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Andre Nordlohne von der Nordlohne Digital GmbH: Mit dem richtigen digitalen Dokumentenmanagement zu deutlich mehr Effizienz im Unternehmen

Viele Unternehmen würden die Digitalisierung wohl als Segen und Fluch zugleich beschreiben. Während sie einerseits die Möglichkeit bietet, mehr Struktur und Ordnung in ein Unternehmen zu bringen, kann sie andererseits regelrecht ganze Massen an Informationen verschlucken. Denn werden Dateien nicht in einem gut organisierten System abgelegt, wird es schwierig, sie wiederzufinden. Ein Experte für diese Problematik ist Andre Nordlohne, der mit seinem Team kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement unterstützt. Das Ziel: Kosten reduzieren und mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft schaffen.

Andre Nordlohne

Durch die Digitalisierung konnten viele Unternehmen bereits Abschied nehmen von Regalen voller Akten, von Papierbergen, herumfliegenden Zettelchen – und damit auch vom Chaos, könnte man meinen. Doch nicht selten nehmen die Unternehmen das alte Chaos mit in das neue, digitale System. Ihnen fehlt die richtige Struktur. Wenn das Dokument dann später gebraucht wird, suchen Mitarbeiter ewig, um es in der Masse von digitalen Ordnern wiederzufinden. Auch diejenigen, die sehr strukturiert arbeiten und eine „gute“ digitale Ordnerstruktur führen, verschwenden Zeit bei der aufwändigen Ablage der Dokumente. Ein Dokument zu benennen und es anschließend in den vielen Ordnern und Unterordnern richtig abzulegen, ist nunmal auch sehr zeitintensiv. Jemand, der diese Problematik nur zu gut kennt, ist Andre Nordlohne, Geschäftsführer der Nordlohne Digital GmbH: „Viele arbeiten schon relativ digital – aber digital ist nicht gleich effizient”, sagt er.

Der Experte für digitales Management hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen in der Baubranche, zum Beispiel Architektur- und Ingenieurbüros, Bauunternehmen, Handwerkern und anderen, durch neue digitale Strukturen sehr viel Zeit einzusparen. Denn gerade in diesen Bereichen sieht er oft folgende Problematik: „Wenn man nicht genau weiß, wie die Dokumente heißen oder in welchem Unterordner sie sich befinden, frisst das viel Zeit. Neben den digitalen Ordnern, egal, ob auf dem Server oder in der Cloud, gibt es dann auch noch die Papierablage, sprich die Akten. Es wird zwar schon viel weniger ausgedruckt, aber gerade bei Baustellen vor Ort ist fast alles immer noch in Papierform in einer Akte vorhanden. Für Besprechungen oder, um seinen Plan auch wirklich vor Ort ausbreiten zu können, geht es da noch sehr papierlastig zu.“

Andre Nordlohne

Effizienteres Arbeiten durch die richtige Ordnung

Damit die Unternehmen endlich ihre Digitalisierung der Dokumente in den Griff bekommen, begleitet der Experte sie bei der Neustrukturierung. Die Unternehmen selbst brauchen dafür kein IT-Know-how und können mit nur wenig Aufwand und Zeit ihre Prozesse optimieren. Das ist wichtig, denn gerade für die Mitarbeiter erleichtert es die Arbeit enorm. So können sie innerhalb weniger Sekunden die Dokumente parat haben, die sie brauchen.

Damit das möglich wird, nutzt Andre Nordlohne ein ähnliches Prinzip, wie es auch bei Musikplaylisten zu finden ist: „Das Thema Schlagworte ist hier ganz wichtig. Vorher gab es hauptsächlich ordnerbasierte Strukturen, jetzt gibt es eher datenbasierte. Das eingegangene Angebot XYZ speichere ich dann in ein System, indem das Dokument mit den wichtigsten Informationen angereichert wird. Ich finde es beispielsweise wieder unter Angebote, aber auch unter dem entsprechenden Projekt. Das kann man sich so vorstellen wie bei einer Musikplaylist. Da gibt es ja auch immer die Informationen zu den Songs: Wer ist der Interpret, von welchem Album kommt das Lied, welche Musikrichtung ist das.“

Andre Nordlohne und der Werkzeugkasten der Digitalisierung

Dieses Prinzip kann man damit vergleichen, was bei Dokumenten Anwendung findet. Neben den Schlagworten gibt es dort auch immer eine Volltextsuche. Das ist für viele Unternehmen nicht neu, allerdings wissen sie meist nicht, welche von den unzähligen Softwarelösungen auf dem Markt nun die richtige für sie ist. In diesem Fall berät Andre Nordlohne mit seinem Team und hilft dabei herauszufinden, wo die Firmen stehen und wo sie hinwollen. „Nicht jedes System ist für jedes Unternehmen geeignet und eine Software allein löst die Probleme nie. Es ist viel wichtiger zu verstehen, welche Möglichkeiten ich habe, ein Problem zu lösen und mit klar zu machen, wo ich digital stehen will. Erst dann wähle ich dafür das richtige Werkzeug aus dem Werkzeugkasten der Digitalisierung aus. Und damit kann man ja auch nicht einfach drauf loshauen, sondern muss wissen, was man tut“, so Andre Nordlohne.

So entstand die Nordlohne Digital GmbH

Der Experte weiß durch seine jahrelange Erfahrung ganz genau, was er tut. Begonnen hat alles mit einem einzelnen Digitalisierungsprojekt, das er für seinen Chef durchführte. Aus diesem einmaligen Projekt entstand später die Nordlohne Digital GmbH. „Zum Thema Digitalisierung bin ich dann nach meinem Master gekommen, als ich in einem Unternehmen gearbeitet habe, das diesen Bereich angegangen ist. Da war gerade das Thema Dokumentenmanagement aktuell und das hat mich total interessiert. Zumal ich auch privat schon gut aufgestellt war, aber die meisten Unternehmen waren einfach diesbezüglich noch rückschrittlich. Vor allem hier in Deutschland hängen wir schwer hinterher.“

Der studierte Wirtschaftsingenieur arbeitete zunächst in den Bereichen Produktion und Logistik, als er das Angebot für die Leitung eines Digitalisierungsprojekt für seinen alten Arbeitgeber bekam.  „Ich habe mich da schnell eingearbeitet und festgestellt, dass das, was ich privat mache, nicht funktioniert. Im Business gibt es ein Team und andere rechtliche Bestimmungen. Also war ich an dem Punkt, an dem meine Kunden heute meist sind. Ich wollte was machen, wusste aber nicht wie“, erzählt er. „Dann habe ich mich informiert und erkundigt und vor allem sehr viele Software-Lösungen angeschaut. Deshalb weiß ich auch, die Software ist nicht die Lösung des Problems, sondern nur Mittel zum Zweck. Man muss unbedingt wissen, was genau man umsetzen will.“ Nach der Umsetzung war es den Mitarbeitern des Unternehmens möglich, bis zu einer Stunde Zeit am Tag sparen. Andre Nordlohne weiß seitdem genau, welche Schritte für ein effizientes Dokumenten-Management wichtig sind:

„Ich habe praktisch für meine Kunden alle Stolpersteine aus dem Weg geräumt. Sie laufen nun über den roten Teppich zum Ziel.“

Andre Nordlohne´s Weg aus dem Chaos

Gerade bei Unternehmen, die seit Jahren Daten ansammeln, können das sehr viele Stolpersteine sein. Doch nichtsdestotrotz können die Experten von Nordlohne Digital das Chaos recht zügig beseitigen. „Auch wenn jemand überall und an verschiedenen Orten Daten angesammelt hat, müssen wir erst einmal fragen: „Welche dieser Daten brauche ich wirklich? Welche brauche ich bei meinem täglichen Doing?“

Wenn ich mich darauf erst einmal fokussiere, brauche ich ja nicht alle Daten, sondern nur die wichtigen in ein neues System zu überführen. Das sind meist eher wenige. Die können schnell in neue Systeme überspielt werden. Dann geht es vor allem darum, das gesamte Team mitzunehmen, sodass sie die neue Arbeitsweise im Unternehmen leben. Das dauert nicht lange, muss nur gut vorbereitet sein und da kommen wir ins Spiel. Denn das würde für den Kunden allein entweder chaotisch ablaufen oder extrem lange dauern. Und wenn man solche Prozesse noch nie gemacht hat, holt man sich eben einen Experten wie mich dazu.“

Sie wollen Ordnung in Ihren Dokumenten schaffen?
Melden Sie sich jetzt bei Andre Nordlohne von der Nordlohne Digital GmbH für ein Erstgespräch.
Hier klicken, um zur Webseite von Nordlohne Digital zu gelangen.
Geschrieben von

Gurpinder Sekhon ist Bachelor of Arts in Global Trade Management und als Junior-Redakteurin zuständig für hochwertigen Content im UnternehmerJournal.

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