„Nachhaltige Modernisierung beginnt nicht bei der Software, sondern bei der Klarheit über die eigenen Prozesse“, betont Ken Keiper.

Als einer der jüngsten geprüften Steuerberater Deutschlands, langjähriger Dozent mit über 500 gehaltenen Seminaren und Inhaber einer eigenen Kanzlei kennt er die fachlichen wie organisatorischen Herausforderungen aus erster Hand. Mit Novist® begleitet er Steuerkanzleien dabei, technologische Entwicklungen strukturiert einzuordnen und im Team verlässlich umzusetzen. Entscheidend ist dabei nicht die Anzahl eingesetzter Tools, sondern die Fähigkeit, Prozesse nachvollziehbar zu gestalten und gemeinsam zu tragen.

Ken Keiper von Novist®: Die Grenzen des bisherigen Kanzleimodells

Über viele Jahre war das klassische Kanzleimodell tragfähig. Analoge Routinen, klar verteilte Verantwortlichkeiten und eingespielte Abläufe sorgten für Stabilität und Verlässlichkeit im Alltag. Veränderungen vollzogen sich in überschaubaren Schritten, technologische Neuerungen ergänzten bestehende Strukturen, ohne sie grundlegend zu verändern.

Die Dynamik hat sich in den vergangenen Jahren deutlich erhöht. Regulatorische Vorgaben wie die verpflichtende E-Rechnung, fortlaufende DATEV-Updates und neue digitale Anforderungen greifen zunehmend in bestehende Abläufe ein. Was lange als stabile Organisationsform galt, steht unter wachsendem Anpassungsdruck. „Die traditionellen Abläufe waren lange ausreichend, doch unter den heutigen Rahmenbedingungen stoßen sie an strukturelle Grenzen“, erklärt Ken Keiper. Verfahren, die nicht regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden, verlieren an Effizienz und Reaktionsfähigkeit. Bewährte Strukturen funktionieren nicht mehr selbstverständlich – sie müssen aktiv gestaltet werden.

Tool-Flut ohne Struktur: Warum Technik Probleme verschärfen kann

In vielen Kanzleien folgt auf den steigenden Anpassungsdruck eine naheliegende Reaktion: Es werden neue Anwendungen eingeführt. Kommunikationsplattformen, digitale Dokumentenlösungen oder KI-gestützte Funktionen sollen Abläufe beschleunigen und den Mandantenservice verbessern. Die Erwartung ist klar – mehr Technologie soll für mehr Effizienz sorgen. Doch ohne klare Prozessstruktur bleibt dieser Effekt häufig aus. Neue Tools treffen auf nicht abgestimmte Abläufe, unterschiedliche Arbeitsweisen und unklare Zuständigkeiten. Statt Entlastung entsteht zusätzlicher Abstimmungsbedarf.

Genau hier liegt aus Sicht von Ken Keiper das Kernproblem: „Technologische Lösungen entfalten nur dann Wirkung, wenn die zugrunde liegenden Abläufe klar beschrieben und abgestimmt sind. Andernfalls verstärken sie bestehende Schwächen.“ Fehlende Standards führen dazu, dass Prozesse stark von einzelnen Personen abhängen. Vertretungen werden kompliziert, Qualitätssicherung wird erschwert, und digitale Werkzeuge multiplizieren bestehende Unklarheiten. Das Problem liegt daher nicht in der Technik selbst, sondern in der fehlenden strukturellen Basis, auf der sie eingesetzt wird.

Der eigentliche Hebel: Prozessklarheit und Kompetenzaufbau

Wenn digitale Werkzeuge auf ungeklärte Strukturen treffen, bleibt eine nachhaltige Verbesserung aus. Der entscheidende Schritt liegt daher vor jeder Tool-Einführung: in der systematischen Analyse der eigenen Arbeitsweisen. Welche Prozesse bestehen tatsächlich? Wer trägt Verantwortung? Wo entstehen regelmäßig Verzögerungen oder Fehlerquellen? Werden diese Fragen transparent beantwortet, entsteht eine stabile Basis für weitere Entwicklungen. Zuständigkeiten werden eindeutig festgelegt, wiederkehrende Tätigkeiten vereinheitlicht und Abläufe nachvollziehbar dokumentiert. 

Auf dieser Grundlage lassen sich Strukturen nicht nur stabilisieren, sondern gezielt weiterentwickeln. „Digitalisierung ist kein Technikprojekt, sondern ein Organisationsprojekt“, betont Ken Keiper. „Ohne klare Standards fehlt die Orientierung, die moderne Werkzeuge benötigen.“ Ebenso entscheidend ist die Kompetenz im Team. Prozesse bleiben nur dann tragfähig, wenn Mitarbeitende sie verstehen und sicher anwenden können. Standardisierung bedeutet dabei keine starre Regulierung, sondern transparente Strukturen, die gemeinsam getragen werden. Erst auf dieser Basis entfalten Automatisierung und digitale Anwendungen ihr tatsächliches Potenzial.

Ken Keiper: Der Ansatz von Novist® in der Praxis

Genau hier setzt Novist® an. Im Mittelpunkt steht nicht die schnelle Einführung neuer Anwendungen, sondern die systematische Klärung und Weiterentwicklung interner Strukturen. Kanzleien werden dabei unterstützt, ihre Prozesse zu analysieren, transparent zu dokumentieren und verbindlich zu standardisieren, bevor digitale Werkzeuge gezielt eingesetzt werden. Technologie wird so nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zur konsequenten Ergänzung klar definierter Abläufe. Wesentlicher Bestandteil dieses Ansatzes ist die enge Verbindung von Theorie und Praxis. Ken Keiper führt neben seiner Tätigkeit bei Novist® eine eigene Steuerkanzlei, die als Testumfeld für moderne Arbeitsweisen dient. Neue DATEV-Funktionen, digitale Schnittstellen oder organisatorische Anpassungen werden dort unter realen Bedingungen geprüft, bevor sie in Schulungs- und Coachingkonzepte übertragen werden. 

Die daraus gewonnenen Erfahrungen fließen unmittelbar in die Begleitung der Kanzleien ein. In der Zusammenarbeit zeigt sich, dass bereits klar geregelte Zuständigkeiten, dokumentierte Prozesse und ein gemeinsames Verständnis der Abläufe spürbare Effekte bewirken. Teams gewinnen Sicherheit im Umgang mit digitalen Anwendungen, Arbeitsstrukturen werden transparenter, und wiederkehrende Aufgaben lassen sich effizienter organisieren. Die Kanzlei entwickelt sich damit von einem reaktiv gesteuerten Betrieb zu einer Organisation, die Veränderungen strukturiert einordnen und aktiv gestalten kann.

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„Allein die Umwandlung einer Einzelunternehmung in eine GmbH kann zu einer gesenkten Steuerlast, erhöhter Liquidität, geringerem Risiko sowie einer deutlichen Verbesserung von Reputation und Bonität führen“, fährt der Steuerberater fort. Mit der Steuerberatung Neeb führt er eine renommierte Kanzlei mit über dreißigjähriger Geschichte in zweiter Generation. Parallel dazu hat Dominic Neeb es sich mit der Steuerberatung zur Aufgabe gemacht, Unternehmen beim Aufbau der für sie optimalen Unternehmensstruktur zu unterstützen, damit sie ihr volles Potenzial entfalten und nachhaltig wachsen können.

Dabei profitieren nicht nur die Mandanten, sondern auch die eigenen Mitarbeiter von den innovativen Ansätzen und digitalen Prozessen der Kanzlei. In einer Branche, die aktuell einem starken Wandel unterliegt, positioniert sich die Steuerberatung Neeb als attraktiver Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Chance bietet, aktiv an den Prozessen innerhalb der Kanzlei mitzuwirken. Sowohl in der laufenden Beratung als auch im Bereich der Steueroptimierung durch Umstrukturierung holt das erfahrene Team um Dominic Neeb stets das Optimum für seine Mandanten heraus. 

Dominic Neeb von der Steuerberatung Neeb bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Dominic Neeb! Neben der klassischen Steuerberatung bieten Sie außerdem eine spezielle Gestaltungsberatung an. Vor welchen Herausforderungen stehen Ihre Mandanten, wenn sie die Zusammenarbeit mit Ihnen eingehen?  

Unsere Mandanten, insbesondere Einzelunternehmer, leiden in der Regel unter einer hohen Steuerlast sowie geringer Liquidität und schaffen es nicht, mit ihrem Angebot zu wachsen. In der Beratung stehen wir unseren Mandanten zur Seite, analysieren die Ist-Situation und finden für sie die passende Lösung. Besonders die Umwandlung in eine GmbH oder Holding verspricht für Einzelunternehmer dabei große Chancen. 

Für wen ergibt die Umwandlung des Einzelunternehmens in eine GmbH Sinn und welche Vorteile ergeben sich aus der Umgestaltung?

Sobald die private Steuerlast die einer GmbH übersteigt, kann eine Umwandlung sinnvoll sein. So kann es bereits ab einem Jahresgewinn von 70.000 Euro vorteilhaft sein, über eine Umstrukturierung nachzudenken. Während der Steuersatz bei der Einkommensteuer progressiv verläuft, unterliegt die GmbH einem linearen und gewinnunabhängigen Steuersatz von 30 Prozent. Wer durch eine Umwandlung also den privaten Höchststeuersatz von 45 Prozent vermeidet und immer nur 30 Prozent zahlt, profitiert von höherer Liquidität und mehr Cash Flow im Unternehmen. 

Gleichzeitig reduziert sich das Haftungsrisiko: Während der Einzelunternehmer auf unternehmerischer und privater Seite Vollhafter war, beschränkt sich die Haftung nach der Umstrukturierung nur noch auf das Gesellschaftsvermögen der GmbH. Ein weiterer Vorteil ist die Aufwertung des Unternehmensimages. Denn eine GmbH wirkt grundsätzlich vertrauensvoller und wird von Kunden und Geschäftspartnern als seriöser wahrgenommen als eine Einzelunternehmung.

„Durch den erleichterten Zugang zu Finanzierungen und Investitionen bietet die GmbH außerdem eine bessere Bonität und damit größere Wachstumschancen.“ 

Unternehmenswachstum und volle Potenzialentfaltung durch Unternehmensumstrukturierung

Dominic Neeb, Sie gehen noch einen Schritt weiter und unterstützen Ihre Mandanten auch beim Aufbau einer Holding. Für wen lohnt sich diese Unternehmensstruktur? 

Unternehmer, die Ziele haben, wachsen und reinvestieren wollen und sich nicht ihren gesamten Gewinn auf die private Ebene auszahlen lassen, können von einer Holdingstruktur profitieren. Wer sich als Anteilseigner einer GmbH Gewinne ausschüttet, zahlt darauf 25 Prozent Kapitalertragsteuer plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Struktur der Holding ermöglicht es aber, dass unter gewissen Voraussetzungen nur 1,5 Prozent Steuern festgesetzt werden und das Kapital oben in der Holding verbleibt. Die Holding können sich Unternehmer dabei wie eine Spardose vorstellen, in der das Geld gesammelt und geschützt wird. Bis es beispielsweise in den Aktienhandel, die Gründung neuer Firmen oder den Aufbau einer Immobiliengesellschaft investiert wird. Dadurch, dass die operative Gesellschaft Gewinne nach oben ausschütten kann, wandert die Liquidität in die Holding und damit aus der Haftungsmasse der operativen Gesellschaft. 

Wie können sich Mandanten die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung Neeb vorstellen?

Wir starten immer mit einem persönlichen Gespräch, in dem wir die Ausgangssituation des Mandanten analysieren und auf dieser Grundlage die für ihn optimale Unternehmensform und die daraus resultierenden Steueroptimierungen ermitteln. Im zweiten Schritt erstellen wir gemeinsam mit dem Notar unseres Vertrauens alle notwendigen Vertragsdokumente zur Umsetzung der Umstrukturierung. Anschließend besprechen wir detailliert den Inhalt der Verträge mit dem Mandanten, bevor es an die Unterzeichnung geht. Dabei sorgt der erprobte Prozess mit unserem Notar für eine schnelle Abwicklung. Auf Wunsch ist auch eine Zusammenarbeit mit dem eigenen Notar möglich. 

Um unseren Mandanten Handlungssicherheit in der neuen Unternehmensform zu geben, begleiten wir ihn anschließend gerne weiterhin und unterstützen ihn bei Herausforderungen und Fragen. Von der Vertragserstellung bis zum Notartermin kann unser Mandant mit einer Umsetzungsdauer von etwa zwei Wochen rechnen.

Die Steuerberatung Neeb überzeugt mit erprobten und effizient strukturierten Prozessen

Dominic Neeb, was macht Ihre Steuerberatung so besonders?

In der laufenden Steuerberatung setzen wir vor allem auf einen hohen Digitalisierungsgrad. Alle Prozesse laufen bei uns also vollkommen digital ab – das ermöglicht es uns, unsere Mandanten deutschlandweit zu betreuen. Hinzu kommt, dass unsere Dienstleistung im Bereich der Umstrukturierung von Unternehmen ein sehr spezieller Service ist. So kommt es auch, dass Mandanten einen anderen Steuerberater für ihr laufendes Geschäft haben, aber mit uns im Rahmen ihrer Unternehmensgestaltung zusammenarbeiten. Insgesamt setzen wir auf eine zielführende Routine, bestehend aus effizient strukturierten Prozessen und der Zusammenarbeit mit nur einem Notar. So gewährleisten wir eine sehr schnelle und vor allem reibungslose Umsetzung – eine Tatsache, die unsere Kunden sehr zu schätzen wissen. Nicht wenige von ihnen begleiten wir darum bereits über mehrere Jahrzehnte – das macht uns nicht nur stolz, sondern bestätigt uns auch in unserer Mission, zahlreiche weitere Mandanten zu unterstützen.

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Um Kanzleien beim Ausbruch aus dieser misslichen Lage zu unterstützen, hat der Experte 2018 die Agentur LeadUp Media gegründet. René Jaax ist überzeugt, dass die Probleme der Kanzleien nur ganzheitlich gelöst werden können. Deshalb beschränkt sich der Ansatz seines Teams nicht auf kurzfristige Lösungen, sondern zielt darauf ab, Kanzleien dauerhaft als attraktive Arbeitgeber sichtbar zu machen, die Bewerber und Mandanten anziehen.

René Jaax über den Umschwung des Fachkräftemarkts – vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt

„Die Arbeitswelt hat sich gewandelt“, erklärt René Jaax von LeadUp Media. Traditionelle Methoden wie Flyer oder Stellenanzeigen in Zeitungen werden von der Zielgruppe kaum noch wahrgenommen, da diese nicht mehr aktiv sucht. Dennoch bindet das Recruiting in den ohnehin überlasteten Kanzleien nach wie vor Personal – Personal, das anderweitig besser eingesetzt werden könnte, wie der Experte für die Mitarbeitergewinnung betont.

Das Angebot, das LeadUp Media ihren Kunden bietet, ist darum voll und ganz auf Full Service ausgerichtet. „Wir übernehmen das komplette Fulfillment – vom Bau einer neuen, modernen Unternehmens-Website bis zur Erstellung und Platzierung der Werbeanzeigen für individuelle Stellen“, erläutert der Experte René Jaax. „Der Kunde muss am Schluss nur noch selbst Bewerber auswählen und die Bewerbungsgespräche führen.“

Zu diesem Zweck hat René Jaax ein System für seine Kunden von LeadUp Media entwickelt, das es ermöglicht, schnell und mit hoher Erfolgsquote den Kontakt zu wechselwilligen Fachkräften herzustellen. Indem er seine Kunden gut sichtbar als attraktive Arbeitgeber in Szene setzt und richtig positioniert, erlangen diese die Aufmerksamkeit von Fachkräften. Danach sorgt ein stark vereinfachtes Bewerbungssystem dafür, dass Interessierte motiviert sind, den Bewerbungsprozess abzuschließen.

René Jaax von LeadUp Media: Bewerber nicht überfordern, sondern motivieren

Generell sieht René Jaax die Kanzleien in der Pflicht, Hürden für Bewerber einzureißen. „Wir befinden uns in einem Arbeitnehmermarkt und sprechen die Zielgruppe noch dazu in ihrer Freizeit an“, betont er. Darum legt sein Konzept von LeadUp Media Bewerbern keine Steine in den Weg, sondern führt sie spielerisch durch den gesamten Prozess.

„Erst einmal wollen wir Bewerber anziehen und von dem Stellenangebot überzeugen – für Zeugnisse ist später noch genug Zeit.“

Auch bei der internen Bearbeitung von Bewerbungen setzt das Konzept der LeadUp Media auf moderne Technologien. Nehmen Bewerber über den Fragebogen Kontakt auf, landen sie auf einem Bewerberportal der Kanzlei, über das diese Bewerber auswählen und einladen kann. Dies bietet laut René Jaax zudem einen weiteren Vorteil für seine Kunden: „Verwenden Kanzleien unser Bewerberportal, erhalten wir eine Rückmeldung darüber, welche Bewerber sie einladen und schlussendlich einstellen. Dadurch können wir die Zielgruppe weiter eingrenzen und die Effektivität unserer Maßnahmen erhöhen.“

Anders als viele Mitbewerber im Recruiting-Sektor betrachtet René Jaax die Arbeit von LeadUp Media jedoch nicht als erledigt, sobald mehr Bewerbungen eingehen. Aus diesem Grund nimmt er sich die Zeit, seine Kunden darüber zu beraten, wie ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch geführt werden sollte und was sie Mitarbeitern bieten können, damit diese der Kanzlei treu bleiben.

Mit LeadUp Media als langfristigen Partner den Personalmangel im Steuergewerbe überwinden

„Wir wollen auch in zehn Jahren noch für unsere Kunden da sein. Deshalb ist es uns wichtig, langfristige Lösungen zu finden“, schildert René Jaax seine Mission als Gründer von LeadUp Media. Sein Ziel ist es daher, eine dauerhafte Partnerschaft mit seinen Kunden aufzubauen und sie sowohl technisch als auch methodisch bei der Gewinnung von Mitarbeitern zu unterstützen. Für seine Kunden geht Jaax dabei in vielerlei Hinsicht weiter als unbedingt nötig. In Interviews mit Arbeitnehmern hält er sich ständig auf dem Laufenden, was Steuerfachangestellte in einer Kanzlei suchen. Anschließend bemüht er sich gemeinsam mit seinen Kunden darum, auf diese Bedürfnisse einzugehen.

Dennoch bleibt René Jaax in seinen Aussichten realistisch. „Als Agentur können wir mit LeadUp Media den Fachkräftemangel einer ganzen Branche natürlich nicht im Alleingang lösen“, erklärt er. „Wir können jedoch zumindest unseren eigenen Kunden die richtigen Impulse geben, um sich zukunftsfest aufzustellen. Dies verschafft ihnen bereits einen entscheidenden Vorteil auf dem Arbeitsmarkt.“

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5 Tipps für die Personalsuche in Kanzleien

Anders als früher ist es heute wichtig, dass sich Arbeitgeber für potenzielle Bewerber sichtbar machen. Heute müssen Inhaber von Kanzleien somit einiges unternehmen, um Fachkräfte zu gewinnen und die Personalsuche erfolgreich zu gestalten:

Tipp 1: Die Attraktivität der Kanzlei herausarbeiten

Dass es einen Fachkräftemangel gibt, ist nicht wegzudiskutieren. Die meisten Steuerfachangestellten haben deshalb einen Job und müssen von einem Wechsel überzeugt werden. Um sie zu gewinnen, muss die Kanzlei Argumente finden, warum sie der bessere Arbeitgeber ist. Sie muss sich bei der Personalsuche von anderen Kanzleien sichtbar abheben. Viele Fachkräfte arbeiten seit Jahren bei einem Arbeitgeber. Dabei gibt es durchaus Punkte, die ihnen in ihrem Job nicht gefallen. Allerdings kommen sie nicht von allein auf den Gedanken, eine neue Stelle zu suchen.

Für die Personalsuche ist es deshalb entscheidend, sich als attraktiver Arbeitgeber darzustellen. Dafür muss ein Unternehmen seine Pluspunkte für potenzielle Mitarbeiter herausstellen. Um als attraktiver Arbeitgeber zu erscheinen, sind nicht nur Benefits wichtig. Auch das Betriebsklima oder eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf machen. Am Ende muss eine Fachkraft erkennen, warum es sich lohnt, den sicheren Job zu kündigen und neu anzufangen.

Die besonderen Skills müssen herausgearbeitet und kommuniziert werden. Hier ist es durchaus sinnvoll, die eigenen Mitarbeiter zu fragen, warum sie gern zur Arbeit kommen oder was sie sich wünschen. Vielleicht lassen sich hier einige Wünsche umsetzen, um auch die eigene Belegschaft noch mehr zu motivieren. Denn auch das Halten von Personal ist ein wichtiges Element im Kampf gegen den Fachkräftemangel.

Tipp 2: Genaues Anforderungsprofil für die Personalsuche erstellen

Zu einer Stellenausschreibung gehören die Anforderungen an den Bewerber, hier ist Genauigkeit gefragt. “Viele Betriebe suchen den alles könnenden Allrounder. “Hier muss man sich fragen, ob die Person wirklich alles direkt können muss, oder ob es nicht reicht, wenn sie in einem Bereich wirklich gut ist”, merkt Dominguez an.

Einerseits müssen die fachlichen Qualifikationen herausgearbeitet werden. Welche Bildungsabschlüsse werden erwartet und wie viel Berufserfahrung ist nötig. Wenn auch Quereinsteiger eine Chance haben, sollte dies ebenfalls vermerkt sein. Manche Kanzleien arbeiten international und erwarten bei der Personalsuche bestimmte Sprachkenntnisse. Wenn mit einer bestimmten fachspezifischen Software gearbeitet wird, müssen entsprechende Kenntnisse gefordert werden.

Zu den persönlichen Anforderungen können etwa eine gute Kommunikation, die Fähigkeit zuhören zu können oder ein erfolgsorientiertes Arbeiten gehören. Bei der Aufzählung der Skills müssen Auftraggeber darauf achten, nicht in inhaltsleere Floskeln zu verfallen. Eine „Teamfähigkeit“ oder „belastbar“ zu sein sind allgemeine, nichtssagende Aussagen.

Tipp 3: Für professionelle Umsetzung externen Anbieter oder Agentur zu Hilfe holen 

Für die Präsentation als attraktiver Arbeitgeber ist mehr nötig, als eine Karriereseite zu gestalten und ein Stellenprofil zu erarbeiten. Um bei der Personalsuche potenzielle Bewerber auf sich aufmerksam zu machen, müssen diese direkt angesprochen werden. Ein Beispiel sind Kampagnen über Social Media. Um hier die richtige Ansprache zu finden und die herausgearbeitete Attraktivität richtig nach außen zu tragen, ist es sinnvoll, die Expertise eines externen Anbieters oder einer Agentur zu nutzen.

Tipp 4: Die richtige Auswahl der Agentur für die Personalsuche

Ein guter externer Dienstleister hat sich auf die Branche spezialisiert. Es sollten Experten sein, die seit Langem Steuerberatungskanzleien unterstützen und Referenzen nachweisen können. Die Berater sollten außerdem selbst eine entsprechend große Firma haben und demnach aus eigener Erfahrung wissen, wie erfolgreiches Recruiting geht. Zudem stehen bei unseriösen Anbietern die Zahl der Beiträge auf Bewertungsportalen im großen Missverhältnis zu den angeblich betreuten Kunden

Tipp 5: Personalsuche nachhaltig und langfristig anlegen

Ein wichtiger Punkt ist, bei der Personalsuche auf Nachhaltigkeit zu setzen und es nicht als einmaligen Prozess zu sehen. Kanzleien sollten einen stetigen Bewerberzulauf für einen Talentpool aufbauen, um langfristig sicherzustellen, dass zukünftig kein Personalengpass mehr entsteht. Dies gelingt nur durch Kontinuität und der richtigen Platzierung der Stellenangebote – und das ist vor allem auf den sozialen Netzwerken.

Es geht generell bei der Personalsuche nicht darum, Fachkräfte abzuwerben. Vielmehr sorgt ein überzeugender Internetauftritt dafür, dass sich eine Kanzlei als attraktiver Arbeitgeber präsentiert. Dies bewegt potenzielle Bewerber dazu, sich mit dem Unternehmen auseinanderzusetzen und sich aus eigenem Interesse zu bewerben. Fachkräfte können auf diese Weise erkennen, ob das Angebot attraktiver ist als ihr aktueller Job. Die Steuerfachangestellten kommen also aus freien Stücken auf die Kanzlei zu.

Ein überzeugender Internetauftritt sorgt dafür, dass sich eine Kanzlei als attraktiver Arbeitgeber präsentiert. Dies bewegt potenzielle Bewerber dazu, sich mit dem Unternehmen auseinanderzusetzen und sich aus eigenem Interesse zu bewerben. Fachkräfte können auf diese Weise erkennen, ob das Angebot attraktiver ist als ihr aktueller Job. Die Steuerfachangestellten kommen also aus freien Stücken auf die Kanzlei zu.

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Mit seiner Methode der Mitarbeitergewinnung konnte Mahmud Kader in den vergangenen Jahren bereits mehr als 4.000 offene Stellen besetzen. Der Service des Experten bei Kader & Partner ist effektiv und kostet seine Kunden kein Vermögen. Aus jahrelanger Erfahrung weiß Mahmud Kader genau, worauf es bei der Erstellung von Suchanzeigen ankommt. Die Prozesse, mit denen seine „Anfragen-Maschine“ gesteuert wird, sind individuell an jeden Kunden angepasst und können von diesen auch nach der Kooperation mit Kader & Partner immer weiter genutzt werden.

Bei Mahmud Kader von Kader & Partner geht es um konkrete Lösungen

In den Augen vieler Schulabgänger gelten Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfer als antiquiert. „Da spuken die Bilder von verstaubten Büros und uralten Mitarbeitern durch die Köpfe“, berichtet Mahmud Kader. Dazwischen möchte man sich als junger Mensch nicht sehen – erst recht nicht ein vierzigjähriges Berufsleben lang. Diese Horrorvorstellung ist natürlich falsch. Kanzleien sind heute modern und das Betriebsklima ist bei den meisten so gut, dass die Mehrzahl der Mitarbeiter ausgesprochen gerne dort tätig sind, erklärt Mahmud Kader von Kader & Partner. 

In einem Punkt allerdings stimmt die veraltete Haltung tatsächlich: Wenn es um die Anwerbung weiterer Fachkräfte geht, gehen die meisten sehr altmodisch vor und wundern sich dann, dass sich niemand bei ihnen meldet. Es werden diffuse Anzeigen in Zeitungen aufgegeben, die niemand liest oder Personalrecruiter beauftragt, die von den wirklichen Bedürfnissen eines Steuerfachbüros oft keine Ahnung haben.

Diese Ambivalenz ist unverständlich. Fachlich sind die Büros bestens aufgestellt und immer auf dem neuesten Stand – auch digital. Was ihr Marketing angeht, lässt die Einstellung allerdings sehr zu wünschen übrig. Dabei ist eine ausgefeilte und omnipräsente Außenwirkung heute wichtiger denn je. Nicht nur für die Kundengewinnung, sondern gerade auch für die Mitarbeitergewinnung. Bei aller Kompetenz der Führungskräfte – jedes gute Unternehmen steht und fällt mit seinen Mitarbeitern, erklärt der Geschäftsführer von Kader & Partner.

Kader & Partner: Die Steuerberaterbranche ist ein Haifischbecken

Eine Kanzlei, die wachsen will, kommt nicht darum herum, seine eigenen Mitarbeiter zu halten und neue einzustellen. Der Pool, in dem nach Bewerbern gesucht wird, ist gerade in der Steuerberaterbranche wie ein Haifischbecken. So kommt es regelmäßig dazu, dass gute Mitarbeiter von der Konkurrenz abgeworben werden. Dazu ist vielen buchstäblich jedes Mittel recht. Viele Headhunter vermitteln ihre Klienten von einer Kanzlei in die nächste, immer mit der Aussicht auf noch höhere Gehälter. Die wirklichen Gewinner dieses Systems sind allerdings nur sie allein.

Mahmud Kader weiß, wovon er spricht. Diese Erfahrung hat er mit seinen Mitarbeitern selbst machen müssen, bevor er sich als Recruiter selbstständig gemacht hat.

„Der Markt wimmelt nur so von schwarzen Schafen. Sie zu erkennen, ist nicht leicht.“

Kanzleien rät der Gründer von Kader & Partner, auf gewisse Anzeichen zu achten. Wer zum Beispiel Klienten mit Dumpingpreisen lockt, hat seine Aufgabe nicht verstanden, gibt der Experte Mahmud Kader zu bedenken.

Er weiß: „Ein gutes Recruiting kommt nicht von der Stange, sondern ist ein umfassender Prozess von der Betriebsanalyse bis zum maßgeschneiderten Marketing. Die Vorzüge der Kanzlei zu erkennen und als Mitarbeiter-Magnet nach Außen zu kommunizieren, ist nur einer davon. Bietet eine Werbeagentur schnelle, billige Lösungen an, die auf alle möglichen Steuerfachbüros zutreffen könnten und bestenfalls halbherzig angepasst werden, heißt es definitiv: Finger weg!“

Laut Mahmud Kader müssen Steuerbüros mehr Attraktivität und Präsenz zeigen

Selbstdarstellung wird manchen bereits in die Wiege gelegt, anderen nicht. Wer Kunden und Mitarbeiter auf sich aufmerksam machen will, kommt aber nicht um eine gute Selbst- und Außendarstellung herum, erläutert Mahmud Kader. Das Internet bietet mannigfaltige Möglichkeiten, sich ins Gespräch zu bringen und attraktiv zu machen. Das fängt mit einer professionellen Webseite mit Wiedererkennungswert an, geht über interessantes Storytelling in sozialen Netzwerken bis hin zu unwiderstehlichen Stellenanzeigen.

Dieses Corporate Design und maßgeschneiderte Kampagnen erfordern ein hohes Maß an Zeit, Professionalität und eine genaue Kenntnis der Branche, um zum Erfolg zu führen. „Genau das garantieren wir bei Kader & Partner.“

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„Es kommt vielmehr auf die richtigen Methoden in der Mitarbeitergewinnung an – und hier stellen wir immer wieder fest, dass viele Steuerberater eine falsche Herangehensweise haben“, erläutert Noah Schmuck. Dabei seien die meisten qualifizierten Mitarbeiter bereits angestellt und daher nicht auf aktiver Jobsuche. Allerdings seien nicht alle diese Menschen mit ihrer aktuellen Arbeitssituation zufrieden. „Das können sich Steuerkanzleien, die auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind, zunutze machen“, so der Experte der Schmuck Recruiting GmbH. Noah Schmuck konnte mit seiner Agentur Schmuck Recruiting GmbH bereits zahlreichen Steuerberatern helfen, ihr Team um ausgebildetes Personal zu erweitern. Dazu fokussiert sich Noah Schmuck auf modernes Social Media Recruiting. Wie genau er vorgeht, damit Steuerberater planbar und nachhaltig passende Mitarbeiter finden, hat Noah Schmuck uns heute näher erklärt.

Noah Schmuck von der Schmuck Recruiting GmbH bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Noah Schmuck! Sie helfen mit der Schmuck Recruiting GmbH Steuerberatern dabei, neue Mitarbeiter zu finden und einzustellen. Was hindert sie daran, das auf eigene Faust erfolgreich zu tun? Und hat das mit dem Fachkräftemangel zu tun? 

Meiner Meinung nach ist ein vermeintlicher Fachkräftemangel vielmehr das Fehlen von Ideen. Es stimmt, dass es auf dem Markt nur wenige Bewerber gibt. Die meisten qualifizierten Mitarbeiter sind bereits angestellt und befinden sich daher nicht auf aktiver Jobsuche. Somit herrscht unter den zahlreichen Arbeitgebern ein harter Konkurrenzkampf. Allerdings sind nicht alle mit ihrer aktuellen Arbeitssituation zufrieden. Etwa 60 bis 70 Prozent von ihnen sind grundsätzlich zu einem Wechsel bereit, wenn sie ein attraktives Jobangebot erhalten würden.

Für Steuerberater ist es deshalb von großer Bedeutung, sich bestmöglich zu positionieren und genau diese wechselwilligen Mitarbeiter auf den richtigen Kanälen zu erreichen. Über klassische Methoden wie Stellenanzeigen, Jobportale oder Zeitungsannoncen funktioniert das heutzutage aber nicht mehr. Vielmehr sollte man mit der Zeit gehen und die Menschen dort „abholen“, wo sie viel Zeit verbringen. Das sind in der Regel die sozialen Netzwerke. 

Es ist wichtig, sich genau dort als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, um das Interesse potenzieller Mitarbeiter zu wecken. Dabei sollten Steuerberater versuchen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Man muss möglichen Bewerbern zeigen, warum man als Arbeitgeber besser zu ihnen passt als andere Anbieter. 

Welche Positionen wollen Steuerberater denn vor allem besetzen?

In den meisten Fällen suchen Steuerkanzleien nach Steuerfachangestellten oder auch nach angestellten Steuerberatern, denn diese Mitarbeiter sind äußerst wichtig für Steuerkanzleien. Sie übernehmen unter anderem zahlreiche organisatorische und kaufmännische Aufgaben, unterstützen Steuerberater bei der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung von Mandanten und arbeiten ihnen zu. Das macht sie zu wertvollen Teammitgliedern für eine Steuerkanzlei, ohne die diese nicht wachsen kann. 

So läuft die Zusammenarbeit mit Noah Schmuck und der Schmuck Recruiting GmbH ab

Wie genau schaffen Sie es mit der Schmuck Recruiting GmbH dann, diese potenziellen Mitarbeiter von Ihren Kunden zu überzeugen? Wie erreichen Sie das im Rahmen Ihrer Zusammenarbeit?

Zunächst analysieren wir von der Schmuck Recruiting GmbH das bisherige Vorgehen unserer Kunden. In aller Regel haben sie zum Zwecke der Mitarbeitergewinnung nur wenig Zeit und Gedanken investiert und lediglich Anzeigen auf Stellenportalen eingestellt beziehungsweise mehrere Headhunter engagiert. Durch den ausbleibenden Erfolg sind viele frustriert und glauben schon fast nicht mehr daran, dass sie neue Mitarbeiter finden können. Gemeinsam arbeiten wir deshalb auch an der richtigen mentalen Einstellung und erklären ihnen, wie wir bei der Schmuck Recruiting GmbH vorgehen.

Anhand unserer dreischrittigen Social Recruiting Methode kann man auch heutzutage an passende Kandidaten gelangen. Dazu ist es erstens wichtig, dass man bei den richtigen Kandidaten sichtbar wird. Wir von der Schmuck Recruiting GmbH lassen das Jobangebot unserer Kunden deshalb gezielt an die passenden Menschen auf Social-Media-Kanälen ausstrahlen. Außerdem fertigen wir für sie eine entsprechende Recruiting-Landingpage an. 

Von großer Bedeutung ist im zweiten Schritt, dass der Steuerberater eine optimale Außendarstellung hat. Mein Team der Schmuck Recruiting GmbH und ich schauen hierbei stets, dass das Unternehmen seine Vorzüge attraktiv präsentiert. Auf der Landingpage zeigen wir unter anderem, wie das Arbeitsumfeld des Unternehmens aussieht oder was potenzielle Mitarbeiter in ihrer Tätigkeit erwartet. Die Landingpage ist damit essentieller Bestandteil des von uns beabsichtigten Funnels und das Fundament unserer Recruitingstrategie. Im letzten Schritt, wenn ein Kandidat sich für eine Bewerbung entscheidet, geht es darum, den Bewerbungsprozess reibungslos zu gestalten und „Bewerbungshürden“ zu senken. Sonst läuft man Gefahr, dass ein Bewerber schon vorher abspringt und die Bewerbung gar nicht erst absendet. 

So präsentieren sich Steuerberater mit der Schmuck Recruiting GmbH attraktiv für potenzielle Mitarbeiter

Noah Schmuck, sie haben gerade angerissen, dass ein Steuerberater nach außen stets seine Besonderheiten kommunizieren sollte. Mit welchen Mitteln kann man das zum Beispiel erreichen? 

Wir von der Schmuck Recruiting GmbH setzen beim Recruiting unter anderem auf aussagekräftige Bilder, die zu dem jeweiligen Steuerberater und dem Team passen. Es geht allerdings nicht darum, dass die Steuerberater „den Clown spielen“ und sich extravagant zur Schau stellen – vielmehr sollten sie darauf achten, sich realitätsnah zu präsentieren und möglichen Bewerbern ein wahrheitsgetreues Bild von sich zu vermitteln. Wenn es zum individuellen Stil unseres Kunden passt, greifen wir von der Schmuck Recruiting GmbH außerdem auf Videos zurück. Ziel ist es immer, dem Unternehmen unseres Kunden ein Gesicht zu verleihen. Nur auf diese Weise kommen die Besonderheiten authentisch zum Ausdruck und man erhält einen Einblick in die Unternehmenskultur. 

Diese Ergebnisse können die Kunden von Noah Schmuck erwarten

Sie haben bereits mit zahlreichen Steuerberatern zusammengearbeitet. Welche Erfolge können Ihre Kunden von Ihnen erwarten?

Steuerberater kommen meist auf mein Team der Schmuck Recruiting GmbH und mich zu, weil sie zwei bis vier neue Mitarbeiter suchen oder auch, weil sie aufgrund von Fluktuationen und Wachstum kontinuierlich, also 365 Tage im Jahr, suchen müssen. Während einige von ihnen damit etwaige Abgänge kompensieren möchten, geht es vielen Kanzleien darum, zu wachsen. Vor unserer Zusammenarbeit erhalten die meisten unserer Kunden lediglich ein bis zwei Bewerbungen pro Monat. Zudem sind nahezu alle Bewerber nicht qualifiziert – bei ihnen handelt es sich häufig um Quereinsteiger.

„Wenn wir dann die Zusammenarbeit starten, erhalten unsere Kunden schnell drei bis fünf qualifizierte Bewerbungen im Monat und können schon nach kurzer Zeit neue Mitarbeiter einstellen.“

Um das an einem konkreten Beispiel zu zeigen: Einer unserer Kunden, eine Steuerkanzlei aus Dresden mit rund 30 Mitarbeitern, wünschte sich Verstärkung zur Bewältigung der klassischen Vorbehaltsaufgaben. Unser Kunde hatte zwar schon seit einiger Zeit über klassische Methoden nach neuen Mitarbeitern gesucht, allerdings ohne Erfolg. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit erarbeiteten mein Team der Schmuck Recruiting GmbH und ich zunächst die Vorteile seiner Kanzlei und die der Stelle heraus, um die es ging. Das ist wichtig, um sich eine Arbeitgebermarke aufzubauen und sich regional einen Namen zu machen. 

Nach diesem grundlegenden Schritt erweiterten wir die Suche nach neuen Kandidaten auf anderen Kanälen, darunter LinkedIn. Außerdem erstellten wir eine ansprechende und jobspezifische Karriereseite mit schneller und einfacher Bewerbungsfunktion. Nach nur sieben Wochen hatte die Kanzlei dann bereits 13 Bewerbungen von qualifizierten Fachkräften erhalten. Letztendlich wurden dann erfolgreich drei Stellen (Steuerfachangestellte und Betriebswirt) besetzt. Das war sowohl für unseren Kunden als auch für mein Team der Schmuck Recruiting GmbH und mich ein tolles Erlebnis.  

Das macht einen guten Recruitingberater aus

Noah Schmuck, in Ihrer Branche gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter, die Steuerberatern dabei helfen wollen, Mitarbeiter zu finden. Worauf sollten Steuerberater achten, um einen guten Anbieter zu erkennen?

Vorsicht ist geboten, wenn ein Anbieter nur über klassische Kanäle nach geeigneten Mitarbeitern suchen möchte. Denn über Stellenanzeigen, Jobportale und Zeitungsannoncen kann man heutzutage nur noch selten einen passenden und qualifizierten Mitarbeiter finden – hierfür ist eine Menge Glück notwendig. Aus diesem Grund rate ich jedem, sich vorher zu informieren, wie ein Anbieter genau vorgehen möchte. Wichtig ist hierbei auch, dass er transparent zeigen kann, dass er schon mit vielen Kunden in dieser speziellen Branche erfolgreich zusammengearbeitet hat und seine Erfolgsquote nennen kann.

Darüber hinaus macht einen guten Anbieter aus, dass er sich zu Beginn eingehend mit dem Steuerberater und seiner Kanzlei beschäftigt. Wenn ein Anbieter gar keine Nachfragen stellt, ist das also ein schlechtes Zeichen. Schließlich sollten die Besonderheiten eines Steuerberaters zunächst herausgefunden werden, damit man genau damit auch potenzielle Kandidaten überzeugen kann.

Noah Schmuck: Ambitionen und Visionen als Antrieb

Wie kam es dazu, dass Sie in dieser Branche als Berater tätig wurden? Woher kommt Ihre Expertise?

Ursprünglich komme ich aus der Finanzdienstleisterbranche. Dort arbeitete ich als Angestellter. Mein eigentlicher Traum war es aber immer schon, mich selbständig zu machen und ein eigenes erfolgreiches Geschäft auf die Beine zu stellen. Für das Thema Social Media interessierte ich mich dabei schon früh, weshalb ich mich intensiv damit auseinandersetzte. So startete ich zunächst in diesem Bereich. Schnell legte ich dann den Fokus auf die Finanzbranche, weil mich die Arbeit der Steuerberater faszinierte – und vor allem hatte ich bemerkt, wie schwierig es für viele ist, passende, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Daher wollte ich ihnen bei der Mitarbeitergewinnung helfen. Bis heute bin ich glücklich über diese Entscheidung.

Mein Fachwissen rund um das Thema Recruiting habe ich mir einerseits vor allem durch jahrelange Coachings in diesem Bereich angeeignet. Andererseits konnte ich meine Expertise auch in über drei Jahren Berufspraxis als Social Media Recruiter in der Steuerberaterbranche aufbauen. Um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, nehme ich außerdem regelmäßig an Social-Media-Seminaren teil und tausche mich dort mit Marketingpartnern aus. Zudem beschäftige ich mich seit Jahren mit ausgewählter Fachliteratur rund um Themen wie Employer Branding, Verkaufspsychologie und Social-Media-Marketing. 

Das treibt Noah Schmuck mit seiner Schmuck Recruiting GmbH an 

Welches Ziel wollten Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit erreichen? Was ist Ihr persönlicher Antrieb?

Ich wollte einerseits immer mein eigener Chef sein und andererseits für andere ein guter Arbeitgeber. Dieses Gedankengut wurde insbesondere dadurch gestärkt, dass ich selbst einige negative Erfahrungen mit nicht zufriedenstellenden Arbeitgebern gemacht habe. Zudem erfuhr ich auch von Bekannten und Freunden, wie sehr einige von ihnen unter ihrem Job leiden, weil sie dort nicht gut behandelt werden. Das betraf auch viele Arbeitnehmer in der Finanzbranche, die mit schlechten Arbeitsbedingungen zu kämpfen hatten. 

Gleichzeitig stellte ich jedoch fest, dass es auch tolle Arbeitgeber gibt, die sich um ihre Mitarbeiter sorgen und sie fördern. Aus diesem Grund habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, faire und tolle Arbeitgeber zu unterstützen und sie mit ebenso kompetenten Mitarbeitern zusammenzubringen. So profitieren Steuerfachkräfte von einem positiven Arbeitsumfeld, während ambitionierte Steuerkanzleien dank motivierter und zufriedener Mitarbeiter wachsen können.

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Meist jedoch ohne Erfolg. „Denn über diese Herangehensweise richtet man sich nur an aktiv Jobsuchende. Diese Gruppe macht gerade einmal drei Prozent aus.“, so David Pelka. Deshalb hat er einen anderen Weg eingeschlagen – mit dem man auch diejenigen erreicht, die nicht aktiv suchen, aber wechselwillig sind. Über die präzise Beschreibung des Wunschmitarbeiters richtet er dann mit seinem Team alle wichtigen Maßnahmen aus. So können sich seine Kunden über zeitnahe Ergebnisse und vor allem qualifizierte und motivierte Bewerber freuen. Wie genau der Prozess bei David Pelka von Pelka Plus aussieht, hat er uns heute verraten.

David Pelka von Pelka Plus bei uns im Interview!

David Pelka, herzlich willkommen im UnternehmerJournal. Mitarbeitergewinnung über Social Media – das klingt sehr interessant. Allerdings sind Steuerberater eine doch eher konservative Branche. Wie reagieren Interessenten auf Ihr Modell, wenn Sie mit ihnen darüber sprechen?

Die Reaktionen sind sehr unterschiedlich. Einige Kanzleien haben in der Vergangenheit leider schlechte Erfahrungen in diesem Bereich gemacht und sich gewissermaßen „die Finger verbrannt“. Die Ursache dafür liegt oft in schlechten Agenturen, die keine oder nur sehr unzureichende Ergebnisse liefern konnten. Andere Kanzleien, die zum ersten Mal von der Möglichkeit hören, Bewerber über Social Media anzusprechen, sind interessiert und offen für das Thema. Einigen ist die Umsetzung dann allerdings zu riskant – sie sagen, dass es ja keine Garantie für den Erfolg gäbe. Wir leisten in dem Fall dann detaillierte Aufklärung und können anhand vieler Kundenbeispiele zeigen, dass unsere Methode sehr gut funktioniert. 

Sie deuten an, dass viele Steuerberater den modernen Methoden in der Mitarbeitergewinnung skeptisch gegenüber sind. Wie arbeiten sie denn sonst, wenn sie auf der Suche nach Bewerbern sind?

Die Bewerbersuche in den Kanzleien läuft meist über die klassischen Wege wie Jobportale im Internet oder über Personaldienstleister. Viele Steuerberater wenden sich auch an die Steuerberaterkammer, in der Hoffnung, hier Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Kandidaten zu erhalten. Manchmal wird auch eine Anzeige in der Zeitung geschaltet, aber das kommt immer seltener vor. Hier haben die Kanzleien inzwischen selbst gemerkt, dass die Aussicht auf gute Bewerber gering ist. Aber auch die anderen Wege bieten keine Garantie dafür, dass gute Bewerber kommen.

„Klar, irgendwelche Bewerbungen kommen immer rein – aber die Qualität der Interessenten lässt oft zu wünschen übrig.“

Deswegen wenden sich inzwischen viele Kanzleien an Headhunter.

Die Vorgehensweise von David Pelka

Bringt die Arbeit mit Headhuntern dann den erhofften Erfolg, also wirklich qualifizierte Bewerber? 

Wie in jeder Branche gibt es auch bei den Headhunters schwarze Schafe. Ich habe es selbst schon mitbekommen, dass Kanzleien Bewerber vermittelt werden, die sich zunächst höchst motiviert und engagiert einsetzen. Sobald jedoch die Probezeit bestanden ist und die letzte Provision an den Headhunter geflossen ist, sinkt die Motivation plötzlich deutlich ab und die Mitarbeiter wechseln in ein anderes Unternehmen. Dort beginnt dieser Kreislauf wieder von vorn. Solche Vorkommnisse sind zwar nicht die Regel, aber es sind mittlerweile leider auch keine Einzelfälle mehr.

Gibt es zwischen dem Headhunting und der Bewerbersuche über Social Media nicht auch Parallelen? Können Sie erläutern, was die Unterschiede zu Ihrer Vorgehensweise sind und wie Sie im Detail bei Projekten vorgehen? 

Die meisten Headhunter erstellen zunächst gemeinsam mit der Kanzlei ein Bewerberprofil für den zukünftigen Bewerber. Etwa nach dem Motto: Genau so muss die ideale Stellenbesetzung aussehen. Anhand dieses Profils wird dann nach geeigneten Bewerbern gesucht. Wurde eine Person gefunden, die ins Raster passt, wird sie kontaktiert – teilweise sogar sehr offensiv mit Anrufen am Arbeitsplatz und dergleichen.

Mein Team der Pelka Plus und ich gehen bei unseren Projekten anders vor. Natürlich erstellen auch wir zu Beginn mit den Kanzleien ein Bewerberprofil. Wir wollen wissen, wonach sie genau suchen. Je exakter dieses Profil erstellt wird, desto besser und effizienter können später Bewerbungen geprüft werden. Doch das eigentliche Ziel ist ein anderes: Die möglichst präzise Beschreibung des „Wunschmitarbeiters“ hilft uns dabei, geeignete Maßnahmen zu planen. Welche Formulierungen sprechen diesen Mitarbeiter-Typ am besten an? Welche Bilder ziehen sein Interesse auf sich? So können wir die Bewerberseite auf den Bewerber und seine Persönlichkeit zuschneiden.

So sollte eine Anzeige optimalerweise aufgebaut sein

David Pelka, nun sind Facebook und Instagram heute den meisten Menschen ein Begriff. Fast jeder hat schon mal ein privates Foto gepostet oder einen Status geteilt, auch Firmen nutzen die Möglichkeiten und schalten Anzeigen. Wie unterscheidet sich Ihre Herangehensweise von der „normalen“ Nutzung von Facebook oder Instagram?

Von den Betreibern der sozialen Netzwerke erhalten mein Team der Pelka Plus und ich Informationen und Daten, auf die der normale Nutzer keinen Zugriff hat. Diese Informationen können wir wiederum ideal dafür nutzen, unsere Anzeigen gezielt zu platzieren – also sie nur denen anzeigen zu lassen, für die sie relevant ist. Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Vorgehensweise wesentlich effizienter ist als eine bezahlte Anzeige, die an eine breite Masse ausgespielt wird. Bei diesen Kampagnen kommen, bezogen auf die Anzahl der Anzeigen, nur sehr wenige Rückmeldungen. Wir möchten uns von diesen Maßnahmen positiv abheben. Deswegen veröffentlichen wir unsere Anzeigen nicht zu aufdringlich und sprechen auch nicht sofort das Thema Bewerbung an.

Für uns bei Pelka Plus ist es wichtig, dass der Bewerber in einem ersten Schritt auf die Kanzlei aufmerksam wird. Der Nutzer soll zunächst einmal nur mitbekommen, dass es diese Kanzlei gibt. Im Idealfall informiert er sich anschließend noch etwas über das Unternehmen. Später erhält der Nutzer Anzeigen, in denen die Kanzlei als ein interessanter Arbeitgeber dargestellt wird – seien es flexible Arbeitszeiten oder eine besonders moderne Arbeitsumgebung. Das richtet sich ganz danach, was für ein Bewerbertyp gesucht ist. Erst zum Schluss kommt dann die Anzeige, in der ein Kandidat auf die Möglichkeit zur Bewerbung hingewiesen wird.

David Pelka möchte Bewerbern die Bedenken nehmen

Hat es einen Grund, dass ein Interessent erst später auf die Möglichkeit zur Bewerbung hingewiesen wird? Verfolgen Sie mit Ihrer Vorgehensweise also noch weitere Ziele?

Ja. Wir von der Pelka Plus möchten den Interessenten dadurch etwas die Bedenken nehmen. Der Mensch hat grundsätzlich Angst vor dem Unbekannten. Für Bewerber gilt das ganz besonders. Selbst, wenn jemand von sich aus den Arbeitgeber wechseln möchte, bleibt doch immer ein gewisser Restzweifel, ob dieser Schritt wirklich richtig ist und ob es in der neuen Firma besser läuft. Je mehr ein Kandidat über ein Unternehmen erfährt, desto vertrauter wird es ihm. Und desto höher ist dann die Wahrscheinlichkeit, dass sich jemand bewirbt.

Das ist ein ziemlich langer Prozess. Ich kann mir gut vorstellen, dass viele Bewerber auf diesem langen Weg „verloren“ gehen und es gar nicht erst bis zur Bewerbung schaffen. Haben Sie sich bewusst dafür entschieden, Bewerber auf diese Weise anzusprechen?

Genau dieser „Schwund“ ist ehrlich gesagt eines unserer Ziele. Viele Personaler müssen sich durch zahlreiche Bewerbungen kämpfen und viele ungeeignete Bewerber aussortieren. Durch unsere Vorgehensweise bei Pelka Plus kommen zwar deutlich weniger Bewerbungen auf den Tisch. Aber diejenigen, die sich bewerben, sind in der Regel qualifizierte und gute Mitarbeiter. Durch die verschiedenen Anzeigen werden bewusst gewisse „Hürden“ eingebaut, sodass ungeeignete Arbeitnehmer erst gar keine Bewerbung einreichen.

Erfolgsgeschichten, die dem Unternehmer in Erinnerung bleiben 

David Pelka, schon seit einigen Jahren sammeln Sie Erfahrungen mit verschiedenen Kanzleien. Gab es in dieser Zeit Ergebnisse, die Sie besonders beeindruckt haben?

Ja, auf jeden Fall. Unsere größten Erfolge bei Pelka Plus konnten wir gerade mit kleineren Kanzleien im ländlichen Raum erzielen. Diese Firmen kämpfen mit einem geringen Bekanntheitsgrad und der „Stadtflucht“. Die Entscheider dieser Kanzleien sind zu Beginn oft ein wenig skeptisch, doch schon nach kurzer Zeit stellen sich die ersten Ergebnisse ein. So erhalten die Kanzleien zahlreiche Bewerbungen, mit denen sie vorher nie gerechnet hätten.

Um ein konkretes Beispiel zu nennen: Ich kann mich besonders gut an eine Kanzlei erinnern, die zunächst ebenfalls etwas misstrauisch reagierte, als ich ihnen unser Projekt vorgestellt habe. Das Unternehmen hatte davor schon auf zahlreichen anderen Kanälen versucht, neue Mitarbeiter zu gewinnen – ohne Erfolg. Schon wenige Tage nachdem wir unser Projekt an den Start gebracht hatten, kam eine hervorragende Bewerbung herein. Der Bewerber wurde anschließend auch direkt eingestellt. Somit war dieses Projekt nach gerade einmal sechs Tagen abgeschlossen. Ich möchte ehrlich sein: Natürlich ist ein derart schnelles Ergebnis nicht immer möglich. Es ist aber auch keine absolute Ausnahme, dass schon nach wenigen Tagen die ersten Bewerbungen eintreffen.

Der Weg von David Pelka

Um noch mal zurück zu Ihren Ursprüngen zu kommen: Wie sind Sie auf die Idee gekommen, für Steuerberater auf Personalsuche zu gehen?

Ursprünglich komme ich aus dem Bereich Webdesign. Ich habe für zahlreiche Kunden Webseiten erstellt. Dabei hat sich während meiner Arbeitsjahre eine Branche herauskristallisiert, Handwerksbetriebe. Die Herausforderungen, mit denen ich konfrontiert wurde, waren interessant und auch die Lösung machte mir großen Spaß. Doch so recht fand ich darin nicht meine Berufung. 

Durch einen Handwerker wurde dann irgendwann der Kontakt zu einem Steuerberater hergestellt, der Hilfe bei einem kleineren Projekt brauchte. Schon nach dieser ersten Zusammenarbeit habe ich gemerkt: Das funktioniert hervorragend und mir gefiel die Effizienz und Zuverlässigkeit in der Branche. Egal, um was es ging – ich habe immer sehr zeitnah erhalten, was ich benötigte. Außerdem fand ich das Berufsfeld spannend. 

Da ich schon als Angestellter früh mitbekommen hatte, wie mein Chef immer auf der Suche nach neuen Mitarbeitern war – und wie stark Personalmangel ein Unternehmen beeinträchtigen kann – wollte ich mich damit intensiv beschäftigen. Und so kam es dazu, meine Begeisterung für die Branche von Steuerberatern mit der Suche nach qualifiziertem Personal zu vereinen. Im Verlauf der Zeit habe ich meine Methode immer weiter verfeinert. 

So hat sich die Branche von David Pelka in den letzten Jahren verändert

Und wie sieht es heute aus?

Heute weiß ich, dass ein gewisses Maß an Kreativität und Flexibilität erforderlich ist, um dauerhaft gute Leistung abrufen zu können. Aber das bringe ich genauso mit wie mein Team der Pelka Plus. Im Bereich Social Media ist die Entwicklung ja besonders rasant; deswegen belege ich für dieses Themengebiet regelmäßig Seminare, um mich auf dem aktuellen Stand zu halten.

Dabei ist der Bereich Social Media nicht der einzige, der sich in den letzten Jahren stark verändert hat. Was würden Sie sagen, wie hat sich der Bereich der Kanzleien in den letzten Jahren verändert?

Aktuell gibt es hier, wie in vielen Branchen auch, einen richtigen Fachkräftemangel. Viele Kanzleien suchen händeringend nach neuen, guten Mitarbeitern. Einige Kanzleien sind schon dazu übergegangen, keine neuen Mandanten mehr anzunehmen oder einzelne Mandate abzulehnen. Das ist für einen Unternehmer natürlich kein zufriedenstellender Zustand. Allerdings wird sich dieser Trend wohl in der nächsten Zeit nicht ändern. Im Gegenteil: Aktuell wechseln viele Mitarbeiter lieber in die Industrie, weil sie da besser verdienen können.

Sind Sie der Meinung, dass auch die Kanzleien selbst zu dieser Entwicklung beigetragen haben?

Zumindest teilweise, ja. Viele Unternehmen in der Branche machen es dem Bewerber immer noch viel zu schwer, sich bei ihnen zu bewerben. Interessierte Kandidaten müssen häufig immer noch Lebensläufe, Anschreiben und diverse Anhänge hochladen. Oft sind die Webseiten dafür komplex aufgebaut und eher ein Hindernis als eine Unterstützung für Bewerber. Besonders unter dem gerade genannten Aspekt müssen sich Kanzleien aktiv um die besten Talente da draußen bemühen! Ein einfacher Bewerbungsprozess hilft dabei ungemein.

David Pelka möchte seinen Kunden helfen, langfristig Mitarbeiter zu finden und zu binden 

Welche Rolle möchten Sie in diesem herausfordernden Umfeld spielen, um Ihren Kunden einen Vorteil zu verschaffen? Was sind Ihre Pläne für die Zukunft? 

Ich bin überzeugt, dass unser Ansatz der richtige ist. Wir denken langfristig, und das ist für den Erfolg auf Dauer entscheidend.

„Es reicht heutzutage einfach nicht mehr aus, in dem Moment auf Mitarbeitersuche zu gehen, wenn man jemanden benötigt.“

Stattdessen ist es wichtiger denn je, eine Arbeitgebermarke aufzubauen. Das steigert den Bekanntheitsgrad, was wiederum kontinuierlich für gute Bewerber sorgt. Selbst, wenn jemand zufrieden in seinem aktuellen Job ist – irgendwann kommt vielleicht der Zeitpunkt, an dem man über einen Wechsel nachdenkt. Und dann sollte im Hinterkopf der Gedanke da sein: Da gibt es einen guten Arbeitgeber, zu dem ich gehen kann. 

Das betrifft im Übrigen auch viele andere Berufsfelder, wie wir festgestellt haben. Im Laufe der Berufsjahre haben uns immer wieder auch Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer kontaktiert. Seit einiger Zeit stellen wir deshalb unser Angebot auch für diese beiden Zielgruppen zur Verfügung. In der Zukunft können demnach Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer mit Pelka Plus zusammenarbeiten. Es stimmt zwar, dass die aktuellen Entwicklungen eine Herausforderung für viele Unternehmen darstellen. Gleichzeitig sehe ich jedoch auch Chancen für unsere Kunden, die sich auf diese Veränderungen einlassen und ihnen positiv begegnen. Dazu können wir auf jeden Fall einen wichtigen Beitrag leisten.

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Dennis Dominguez ist der Gründer der DEDO Media GmbH und spezialisiert auf die Mitarbeitergewinnung für Kanzleien und Steuerberater. Dabei hat er einen anderen Weg eingeschlagen. Über innovative Personalkampagnen in den sozialen Medien schafft es Dennis Dominguez, Kanzleien und Steuerberater als attraktiven Arbeitgeber darzustellen. So kommen die Anfragen von qualifizierten Bewerbern von ganz allein. „Dank unserer mehrjährigen Erfahrung mit digitalen Bewerbungsprozessen können unsere Kunden ihre offene Stellen endlich wieder planbar mit passenden Mitarbeitern besetzen“, so Dennis Dominguez. Bereits über 300 Kanzleien konnte das über 15 Experten starke Team der DEDO Media GmbH um Dennis Dominguez erfolgreich betreuen. Im Interview hat der Geschäftsführer der DEDO Media GmbH uns erklärt, wie man sich als Steuerberater eine attraktive Arbeitgebermarke aufbaut, welche Resultate seine Kunden erwarten können und wie wichtig die digitale Mitarbeitergewinnung für das Fortbestehen einer Kanzlei ist.

Dennis Dominguez bei uns im Interview!

Dennis Dominguez, herzlich willkommen im UnternehmerJournal. Sie unterstützen mit der DEDO Media GmbH Steuerberater dabei, mehr qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Dabei haben Sie sich für eine moderne und innovative Herangehensweise entschieden. Werden Sie diesbezüglich oft mit Vorurteilen konfrontiert? 

Mittlerweile finden viele Prozesse über Onlinewege statt und die Digitalisierung hat diese Entwicklung vorangetrieben. Und doch gibt es immer noch viel Skepsis, was digitale Methoden angeht. Häufig bekommen wir von der DEDO Media GmbH zu Beginn von Steuerberatern zu hören, der Arbeitsmarkt sei leer. Deshalb könne man auch über Social Media keine neuen Fachkräfte finden. Natürlich kann man den Fachkräftemangel nicht beschönigen. Doch ganz zustimmen können wir dieser Aussage aus eigenen Erfahrungen nicht. Denn wenn ein Steuerberater fast keine qualifizierten Mitarbeiter findet, liegt es oft an der Herangehensweise.  

Ein weiteres Vorurteil vieler Steuerberater ist, digitale Mitarbeitergewinnung, zum Beispiel über Kanäle wie Facebook oder Instagram funktioniere nur in großen Städten. Doch warum sollte das der Fall sein? Heutzutage sind Menschen, unabhängig von Alter oder Wohnsitz, im Internet unterwegs. Personalkampagnen treffen demnach genau den Nerv der Zeit und sind eine effiziente Methode, seine Wunschmitarbeiter zu finden. Gleiches gilt für den Vorwand, der Erfolg mit digitalen Recruitingmethoden sei abhängig von der Kanzleigröße.

„Oftmals hören wir, dass kleine Steuerkanzleien mit fünf bis zehn Mitarbeitern sagen, dass digitale Mitarbeitergewinnung nur für große Steuerkanzleien funktioniert.“

Die größeren Steuerkanzleien mit 50 und mehr Mitarbeitern wiederum behaupten, dass digitale Mitarbeitergewinnung nur für kleine Steuerkanzleien erfolgreich sein kann. Diese Vorurteile kommen häufig vor, aber entsprechen nicht der Realität. Denn wir haben sowohl für kleine als auch sehr große Steuerkanzleien die notwendigen Fachkräfte rekrutiert und weisen eine hohe Erfolgsquote für alle Kanzleigrößen auf.

Das Team der DEDO Media GmbH geht neue Wege

Dennis Dominguez, das klingt, als sei digitale Mitarbeitergewinnung noch nicht überall angekommen. Was machen Steuerberater erfahrungsgemäß, um neue Mitarbeiter zu gewinnen? 

Eine Methode der Steuerberater ist es, ein Stellenangebot auf die eigene Homepage zu stellen. Danach heißt es warten und hoffen, dass ein potenzieller Bewerber zufällig auf die Webseite gelangt und sich bewirbt. Dieses Vorgehen basiert natürlich nur auf Glück und ist demnach gar nicht planbar. Andere Möglichkeiten, von denen sich viele Steuerberater immer noch einiges versprechen, sind Stellenportale, die Steuerberaterkammer oder aber Empfehlungen. Vereinzelt gehen die Steuerberater auch den Weg über Headhunter und Personalvermittler. Doch auch dabei kommen oft nur mäßige Ergebnisse heraus. So finden qualifizierte Fachkräfte nie mit guten Steuerberatern zusammen. Mein Team der DEDO Media GmbH und ich möchten diesen Teufelskreis durchbrechen.

Was sehen Sie als großes Problem bei diesen Varianten der Mitarbeitersuche an? Was machen Steuerberater falsch? 

Ein großes Problem besteht darin, dass viele Steuerberater an der Mitarbeitersuche sparen möchten, weil sie die Notwendigkeit nicht sehen. Sie denken, dass die Methoden von früher auch heute noch funktionieren können. Außerdem gibt es ja auch kostenlose oder günstige Möglichkeiten, Mitarbeiter zu suchen. Eine Stellenanzeige bei der Steuerberaterkammer kostet beispielsweise nichts und auch für Stellenportale muss man keine Unsummen ausgeben. Dabei sollte man nicht vergessen, dass sich das Budget, das man in die Suche nach einem wirklich motivierten und geeigneten Mitarbeiter investiert, langfristig lohnt. Wenn man hierbei auf die geeigneten Methoden, wie Personalkampagnen, setzt, braucht man keine Angst haben, Geld zu verlieren.  

3 Ratschläge von Dennis Dominguez: So präsentiert man sich attraktiv in den sozialen Medien

Bevor man Anzeigen schaltet und die gesuchte Stelle bewirbt, spielt sicherlich die Arbeitgebermarke eine wichtige Rolle. Was haben Sie für Steuerkanzleien für Tipps, damit sie für neue Mitarbeiter überhaupt attraktiv genug sind?

Ganz wichtig ist in einem ersten Schritt: Potenzielle Mitarbeiter müssen einerseits sehen, dass die Steuerkanzlei neues Personal sucht. Andererseits muss sofort deutlich werden, inwiefern die Kanzlei ein attraktiver Arbeitgeber ist. Denn viel zu oft sehen wir bei Steuerkanzleien, die über einen Karrierebereich verfügen, den Satz „Wir suchen dich!“ – mit dem Hinweis, eine Bewerbung per Post oder E-Mail zuzuschicken. Dabei wird jedoch gar nicht richtig kommuniziert, warum die Steuerkanzlei ein attraktiver Arbeitgeber ist und warum sich eine Fachkraft überhaupt bewerben sollte. 

Der zweite Tipp, den ich Steuerkanzleien geben möchte, ist ein einfach gestalteter Bewerbungsprozess. Viele wollen sofort zu Beginn alle Bewerbungsunterlagen haben: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Nachweise. Dabei vergessen die Steuerkanzleien aber, dass nur diejenigen Fachkräfte, die wirklich aktiv nach einer neuen Stelle suchen, auch aktuelle Bewerbungsunterlagen vorliegen haben. Wer schon seit vielen Jahren in einem festen Arbeitsverhältnis ist, hat keine aktuellen Bewerbungsunterlagen mit passgenauem Anschreiben und detailliertem Lebenslauf vorliegen. Dementsprechend würde so ein Kandidat diese Hürde umgehen, weil die nächste Steuerkanzlei in der Region diese Anforderungen von aktuellen Bewerbungsunterlagen vielleicht nicht stellt. 

Dennis Dominguez rät, das Thema ernst zu nehmen

Verstehe, wie lautet der letzte Ratschlag?

Mein letzter Ratschlag an Steuerberater und Kanzleien ist: Gehen Sie mit sich selbst ins Gericht. Suchen Sie nicht nach Gründen, warum es dennoch möglich ist, mit Ihrem derzeitigen Personal die Unmengen an Arbeit zu bewältigen. Nehmen Sie das Thema ernst. Nehmen Sie Geld in die Hand und investieren Sie in das Wachstum Ihrer Kanzlei und machen Sie sich nicht selbst vor, dass „der Schuh ja aktuell noch nicht drückt“ und vielleicht eines Tages, wenn Sie Glück haben, der richtige Bewerber hereinflattert. Sie überlassen die Steuer auch nicht dem Zufall, also tun Sie das Gleiche auch nicht bei Ihrer Mitarbeitergewinnung. 

Tolle Transformationen mit der DEDO Media GmbH 

Dennis Dominguez, Sie haben mittlerweile schon mit vielen Kunden zusammengearbeitet. Gibt es eine Erfolgsstory, die Ihnen besonders in Erinnerung geblieben ist?

Wir bei der DEDO Media GmbH haben mit einem Kunden gearbeitet, der zu Beginn eigentlich nur zwei Stellen besetzen wollte. Letztendlich konnten wir innerhalb kurzer Zeit sogar sechs Stellen besetzen. Wir hatten zudem vor einiger Zeit einen Kunden, der ganze zwei Jahre lang einen Steuerberater suchte. Die Kanzlei sitzt in einer sehr ländlichen Region mit gerade einmal circa 11.000 Einwohnern, weshalb unser Kunde hier anfangs sehr skeptisch war und dachte, dass es aufgrund der regionalen Bedingungen nicht möglich wäre, eine passende Fachkraft zu finden. Für diese Stelle konnten wir mit unseren Methoden der DEDO Media GmbH innerhalb von sechs Wochen eine qualifizierte Fachkraft finden. 

Es gibt außerdem eine dritte Erfolgsstory eines Kunden, die uns immer wieder beeindruckt. Er war anderthalb Jahre erfolglos auf der Suche nach Fachkräften und hatte nahezu alles probiert. Dieser Kunde engagierte auch Headhunter und Personalvermittler und verbrannte viel Geld. Doch alle Aktivitäten waren erfolglos. Für diesen Kunden konnten wir in sieben Wochen zwei Stellen besetzen. Das sind Erfolgsgeschichten, mit denen mein Team der DEDO Media GmbH und ich immer wieder konfrontiert werden. 

Dennis Dominguez: Das macht einen guten Anbieter in der Mitarbeitergewinnung aus

Im Bereich Mitarbeitersuche für Steuerkanzleien sind mittlerweile viele Anbieter aktiv. Was würden Sie einem Steuerberater raten, der sich von einem Anbieter unterstützen lassen will? Auf welche Punkte sollten Steuerberater unbedingt achten? 

Diese Frage würde ich gerne an die Steuerberater selbst zurückspielen mit der Fragestellung: Wie wählt man denn eine gute Steuerkanzlei oder einen guten Steuerberater aus? Die meisten würden sagen, dass sie vor allem darauf achten würden, ob die Kanzlei zum Beispiel auf eine Branche, in welcher der Interessent ansässig ist, spezialisiert ist oder ob wirklich zahlreiche Experten mit langjähriger Erfahrung in dem Unternehmen tätig sind, die ihre Expertise einbringen können und dadurch für eine exzellente Beratung und Dienstleistung sorgen. Die Steuerberater sollten darüber hinaus unbedingt darauf achten, ob die Dienstleister auch wissen, wovon sie sprechen. Achten Sie daher darauf, dass Sie einen Partner wählen, der wirklich erfahren ist, denn: Erfahrung in der Steuerbranche ist essenziell. 

Ein weiterer wichtiger Punkt, den ein Dienstleister erfüllen sollte, sind viele positive Kundenergebnisse. Gibt es Kunden-Testimonials auf der Webseite oder Erfahrungsberichte im Internet? Darauf sollte man dringend achten. In diesem Rahmen ist es auch wichtig zu überprüfen, ob die Behauptungen über die Anzahl der Kunden auch der Wahrheit entsprechen. Es sollte hinterfragt werden, ob es echte Kunden gibt, die über Resonanzen und Bewerbungen aufgrund von Personalkampagnen berichten können. Bei diesem Punkt trennt sich die Spreu vom Weizen.

Bei Mitbewerbern von uns beobachten wir des Öfteren, dass beispielsweise die Anzahl der Bewertungen in einem Missverhältnis zur angegebenen Kundenanzahl steht. Wir dagegen haben mittlerweile über 100 Bewertungen von unseren Kunden erhalten. Unsere Interessenten erkennen daran auch, dass unser Konzept der DEDO Media GmbH nicht nur bei zwei oder drei Steuerkanzleien funktioniert hat. Das sind die beiden wesentlichen Faktoren, die Steuerkanzleien bei Agenturen beachten sollten: Erfahrung und Beweise durch Kunden.

So bewerben sich Interessenten laut Dennis Dominguez aus eigener Motivation heraus

Gibt es auch Steuerberater, die denken, dass Sie Fachkräfte quasi beim Mitbewerber abwerben? Existiert dieses Vorurteil manchmal? Was würden Sie dem entgegnen?

Diese Sichtweise kommt manchmal vor. Dem können wir aber klar entgegen: Wir werben keine Fachkräfte aktiv ab, sondern wir bewegen Menschen dazu, sich selbst zu bewerben. Das geschieht durch einen überzeugenden Internetauftritt, der einen Arbeitgeber attraktiv macht. Damit wird das Interesse von Fachkräften geweckt, sich mit dem Arbeitgeber auseinanderzusetzen und sich aus eigener Motivation zu bewerben. So finden die Fachkräfte dann heraus, welche positiven Faktoren der potenzielle Arbeitgeber im Vergleich zum aktuellen Arbeitgeber bietet. Die Fachkräfte bewerben sich dann aus freien Stücken bei einer Steuerkanzlei.

Das ist der große Unterschied zwischen uns und einem Headhunter oder einer Personalvermittlung, den wir so auch immer kommunizieren. Wir sprechen keine Fachkräfte aktiv an, ob sie nicht einen neuen Job suchen. Stattdessen sorgen wir durch eine attraktive Arbeitgebermarke in Verbindung mit fundierter Marketingpsychologie dafür, dass passende Fachkräfte sich aus Eigenmotivation bewerben. 

Mit der DEDO Media GmbH eine attraktive Arbeitgebermarke aufbauen

Sie sind jetzt auch schon eine Weile im Recruiting-Bereich aktiv und beraten Kunden mit Ihrem Team der DEDO Media GmbH. Wie sehen Sie die Gesamtsituation auf dem Markt und was wird in der Zukunft entscheidend sein, um Fachkräfte rekrutieren zu können? 

Die Ausbildungszahlen gehen weiter runter im Steuerbereich. Daher ist nicht damit zu rechnen, dass sich der Arbeitsmarkt in wenigen Jahren wieder beruhigt hat und aus dem Nichts Fachkräfte nachkommen, sodass sich das Ganze wieder reguliert. Das Gegenteil ist sogar der Fall. Immer weniger Menschen wollen den Job als Steuerfachangestellter erlernen. Dementsprechend kommen immer weniger Fachkräfte als Nachwuchs nach.

Die Entwicklung ist schon dahingehend, dass man ganz klar sieht, dass Steuerkanzleien mit den alten Methoden wenig erfolgreich bei der Personalsuche sind. Diese Steuerkanzleien werden mittelfristig untergehen und von Steuerkanzleien überrollt, die die neuen Möglichkeiten nutzen und im Internet präsent sind. Es gibt eben diejenigen, die nichts Neues in Augenschein nehmen. Im Gegensatz dazu gibt es diejenigen, die sich neuen Möglichkeiten öffnen und die mittelfristig Platzhirsch in der Region werden. Das heißt, dass man heutzutage und in der Zukunft nicht darauf verzichten sollte, eine attraktive Arbeitgebermarke aufzubauen und in den sozialen Netzwerken präsent zu sein. Bei diesen Schritten unterstützen wir von der DEDO Media GmbH unsere Kunden.

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„Besonders wichtig ist in unserem heutigen Zeitalter, dass Steuerkanzleien endlich im Internet sichtbar werden. Ansonsten erfahren potenzielle Bewerber nie, wie attraktiv eine Steuerkanzlei überhaupt ist. Stellenanzeigen oder Empfehlungen sind hierbei absolut unplanbar und führen nicht zum gewünschten Effekt“, erklärt Filip Rutzen. Wichtig sei dabei, auf Social Media eine packende Anzeige zu gestalten, die die Zielgruppe ins Herz trifft und überzeugt. „Wenn ein Interessent eine Anzeige sieht, die ihm auf einen Blick die Vorteile einer Steuerkanzlei zeigt und er sich denkt ‚Da möchte ich auch arbeiten!‘ – dann ist sie gelungen.“ Genau das erreichen Filip Rutzen und das Team von Rutzen Media mit ihren Kunden. Wie ihre Vorgehensweise aussieht, haben sie uns im Interview näher verraten. 

Filip Rutzen von Rutzen Media bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Filip Rutzen! Sie unterstützen Steuerkanzleien auf der Suche nach neuen Mitarbeitern. Könnten Sie uns kurz erläutern, wie Sie dabei genau vorgehen? 

Um qualifizierte Fachkräfte mit guten Steuerkanzleien zusammenzubringen, haben wir von Rutzen Media uns auf Social-Recruiting fokussiert. Das bedeutet, dass wir über Werbeanzeigen auf sozialen Kanälen wie Facebook und Instagram auf ein Unternehmen aufmerksam machen. In der Folge melden sich potenzielle Kandidaten, die über die Werbeanzeige auf eine je individuell abgestimmte Landingpage des Kunden weitergeleitet werden.

„Wir steuern dann den gesamten Bewerbungsprozess, sodass offene Stellen am Ende besetzt werden können.“

Ganz allgemein herrscht in vielen Steuerkanzleien derzeit ein andauernder Personalmangel. Die Folge ist, dass auf Mandate verzichtet werden muss, was natürlich mit Umsatzeinbußen einhergeht. Hier setzen wir mit unseren Strategien an und begleiten Steuerkanzleien zu qualifizierten Mitarbeitern. Meistens helfen mein Team von Rutzen Media und ich unseren Kunden dabei die Vakanzen in Form von Steuerfachangestellte oder Steuerfachwirte für die Bereiche der Steuererklärung, Jahresabschlüsse und Finanzbuchhaltung zu besetzen. Immer mehr helfen wir aber auch dabei langfristige Partner in Form von weiteren Steuerberatern zu finden. Egal aber wie besonders oder spezielle die offene Stelle sein mag – meist haben wir diese schon mehrfach in einer Kanzlei erfolgreich und langfristig besetzen können.

Die Branche tastet sich erst langsam an neue Wege der Mitarbeitergewinnung heran

Social-Recruiting unterscheidet sich ja von „klassischen“ Wegen der Mitarbeiterrekrutierung. Bekommen Sie eher positive Reaktionen, wenn Sie Interessenten mit Ihren Vorstellungen von Social-Recruiting konfrontieren, oder gibt es da Vorbehalte?

Mein Team von Rutzen Media und ich stoßen zunächst häufig auf eine leichte Skepsis. Viele sagen ganz offen, dass sie nicht wissen, was sie erwartet. Sie haben Zweifel, weil sie unsere Herangehensweise ungewöhnlich finden. Das liegt mitunter an der noch recht konservativen Branche, die sich erst langsam an neue Wege in der Mitarbeitergewinnung rantastet. Das ist das eine Szenario. Der zweite Fall sind Kunden, die schon erste Erfahrungen mit Social-Recruiting gemacht haben, aber von den Agenturen enttäuscht wurden. Unsere Aufgabe bei Rutzen Media besteht dann darin, ihnen zu zeigen, dass Social-Recruiting sehr wohl funktioniert – wenn man eine umfassende Expertise mitbringt und die richtigen Strategien einsetzt. Das beginnt schon ab dem ersten Moment der Kontaktaufnahme mit dem Kunden. Die Bedenken, die viele uns gegenüber am Anfang haben, verfliegen so in der Regel nach kürzester Zeit. 

Filip Rutzen von Rutzen Media: Wege in der Mitarbeitergewinnung

Sie sprechen von „klassischen“ Wegen in der Mitarbeitergewinnung. Welche sind das und worin bestehen die Probleme? 

Viele Steuerkanzleien versuchen, über Empfehlungen von Mitarbeitern oder Familienangehörigen an neues Personal zu gelangen. Es handelt sich also um eine klassische Mund-zu-Mund-Propaganda. Das Problem dabei ist, dass wirklich jeder nach Mitarbeitern sucht und eine große Konkurrenz um die wenigen potenziellen Mitarbeiter besteht.

„Wer nur auf Empfehlungen hofft, dem fehlt außerdem eine Planbarkeit.“

Keiner kann garantieren, dass zum richtigen Zeitpunkt ein qualifizierter Mitarbeiter gefunden wird. Ein weiterer Weg ist es, Stellenanzeigen auf Jobportalen zu schalten. Das ist allerdings insofern problematisch, dass solche Stellenanzeigen nur aktiv Suchende ansprechen. Diese machen aber höchstens 20 Prozent des erreichbaren Pools aus und es sind nicht diejenigen mit der besten Qualifikation. Viel wichtiger sind die passiv Suchenden, die zwar einen Job haben, dort aber unzufrieden und offen für einen Wechsel sind. Gleiches gilt übrigens für Stellenanzeigen, die auf der eigenen Webseite präsentiert werden. Auf die Website findet jedoch kaum jemand von allein – und somit erfährt niemand, dass eine Steuerkanzlei interessante Angebote ausgeschrieben hat. 

Mit Rutzen Media und Social-Recruiting auf dem Markt sichtbar werden 

Filip Rutzen, gibt es weitere Fehler?

Hinzu kommt, dass viele Steuerkanzleien nicht so recht wissen, wie eine wirklich gute Stellenanzeige aussehen sollte. Meist sind die Stellenanzeigen dann nach Standardschema erstellt und die Attraktivität des Arbeitgebers kommt gar nicht zum Vorschein. Von den wenigen Menschen, die überhaupt aktiv suchen, bewerben sich dann natürlich kaum Interessenten. Denn warum sollte ich zu einer Kanzlei wechseln, wenn fünf andere Kanzleien das gleiche Angebot machen? Nicht zuletzt machen viele Steuerkanzleien auch den Versuch, über Personalvermittler an neue Fachkräfte zu gelangen. Aber auch das scheitert meist, da die gesuchten Menschen nur selten zum Unternehmen passen.

Wer alle potenziellen Bewerber erreichen will, muss sich aktiv um Sichtbarkeit bemühen. Eine Anzeige in den sozialen Netzwerken macht die Kanzlei dabei als Arbeitgeber sichtbar und zeigt einem potenziellen Bewerber, mit wem er es zu tun hat. Ist die Anzeige richtig gut umgesetzt, sagt sich der Bewerber: „Da möchte ich auch arbeiten!“ Genau zu diesem Punkt führen mein Team von Rutzen Media und ich unsere Kunden. 

Die Zusammenarbeit mit Filip Rutzen und Rutzen Media

Wie läuft die Zusammenarbeit mit Ihnen und der Rutzen Media ab? Und müssen Steuerkanzleien gewisse Voraussetzungen erfüllen?

Die wesentliche Voraussetzung für uns ist, dass eine Steuerkanzlei den Willen hat, ein guter Arbeitgeber zu sein. Sie muss ein Interesse daran haben, Leute für sich zu gewinnen und nach außen sichtbar zu sein. Es sollte in der Kanzlei zudem ein Bewusstsein über die eigenen Vorteile bestehen. Was Fotos, Videos und die Website angeht, ist die Sache ganz unproblematisch. Ich habe selbst einen Hintergrund als Fotograf und Videograf, was bedeutet, dass ich meine Kunden aus der Ferne bei diesen Dingen unterstützen kann. Wir bei Rutzen Media fahren also nicht zu unseren Kunden, um Aufnahmen zu machen, sondern erklären ihnen, wie sie es am besten tun können. Die erfolgreichsten Kampagnen beruhen dabei nach unserer Erfahrung auf einfachen, authentischen Fotos und nicht etwa gestellten Fotos in perfekt ausgeleuchteter Szenerie. Abgesehen von diesem Material muss unser Kunde nichts mitbringen.

„Wir übernehmen alle technischen und inhaltlichen Umsetzungen und liefern die Kontaktdaten der Bewerber.“

Sie haben schon zahlreiche Kanzleien bei der Mitarbeitersuche unterstützt. Gab es da besondere Geschichten? 

Es gibt einen Kunden, den mein Team von Rutzen Media und ich schon seit längerer Zeit betreuen. Seine Kanzlei hat eine erstaunliche Entwicklung hingelegt. Die Voraussetzungen waren bereits gut, was Digitalisierung und Homeoffice angeht. Bis zu unserer Zusammenarbeit hat das allerdings kein Bewerber erfahren. Mit unserer Kampagne änderte sich das schnell und bis heute gehen regelmäßig erstklassige Bewerbungen ein. In der Kanzlei hat man nun die Zeit, sich auch um andere Dinge als das Tagesgeschäft zu kümmern. Sie gehen dort auf die Suche nach lukrativen Mandanten. Bei dieser Suche unterstützen wir von Rutzen Media sie inzwischen ebenfalls. Die Entwicklung geht also von langfristig unbesetzten Stellen bis zur Gewinnung lukrativer Mandanten – das nenne ich einen gelungenen Wandel.

Filip Rutzen: Das macht einen professionellen Anbieter für die Mitarbeitergewinnung aus

Es gibt mittlerweile zahlreiche Agenturen, die sich um die Mitarbeitergewinnung kümmern. Worauf muss man als Kanzlei achten, damit man einen wirklich professionellen Anbieter engagiert?

Man sollte unbedingt darauf schauen, was die Agentur bereits geleistet hat. Wer sind ihre Kunden und wie stehen sie hinsichtlich ihrer Mitarbeiter da? Als Steuerkanzlei sollte man dabei am besten mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der sich auch tatsächlich auf die Branche spezialisiert hat. Agenturen, die sich sehr breit aufstellen, haben am Ende von den besonderen Gegebenheiten in Steuerkanzleien nur wenig Erfahrung. Das schlägt sich in unbefriedigenden Ergebnissen nieder. Zudem sollte der gesamte Recruiting-Prozess in einer Hand liegen. „Viele Köche verderben den Brei“, sage ich da gern immer als Sprichwort. Wir bei Rutzen Media sprechen über ein rundes Gesamtkonzept, das der Anbieter komplett von vorne bis hinten begleitet – und das gute Ergebnisse erzielt, weil es bereits zahlreiche Male erfolgreich erprobt wurde. 

Filip Rutzen, der gesamte Social-Media-Bereich ist äußerst dynamisch. Es gibt praktisch jeden Tag Veränderungen. Wie schaffen Sie es, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und in welchen Feldern bilden Sie sich weiter?

Bei den meisten Kunden geht es ganz einfach um Sichtbarkeit. Das ist der entscheidende Hebel. Innerhalb weniger Wochen ändert sich dann die Situation und es werden neue Mitarbeiter eingestellt. Wenn es sich um Kanzleien dreht, die einen konstanten Mitarbeiterbedarf haben und zum führenden Unternehmen in der Region aufsteigen wollen, entwerfen wir einen Plan, der die langfristige Entwicklung im Auge behält. Mein Team von Rutzen Media und ich sorgen dann dafür, dass den Leuten der Name der Kanzlei einfällt, sobald es sich um das Thema Steuerberatung in der Region handelt. Bei all diesen Dingen bleiben wir grundsätzlich am Ball und achten darauf, dass über alle dynamischen Prozesse hinweg die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Der Weg von Filip Rutzen zu seinem Unternehmen Rutzen Media

Wie sind Sie dazu gekommen, Mitarbeiter für Steuerberater zu suchen? Woher stammt Ihre Expertise?

Ich habe mich schon früh für alle Themen rund um das Marketing interessiert. Als ich mich vor einigen Jahren selbständig gemacht habe, wollte ich meinen Schwerpunkt allerdings zunächst auf den Bereich Foto- und Videografie setzen. Ich habe vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei geholfen bessere Kunden zu gewinnen unter anderem durch Imagefilme, Eventvideos oder Fotos. Meine Kunden waren auch immer sehr zufrieden und von meinen Produktionen begeistert, doch meistens veränderte sich durch eine neue Videokampagne oder fünf neuen Fotos auf der Website nicht massiv viel im Tagesgeschäft. Weiterhin wurden Kunden oder Mitarbeiter über Printwerbung und Empfehlungen gewonnen.

Daraufhin habe ich mich intensiv mit Marketing und der Psychologie dahinter befasst um tiefgehend zu verstehen wie man gezielte Werbung einsetzen kann um mehr Kunden oder Mitarbeiter zu gewinnen. Darum geht es im Endeffekt bei jedem Unternehmen.

Mir ist dabei klar geworden, dass es bei vielen Firmen vor allem an der Sichtbarkeit im Markt und im Internet scheitert. Meistens waren nur wenige dutzend bis hundert Leute auf der Website, was im Endeffekt die Anfragen beziehungsweise Bewerbungen über solche Wege limitiert hat.

Somit habe ich meine bisherige Expertise angefangen mit Werbung in den sozialen Medien zu verbinden um meinen Klienten bei der planbaren Kunden und Mitarbeitergewinnung zu helfen. Meine Ergebnisse haben sich dann sehr schnell rumgesprochen und somit bekam ich immer mehr Anfragen wobei unter denen zunehmend Steuerberater dabei waren, auf die ich mich mit der Zeit konzentriert habe. Ich fand dieses Fachgebiet einfach höchst interessant und konnte dort eine umfangreiche Expertise aufbauen. Inzwischen haben wir von Rutzen Media als Agentur so viele Kanzleien betreut, dass wir mit dem gesamten Team einen großen Schatz an Erfahrung sammeln konnten. 

Filip Rutzens Zukunftspläne mit Rutzen Media

Wohin wird die Reise für Ihr Unternehmen Rutzen Media in der Zukunft gehen?

Der Markt wird sich für die Steuerkanzleien in den nächsten Jahren nicht gravierend ändern. Es wird weiterhin einen Mangel an qualifizierten Steuerberatern geben und eine Auftragsknappheit ist nicht in Sicht. Ich sehe meine Rolle darin, den Kanzleien zu helfen, die Schwierigkeiten in den Griff zu bekommen. Man muss die Hebel kennen und wissen, welche Maßnahmen nötig sind. Wir bei Rutzen Media haben die Expertise und unsere Erfahrung steigt mit jedem weiteren Kunden.

Die Steuerberaterbranche ist noch recht traditionell aufgestellt. In diesen Markt kommen wir als junges und dynamisches Team, das digitale Möglichkeiten optimal nutzt. Ich möchte Dynamik in den Markt bringen und den Wandel anstoßen. Es geht darum, eine Brücke zu bauen, die den richtigen Mitarbeiter mit der richtigen Kanzlei verbindet. Die sozialen Medien sind dafür erforderlich. Egal, wie schnell sich dort die Dinge drehen, wir werden dabei sein. 

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