Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter – diese Punkte sollten Sie bedenken

So früh wie möglich sollten die „Neuen“ also erfahren, was sie in der Firma erwartet und wie sie arbeiten sollen. Dies gelingt mit einem Einarbeitungsplan.

Weshalb ein Einarbeitungsplan sinnvoll ist

Da es öfter vorkommen wird, dass neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, empfiehlt es sich, bereits zu Beginn einen präzisen Einarbeitungsplan zu erstellen. Das spart auf lange Sicht nicht nur Zeit und Energie, sondern verhindert auch, dass Wichtiges vergessen wird.

Ein Einarbeitungsplan sollte vorsehen, wie die Vorbereitung, Begrüßung, Informationsübergabe und praktische Einarbeitung abläuft. Beispielsweise sind die Punkte Begleitung durch Vorgesetzte, Übernahmeentscheidung und erster Arbeitstag zu berücksichtigen.

Generell gilt: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck, den die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter in Erinnerung behalten wird. Muss der neue Mitarbeiter sich erst durchfragen, weil niemand Bescheid weiß, kein Vorgesetzter vor Ort ist oder die Kollegen alle zu sehr beschäftigt sind, könnte er sich unerwünscht fühlen. Viel besser ist es dagegen, wenn man den neuen Mitarbeiter gleich richtig durch seinen Hauptansprechpartner „abholt“. Herzliche Worte zur Willkommensheißung bleiben hier positiv in Erinnerung.

Der Hauptansprechpartner sollte den ganzen Tag über erreichbar sein, und zum Beispiel die Begleitung zum Arbeitsplatz und die Vorstellung des Vorgesetzten und des Teams übernehmen. Denn eine direkte Vorstellung fördert die kollegiale Stimmung.

Firmenknigge oder: die Gepflogenheiten der Firma

Die Kunst ist es, den neuen Mitarbeiter zwar in die eingespielten Abläufe der Abteilung einzuführen, ihn jedoch nicht mit einer Informationsflut zu überhäufen. Wenn am ersten Tag alle wesentlichen Informationen in kompakter Form bspw. durch einen Einarbeitungsplan bereitstehen, so wird die Einarbeitung schneller und einfacher sein. 

Wichtig sind aber auch ungeschriebene Gepflogenheiten. Im Einarbeitungsplan ist demnach festzuhalten, welche Mitarbeiter am besten geeignet sind, die Werte und Kultur des Unternehmens zu vermitteln. Dazu kann beispielsweise die Sicherheitseinweisung, Kleiderordnung oder Nutzung der Küche zählen.

Praktische Einarbeitung mit einem Einarbeitungsplan

Die Einarbeitung ist in erster Linie Chefsache. Dieser sollte eine Orientierung geben, die sich motivierend auf den neuen Mitarbeiter auswirkt. Dabei ist beispielsweise zu erläutern, wie der Vorgesetzte selbst die Funktion sieht, welche Ergebnisse erwartet werden oder welche Fehler zu vermeiden sind. Welche Rolle spielt die Aufgabe für die Abteilung? Wie fügt die Abteilung sich in die Firma ein? Was bedeuten ihre Ergebnisse für das gesamte Unternehmen?
Auch ein paar wichtige Zwischenziele und Termine sind vom Vorgesetzten für die Einarbeitung zu bestimmen. So können diese in Form von weiteren Gesprächen zur Entwicklung erfolgen.

Idealerweise übernimmt ein Vorgänger des neuen Mitarbeiters oder ein Kollege mit ähnlichen Funktionen die Einarbeitung in der Praxis. Manchmal sind darüber hinaus Schulungen erforderlich oder auch Gespräche mit zukünftigen Kunden hilfreich.

Entscheidung zur Übernahme

Das Ende der Probezeit ist der natürliche Meilenstein für das Einarbeitungsziel. Häufig wird eine Probezeit von sechs Monaten mit Kündigungsfrist von zwei Wochen vereinbart. Im Anschluss entscheidet der Vorgesetzte über die Zukunft des neuen Mitarbeiters in der Firma. Dabei muss nicht nur sein eigener Eindruck, sondern auch der von Kollegen, Partnern und Kunden in die Entscheidung einfließen. Nach einer sorgfältigen Auswahl während der Bewerbung wird es aber selten vorkommen, dass man sich von einem Bewerber wieder trennen muss.

Fazit zum Einarbeitungsplan

Der Einarbeitungsplan ist ein gutes Werkzeug, um ein neues Beschäftigungsverhältnis zu etablieren. Alle wichtigen Personen sind zu beteiligen, damit neue Mitarbeiter in kurzer Zeit zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.