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Oliver Otte und Leon Desch: Mehr qualifiziertes Personal für ihre Kanzlei 

Die Mitarbeitersuche wird für viele Unternehmen in beinahe allen Branchen immer schwieriger. Gerade Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare und Wirtschaftsprüfer sind verzweifelt auf der Suche nach Personal – Oliver Otte und Leon Desch haben dieses Problem erkannt. Gemeinsam haben sie die OD Solutions GmbH gegründet, eine Recruiting-Agentur, mit der sie Kanzleien bei der Personalsuche unterstützen. Woher die Expertise der beiden Gründer stammt, mit welchen Vorurteilen sie zu kämpfen haben und mit welchen Problemen ihre Kunden auf sie zukommen, verraten sie uns in diesem Interview.

Die Situation auf dem Arbeitsmarkt hat sich stark gewandelt. Der Mangel an Fachpersonal in allen Branchen führt zu einer immer stärkeren Konkurrenz zwischen Arbeitgebern. Auch Kanzleien befinden sich in der Situation, dass sie sich als Arbeitgeber in der Überzahl befinden und daher kein geeignetes Personal finden. Klassische Kanäle wie Jobbörsen, Zeitungsanzeigen und Inserate auf der eigenen Webseite bringen aus diesem Grund kaum Ergebnisse. Die meisten Kanzleien sind sich dieses Problems allerdings nicht bewusst und agieren in ihrem Bewerbungsprozess weiterhin so, als könnten sie sich ihr Personal unter vielen Bewerbungen frei aussuchen. Ihnen ist nicht bewusst, dass sie sich in dieser Situation als Arbeitgeber auch beim potenziellen Mitarbeiter bewerben müssen. Aufgrund des fehlenden Personals können diese Kanzleien keine neuen Mandanten aufnehmen – im schlimmsten Fall müssen sie sogar Mandanten abgeben. Die Kanzlei kann in dieser Situation nicht wachsen und sie stagniert. Dabei wollen sie das genaue Gegenteil: Die Kanzlei soll sich mit Hilfe von qualifiziertem Personal weiterentwickeln, neue Mandanten aufnehmen und hoffentlich auch in Zukunft für potenzielle Bewerber sichtbar sein.

Die OD Solutions GmbH hat dieses Problem erkannt und dafür eine Lösung gefunden: „Im Gegensatz zu den herkömmlichen Methoden zur Beschaffung von Personal setzen wir auf ein anderes Vorgehen. Unsere Partner erreichen potenzielle Kandidaten, die den meisten im Markt vorenthalten bleiben. Mithilfe von eigens entwickelten Qualifizierungsprozessen ermöglichen wir es, die Kandidaten zu finden, die unsere Kunden für ihr Wachstum brauchen“, erklären Oliver Otte und Leon Desch, die Geschäftsführer der Recruiting-Agentur. Neben der Personalbeschaffung kümmern sie sich auch um die Arbeitgebermarke, damit die Kanzlei digital auffindbar und von potenziellen Bewerbern als Top-Arbeitgeber wahrgenommen wird. Wie sie bei ihren Arbeitsprozessen genau vorgehen, erklären die Gründer in diesem Interview.

Oliver Otte und Leon Desch von OD Solutions GmbH im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Oliver Otte und Leon Desch! Wir freuen uns, dass Sie sich die Zeit für unser Interview nehmen. Es geht heute um das Thema Recruiting. Erzählen Sie unseren Lesern doch bitte zunächst, was genau Sie machen und wer Ihre Zielgruppe ist.

Oliver Otte: Wir sind die Gründer der OD Solutions GmbH mit Sitz in Hamburg. Unsere Zielgruppe sind Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Notare. Wir unterstützen diese Kanzleien dabei, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen. Das tun wir, indem wir neue Wege beim Recruiting nutzen. Abseits also von Headhuntern, Personalvermittlern oder klassischen Stellenbörsen. Wir bauen Onlineprozesse auf, um die latent suchenden Mitarbeiter anzusprechen. Im Mittelpunkt stehen damit nicht die Mitarbeiter, die aktiv in Stellenportalen nach einer neuen Position Ausschau halten, sondern solche, die mit ihrer Arbeit unzufrieden und somit einem Wechsel gegenüber aufgeschlossen sind. 

Oliver Otte

Diese Leute sprechen wir an und sorgen mit unserem Konzept dafür, dass sie sich das Angebot unserer Kanzleien genauer anschauen beziehungsweise sich direkt bei der Kanzlei bewerben können. Wir beschreiten dabei verschiedene Wege. Zum einen starten wir Kampagnen zur Stellenbesetzung in den sozialen Medien, zum anderen betreiben wir das, was man Employer Branding nennt, indem wir unsere Kunden in ihrer Region als Arbeitgeber bekannt machen.

Oliver Otte und Leon Desch: Die Aufgeschlossenheit der Zielgruppe ist eine Generationsfrage

Sie sind also keine Headhunter, sondern setzen vorwiegend auf Onlinemarketing. Ihre Methoden scheinen sich an den neuesten Trends beim Recruiting zu orientieren. Ist Ihre Zielgruppe dafür aufgeschlossen oder sehen Sie sich Vorurteilen ausgesetzt? Wie reagieren die Steuerberater und Rechtsanwälte, wenn Sie ihnen Ihre Herangehensweise erklären?

Leon Desch: Dazu muss man sagen, dass es innerhalb unserer Zielgruppe eine Zweiteilung gibt. Da ist zum einen die ältere Generation, die mit über 50 Jahren schon lange im Geschäft ist. Diese Leute haben eine gewisse Skepsis gegenüber unseren Methoden. Das liegt daran, dass sie die Technologien, die wir nutzen, zu großen Teilen gar nicht kennen. Sie sind selbst oft nicht in den sozialen Medien aktiv und können die Vorgänge dort demnach schwerer nachvollziehen. Deshalb können sie sich nicht vorstellen, dass unser Ansatz funktioniert.

Bei dem zweiten Segment innerhalb unserer Zielgruppe sieht es ganz anders aus. Wir sprechen über die Juniorpartner oder jüngeren Leute, die eine Kanzlei übernehmen. Sie treiben die Digitalisierung im Unternehmen von sich aus voran und sind unseren Methoden gegenüber sehr viel aufgeschlossener.

Die klassischen Wege der Mitarbeitergewinnung laufen meist nach dem Prinzip Zufall

Worin liegt denn eigentlich grundsätzlich das Problem? Warum tun sich Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Notare so schwer damit, Mitarbeiter zu finden? Sind sie als Arbeitgeber unattraktiv oder funktionieren ihre Methoden nicht?

Oliver Otte: Es sind im Wesentlichen zwei Probleme. Das erste besteht darin, dass viele noch immer die klassischen Wege gehen: Zeitungsannoncen, StepStone, Indeed, die Agentur für Arbeit oder die Steuerberaterkammer. Die Marktlage ist allerdings gegenwärtig so, dass aufgrund der außergewöhnlich hohen Nachfrage auch vergleichsweise nicht so gute Mitarbeiter einen Job haben. Das bedeutet, dass wenige Arbeitnehmer auf der Suche nach einer Stelle sind. Die klassischen Wege funktionieren wenn, dann nur selten und nach dem Prinzip Zufall.

Das zweite Problem ist, dass sich viele Kanzleien des ersten Problems nicht bewusst sind. Sie gehen die Sache noch immer so an, als ob sie zwanzig Bewerbungen auf dem Tisch hätten und sich in aller Ruhe jemanden aussuchen könnten. Es fehlt komplett an dem Bewusstsein, dass sich der Arbeitgeber heute auch bei einem potenziellen Mitarbeiter bewirbt und dass langfristig gedachte HR-Prozesse jetzt schon, aber vor allem zukünftig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen werden.

OD Solutions GmbH

Die Zusammenarbeit mit der OD Solutions GmbH

Diese Kanzleien stehen aber nun vor Ihrer Tür und wollen mit Ihnen zusammenarbeiten. Kommen sie fünf vor zwölf oder ist das Kind bereits in den Brunnen gefallen?

Leon Desch: Das Kind ist zweifellos in den Brunnen gefallen. Die Kanzleien schrecken auf, wenn sie merken, dass sie aufgrund fehlender Mitarbeiter keine Mandanten mehr annehmen können. Sie hätten sicherlich vor vier oder fünf Jahren aktiv werden müssen.

Wie reagieren die Kanzleien, wenn sie merken, dass sie in Schwierigkeiten stecken? Kommen sie gleich zu Ihnen oder gibt es auch welche, die es auf eigene Faust versuchen? 

Oliver Otte: Dabei kommt es meiner Erfahrung nach auf die Größe der Kanzlei an. Eine Firma mit hundert Mitarbeitern beschäftigt oft jemanden für das Marketing. In diesem Fall wird dann etwas in der Richtung gemacht – für mein Gefühl wirkt es aber meist salopp. Bei einer Größe unter 50 Mitarbeitern passiert da allerdings wenig.

Leon Desch: Bei einigen mittleren Kanzlei haben wir es schon erlebt, dass der Empfangsmitarbeiter für die sozialen Netzwerke der Firma verantwortlich war. Kleine Kanzleien reagieren meist so, dass sie die Entscheidung treffen, keine neuen Mandanten anzunehmen. Wenn es noch enger wird, sehen sie sich sogar dazu gezwungen, Mandanten abzugeben. Aktivitäten, die über die klassischen Wege hinausgehen, entfalten solche Kanzleien in der Regel nicht.

„Die Firma bewirbt sich auch bei ihrem Bewerber“

Wir haben bisher darüber gesprochen, wie man es nicht machen soll. Jetzt wollen wir wissen, auf welche Weise die Mitarbeitersuche wirklich funktioniert. Könnten Sie Ihren Ansatz genauer beschreiben? Wie läuft die Zusammenarbeit mit einer Kanzlei ab?

Oliver Otte: Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist, dass in der Kanzlei unser erster Grundsatz verstanden wird: Die Firma bewirbt sich auch bei ihrem Bewerber. In der Kommunikation müssen also die Vorteile des Arbeitgebers hervorgehoben werden. Das macht man am besten dadurch, dass man an seiner Sichtbarkeit arbeitet. Die Vorteile einer Kanzlei können nur wahrgenommen werden, wenn sie sich damit in der Öffentlichkeit präsentiert. Viele Kanzleiinhaber denken häufig, dass ihre Kanzlei sichtbar ist, weil es eine Webseite gibt. Sie wundern sich, dass sich trotzdem niemand bei ihnen meldet. So kann es nicht funktionieren und unter Arbeit an der Sichtbarkeit verstehen wir natürlich etwas anderes.

„Zusammengefasst könnte man sagen, dass für unseren Ansatz Attraktivität, Sichtbarkeit und die richtigen Prozesse entscheidend sind.“

Leon Desch: Die Prozesse sollen eine unkomplizierte Bewerbung ermöglichen und müssen aus diesem Grund auch mobil funktionieren. Unser Leitsatz lautet dabei „mobile first“. Knapp 80 Prozent der Bewerber unserer Kunden bewerben sich mittlerweile mobil. Darauf haben wir auch unsere Bewerbungsprozesse angepasst. Es darf sich zudem nicht lange hinziehen. Schnelligkeit ist ein wichtiger Aspekt bei der Entwicklung der Prozesse.

Oliver Otte: Ein weiterer Punkt ist die einfache Verfügbarkeit von Informationen. Wenn der potenzielle Bewerber auf unsere Anzeige klickt, soll er von dort zu einem Ort weitergeleitet werden, an dem er die Vorteile nachvollziehen kann, die wir in der Anzeige beschreiben. Er soll sehen können, wie in der Kanzlei gearbeitet wird und wer dort arbeitet. Auf der Webseite müssen also die Informationen der Kampagne in breiter Form angeboten werden. Ich spreche von etwas, das man Markenbewusstsein nennt.

Leon Desch

Oliver Otte und Leon Desch wissen wie man eine Arbeitgebermarke aufbaut

Bleiben wir doch einen Moment bei diesem Punkt. Viele können sich wahrscheinlich nicht vorstellen, was es heißt, eine Arbeitgebermarke aufzubauen. Könnten Sie die wesentlichen Aspekte benennen? An welchen Stellschrauben muss gedreht werden?

Oliver Otte: Es fängt schon mit dem Thema Bildmaterial an. Man muss ordentliche Fotos für die Webseite und die sozialen Medien zur Verfügung haben. Klar ist, dass die Fotos eine gewisse Seriosität ausstrahlen sollten, wenn es sich um die Außendarstellung einer Kanzlei handelt.

Leon Desch: Das Markenbewusstsein beginnt mit den Bildern, aber dann muss man auch Beiträge in den sozialen Medien veröffentlichen. Viele denken, das wäre mit einem übermäßigen Aufwand verbunden, und lassen sich davon abschrecken. Es ist aber offensichtlich nicht so schwer. Wenn man schließlich dazu übergeht, seine Beiträge sorgsam zu planen, ist man schon dabei, eine Marke aufzubauen. Man arbeitet an seiner Sichtbarkeit.

Bevor man Fotos aufnimmt und Beiträge veröffentlicht, sollte man sich allerdings als Kanzlei Gedanken über seine Vorteile machen. Wieso ist die Kanzlei für einen Arbeitnehmer attraktiv? Und um ganz ehrlich zu sein: Wenn man in dieser Hinsicht keine Punkte nennen kann, sollte man sich zunächst mit seinen internen Strukturen befassen. Wir können Mitarbeiter gewinnen, doch dafür, dass sie sich wohlfühlen und Freude an ihrer Arbeit haben, ist allein die Kanzlei zuständig.

Die OD Solutions GmbH findet auch für ländlich gelegene Kanzleien neue Mitarbeiter

Ich würde die Sache gern auf eine konkrete Ebene verschieben. Können Sie mir erzählen, wie sich Ihre Arbeit auf Ihre Kunden ausgewirkt hat? Wo standen sie vorher? Wie hat es sich mit Ihrer Hilfe entwickelt?

Leon Desch: Ein Kunde, der inzwischen schon sehr lange bei uns ist, kam anfänglich natürlich, weil er verzweifelt Mitarbeiter suchte. Die Ausgangssituation war für unsere Zielgruppe wirklich klassisch. Er nutzte Stellenportale und eine eigene Webseite. Damit konnte er selbstredend keinen Erfolg haben. Nachdem er uns kontaktiert hatte, starteten wir kurzfristig eine Kampagne. Drei Wochen später konnte er dann schon die ersten Bewerbungsgespräche führen. Er hat in kurzer Zeit mehrere Mitarbeiter eingestellt. Damit war die Zusammenarbeit zunächst beendet und wir hatten einen Kunden glücklich gemacht. Nach einiger Zeit kam er allerdings wieder, weil er weitere Mitarbeiter suchte. In diesem Moment konnten wir ihn davon überzeugen, die Sache ganzheitlich anzugehen. Wir waren mit einem Fotografen vor Ort und haben zudem Karrierevideos gedreht. Es ging also um eine langfristige Lösung, die ihn als einen interessanten Arbeitgeber bekannt machen sollte. Seitdem betreuen wir ihn langfristig mit unseren Kanzleilösungen.

OD Solutions GmbH

Wir betreuen zudem einige kleine Kanzleien, die am Anfang immer sehr skeptisch sind. Das Budget ist für sie eben kein unbedeutender Posten, den sie leicht abschreiben können, wenn es nicht funktioniert. Sie fragen sich häufig, ob unser Konzept nicht eher etwas für die Großstadt ist, während sie sich in einem kleinen Ort inmitten einer ländlichen Gegend befinden. Letztendlich spielt es keine Rolle, wo die Kanzlei ihre Räumlichkeiten hat. Es gibt genug Arbeitnehmer, die gern in einer Kleinstadt leben möchten. Man muss ihnen lediglich ein gutes Angebot machen. Wir können also auch für kleine Kanzleien abseits der Großstädte neue Mitarbeiter finden.

Transparenz ist Oliver Otte und Leon Desch bei ihrer Arbeit mit der OD Solutions GmbH sehr wichtig

Ich habe den Eindruck, dass die Zahl der Agenturen, die Recruiting betreiben, enorm gewachsen ist. Wenn sich eine Kanzlei für einen Anbieter entscheiden möchte, hat sie die Qual der Wahl. Können Sie uns einen Hinweis geben, worauf man achten muss, wenn man jemanden beauftragen will? Was unterscheidet eine seriöse Agentur von einer, die nur heiße Luft verbreitet?

Oliver Otte: Es gibt Agenturen, die Mitarbeiter auf ihrer Webseite haben, die in der Realität nicht existieren. Das ist kein Witz! Für eine professionelle Agentur ist es sehr wichtig, einen größeren Mitarbeiterstamm zu haben. Mit der Zahl der Mitarbeiter steigt die Kapazität für die Betreuung der Kunden. Eine breitere Aufstellung sorgt zudem für mehr Expertise. Das schlägt sich natürlich in den Ergebnissen nieder. Wir legen großen Wert auf unsere Mitarbeiter und wir wollen in dieser Hinsicht wachsen.

Ein weiterer Aspekt ist Transparenz. Die Kunden sollen die Prozesse nachvollziehen können. Sie sollen immer einen Ansprechpartner haben, der ihnen erklärt, an welcher Stelle sie sich gerade befinden und was als nächstes passiert. Für uns gehört dazu auch die Fähigkeit zur Selbstkritik, sollte mal etwas nicht reibungslos geklappt haben. Eine Agentur, die ein Geheimnis aus ihrer Arbeit macht, wird am Ende keine guten Ergebnisse erzielen. Solche Leute schieben die eigenen Fehler auch gern anderen zu.

Leon Desch: Ich möchte beim Thema Transparenz noch etwas hinzufügen: Wir leben das, was wir anbieten, unseren Kunden auch vor. Ich halte das für einen zentralen Punkt. Wir sind ein guter Arbeitgeber mit einem angenehmen Arbeitsklima und wir scheuen nicht die Öffentlichkeit. Eine Recruiting-Agentur, der die Mitarbeiter weglaufen, wäre wenig glaubwürdig.

„Wir gewinnen unsere Mitarbeiter auf die gleiche Weise, wie wir sie für unsere Kunden gewinnen.“

So entstand die Zusammenarbeit von Oliver Otte und Leon Desch und ihrer OD Solutions GmbH

Das Stichwort Expertise ist bereits gefallen. Ich möchte wissen, woher Ihr Wissen kommt. Können Sie unseren Lesern etwas über die Entstehung Ihrer Agentur und Ihren Background erzählen?

Leon Desch: Ich habe mich im Grunde schon in jungen Jahren für die Themen Markenaufbau und Marketing interessiert. Daraufhin habe ich meine erste Firma gegründet, die ich später profitabel verkauft habe. Im Anschluss arbeitete ich für eine Unternehmensberatung im Bereich Onlinemarketing. Oliver war zur gleichen Zeit für eine andere Unternehmensberatung tätig. Als wir uns kennenlernten, haben wir festgestellt, dass wir ähnliche Denkansätze verfolgen und ein gemeinsames Projekt starten sollten.

Oliver Otte und Leon Desch von der OD Solutions GmbH

Oliver Otte: Ich habe nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre bei einer Unternehmensberatung angefangen, bei der ich für das Digitalmarketing eines deutschen DAX-Konzerns verantwortlich war. Nebenberuflich habe ich zu dieser Zeit schon mit einer Selbstständigkeit gespielt. Gemeinsam mit Leon kam es dann 2018 zur Gründung. Wir haben zunächst Mitgliedergewinnung für Fitnessstudios betrieben, sind dann aber auf das Thema Recruiting gekommen. Die Spezialisierung auf Kanzleien kam bald danach.

Oliver Otte und Leon Desch setzen Trends

Was machen Sie, damit Ihnen der Erfolg nicht abhanden kommt? Wie bleiben Sie auf der Höhe des nötigen Wissens?

Leon Desch: Wir schauen uns natürlich um, was die neuesten Trends im Markt sind. Zunehmend stellen wir dabei fest, dass wir die Trends setzen, die unsere Konkurrenz kopiert. Das gilt für die Kampagnen und auch für die Entwicklung des Angebots.

Wagen wir zum Schluss einen Blick in die Zukunft. Wie wichtig wird das Thema Employer Branding in den nächsten Jahren werden?

Oliver Otte: Wenn man sich nicht mit den neuen Methoden der Mitarbeitersuche und seiner Positionierung als Arbeitgeber beschäftigt, wird es nur wenige Möglichkeiten geben: Entweder kann man mit dem vorhandenen Personal mehr Arbeit bewältigen oder man hilft sich durch einen höheren Digitalisierungsgrad. In dem Fall müssen die Mitarbeiter aber besser qualifiziert sein und man wäre doch wieder bei der Mitarbeitersuche. Die dritte Möglichkeit ist die Geschäftsaufgabe.

Leon Desch: Der Bedarf an Fachkräften ist in unserem Bereich enorm und die Ausbildung kommt nicht hinterher. Die Situation wird sich in absehbarer Zukunft also nicht ändern. Der beste Arbeitgeber bekommt die besten Mitarbeiter – man sollte nicht schüchtern sein und mit seinen Vorteilen werben.

Sie wollen mehr qualifizierte Kandidaten für Ihre Kanzlei gewinnen?
Melden Sie sich jetzt bei Oliver Otte und Leon Desch von der OD Solutions GmbH.

Hier klicken, um zur Webseite von OD Solutions zu gelangen.

Geschrieben von

Anne Kläs hat einen Master of Education in Französisch und Religion, ist Expertin für hochwertigen Content und beim Gewinnermagazin für das Führen von Unternehmer-Interviews verantwortlich.

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