale dienen zunächst grundlegend der Automatisierung von stetig wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten für alle Angestellten. Dabei sind sie in der Lage, Informationen bereitzustellen und ermöglichen die selbstständige Bearbeitung von allen Daten, die für die jeweiligen Mitarbeiter zur Nutzung freigeschaltet werden. Die Optionen sind dabei enorm vielfältig und beinhalten beispielsweise das Beantragen des eigenen Jahresurlaubs ebenso wie die Abrechnung der letzten Reisekosten.
Möglichkeiten von Employee Self Service
Ein Employee Self Service Portal wird in die Software eines Unternehmens implementiert. Welche Features integriert werden, obliegt der Geschäftsführung. Die Möglichkeiten sind dabei riesig, die Erweiterbarkeit eines Systems nach Bedarf einer Firma ebenso. Beispiele für die Möglichkeiten der Nutzung:
- Aktualisierung von Personaldaten
- Abrechnung von Kosten
- Verwaltung von Arbeitszeiten
- Abrechnung von Personalgehältern
- Erstellen von Formularen
- Beantragung von Reisen, Urlauben oder Fortbildungen
- Übermittlung von Schulungsunterlagen
- Bereitstellen von wichtigen Informationen
Einer der wichtigsten Punkte eines Employee Self Service Portals ist die Möglichkeit der Minimierung von Fehlerquellen. Werden Informationen auf der Papier- oder Gesprächsebene übermittelt, sind somit Fehler bei der Weitergabe von Informationen vorprogrammiert. Häufig etablieren sie sich unerkannt und lassen sich auch im weiteren Verlauf nur schwer finden. Die digitale Datenerfassung durch Employee Self Service Portale erlaubt dagegen eine effiziente Fehlerkontrolle und Korrektur. Dokumente sind somit schnell und zeitnah korrigierbar und gelangen nicht immer wieder neu in Umlauf.
Vorteile von Mitarbeiterportalen
Der primäre Vorteil von Employee Self Service Portalen ist die umfassende Einsparung von Arbeitszeit sowohl bei der Geschäftsführung als auch bei den Mitarbeitern. Eine große Anzahl der täglichen Unternehmensabläufe können über das Portal vorgenommen werden. Jeder Mitarbeiter erhält ein individuelles Benutzerkonto und hat Zugriff auf genau die Prozesse, die für ihn relevant sind. Dieser personalisierte Zugang erlaubt eine abgestufte Zuordnung von Inhalten, je nach der zugedachten Berechtigung.
Arbeitnehmer können ihre Daten orts- und zeitunabhängig pflegen. Sie sind nicht angewiesen auf bestimmte Bürozeiten der Personalverwaltung, sondern können ihre Daten nach eigenem Belieben bearbeiten. Das ist nicht nur für die Angestellten sinnvoll, die vor Ort im Unternehmen tätig sind. Auch auf Dienstreisen ist jederzeit ein Zugriff auf das Employee Self Service Portal möglich. Vor dem Hintergrund der umfangreichen Home Office Tätigkeiten ist dieses System eine erhebliche Entlastung und in naher Zukunft unverzichtbar.
Die Bereitstellung von Informationen für Mitarbeiter bietet zudem ein hohes Maß an Transparenz. Angestellte können sich dadurch mit ihren Vorgesetzten vernetzen und über das Portal miteinander kommunizieren. Anfragen werden zeitnah beantwortet, Mitteilungen ohne Zeitverlust übermittelt. Die Arbeitsentlastung ist bei allen Beteiligten immens und erlaubt einen Verbleib der Ressourcen bei den Kernaufgaben.
Eventuelle Nachteile von Employee Self Service Portalen
Ein möglicher Nachteil betrifft den Bereich der Datensicherheit. Es muss zu jeder Zeit gewährleistet sein, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Daten Zugriff erhält, die ihn persönlich betreffen. Digitale Personalakten zählen zu den sensiblen Daten, die in jedem Fall geschützt werden müssen.
Auch die Schulungsmaßnahmen, die bei der Einrichtung eines Mitarbeiterportals verbindlich sind, müssen für jede Arbeitnehmer, der Zugriff auf das Portal hat, eingehalten werden. Im Verlauf werden gegebenenfalls Trainingsmaßnahmen erforderlich, damit alle Nutzer des Portals auf dem neuesten Stand sind. Hier ist sicherzustellen, dass das System von allen Personen verstanden wird und leicht zu bedienen ist. Nur dann profitieren Unternehmen von den Möglichkeiten, die es bietet.
Fazit zu Employee Self Service Portalen
Employee Self Service Portale sind für Unternehmen eine sinnvolle und effektive Option der Informationsweitergabe und der Bearbeitung von Daten und Dokumenten. Sie unterstützen die Eigenverantwortung der Angestellten und vereinfachen die Arbeitsprozesse. Dabei entlasten sie wesentlich die Geschäftsführung und sind ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg in die Digitalisierung der Arbeitswelt.
Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.
