Eigentlich soll der Arbeitstag eines Geschäftsführers Raum für Strategie, Führung und die Weiterentwicklung des Unternehmens bieten. In der Praxis schieben sich jedoch schnell andere Themen dazwischen. Ein Angebot muss geprüft, eine Rechnung nachgehalten oder ein neuer Kunde freigeschaltet werden. Dann fehlt einem Mitarbeiter eine Information, eine Aufgabe muss verteilt werden – und schon wartet der nächste Vorgang auf eine Entscheidung. Für sich genommen kosten diese Aufgaben oft nur wenige Minuten.In Summe sorgen sie jedoch dafür, dass Geschäftsführer einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit operativen Kleinteilen verbringen. Besonders problematisch wird das, wenn das Unternehmen wächst: Mit mehr Kunden, Verkäufen und Mitarbeitern steigt auch die Zahl der Vorgänge, die immer wieder bei der Geschäftsführung landen. Statt sich zunehmend aus dem Tagesgeschäft lösen zu können, wird sie selbst zur zentralen Kontroll- und Verteilstelle. „Wenn der Geschäftsführer ständig operative Kleinigkeiten prüfen, verteilen und nachhalten muss, fehlt ihm genau die Zeit, die er eigentlich für Führung und unternehmerische Gestaltung braucht“, erklärt Melik Su von AutomationFlow.
„Wenn Geschäftsführer wieder mehr Zeit für Führung, Strategie und Wachstum gewinnen wollen, müssen sie sich aus wiederkehrenden operativen Abläufen lösen. Genau dafür bietet KI-Automation heute neue Möglichkeiten. Sie kann Aufgaben übernehmen, die bislang immer wieder manuell geprüft, weitergegeben oder nachgehalten werden müssen“, so Melik Su weiter. Entscheidend ist dabei allerdings, nicht einfach einzelne Aufgaben wahllos zu automatisieren. Aus Sicht von Melik Su beginnt eine sinnvolle KI-Automation deshalb nicht mit der Auswahl eines Tools, sondern mit der Frage, welche Abläufe im Unternehmen tatsächlich für unnötige operative Abhängigkeiten sorgen. Mit AutomationFlow, einem Angebot der Peakconcepts GmbH, setzt er genau an diesem Punkt an. Dabei verbindet er mehr als 16 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung mit eigener unternehmerischer Praxis. Mit seinem Team hat er bereits Software- und App-Projekte unter anderem für Obi, Otto, Panasonic und Media Markt umgesetzt.
Erst den Engpass verstehen, dann automatisieren
Bevor ein Prozess automatisiert werden kann, gilt es zunächst herauszufinden, an welchen Stellen im Unternehmen überhaupt unnötige operative Abhängigkeiten entstehen. Denn nicht jede Aufgabe, die regelmäßig bei der Geschäftsführung landet, erfordert tatsächlich eine unternehmerische Entscheidung. Gerade wiederkehrende Vorgänge wie die Prüfung von Angeboten und Zahlungseingängen, Kundenfreischaltungen, das Onboarding neuer Kunden oder die interne Weitergabe von Informationen folgen häufig ähnlichen Abläufen. AutomationFlow prüft deshalb zunächst, welche dieser Prozesse die Geschäftsführung regelmäßig binden und an welchen Stellen ihre persönliche Beteiligung tatsächlich notwendig ist.
Mit der Auswahl eines geeigneten Prozesses ist es allerdings noch nicht getan. „KI kann einen klaren Prozess enorm beschleunigen. Ist aber schon vorher unklar, wer wann was tun soll, automatisiert man im schlimmsten Fall nur das Chaos“, erklärt Melik Su. Bevor die technische Umsetzung beginnt, muss daher geklärt werden, wie dieser Ablauf künftig funktionieren soll. Welche Daten werden benötigt und in welchen Systemen liegen sie? Wer ist für einzelne Schritte zuständig? Und an welcher Stelle braucht es weiterhin eine Prüfung, Freigabe oder fachliche Entscheidung durch einen Menschen?
Diese Analyse zeigt zugleich, welche Aufgaben die Technik automatisiert und wo Sie den Menschen weiterhin einbinden müssen. Wo Erfahrung, fachliches Urteil oder eine bewusste Freigabe erforderlich sind, setzt AutomationFlow bei Bedarf auf „Human in the Loop“. Wiederkehrende und vorbereitende Arbeitsschritte können automatisiert ablaufen, während Mitarbeiter an den entscheidenden Stellen weiterhin prüfen oder entscheiden. So entsteht eine klare Trennung zwischen Aufgaben, die die Technik übernimmt, und Entscheidungen, für die Mensch und Kompetenz weiterhin erforderlich sind.
Vom Angebot bis zum Onboarding: Schritt für Schritt zur Entlastung
Wie KI-Automation im Tagesgeschäft entlasten kann, zeigt sich besonders entlang einer vollständigen Prozesskette. Geht eine Kundenanfrage ein, können Sie relevante Informationen strukturiert sammeln und für ein Angebot aufbereiten. Nach dem Auftrag lassen sich die Rechnung erstellen, der Zahlungseingang prüfen und bei Bedarf eine Erinnerung auslösen. Ist die Zahlung eingegangen, kann bei digitalen Produkten die Freischaltung erfolgen. Anschließend erhält der Kunde automatisch die vorgesehenen Unterlagen und nächsten Schritte für sein Onboarding.
Der entscheidende Effekt liegt dabei nicht in einem einzelnen automatisierten Arbeitsschritt, sondern im Zusammenspiel. Statt jeden Übergang selbst anzustoßen oder zu kontrollieren, kann die Geschäftsführung aus großen Teilen dieser Kette herausgenommen werden. Auch intern lassen sich Informationen, Dokumente und Aufgaben direkt an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Ein guter Prozess sorgt dafür, dass die richtige Information zur richtigen Zeit dort ankommt, wo Mitarbeiter sie brauchen, ohne dass der Geschäftsführer ständig als Verteilstelle dazwischensitzen muss“, so Melik Su. Damit solche Abläufe spürbar entlasten, müssen Unternehmen jedoch nicht sämtliche Prozesse auf einmal automatisieren.
AutomationFlow setzt stattdessen schrittweise dort an, wo die operative Belastung besonders hoch ist. Im „Done-for-you“-Modell übernimmt das Team die technische Umsetzung weitgehend im Hintergrund, sodass Geschäftsführung und Mitarbeiter ihren laufenden Arbeitsalltag möglichst wenig unterbrechen müssen. Je nach Ausgangslage können erste Automationen bereits innerhalb weniger Tage für spürbare Entlastung sorgen, während umfangreichere Systeme abhängig von Umfang und technischer Komplexität mehrere Wochen oder Monate benötigen können. „Wir starten bewusst dort, wo der Schmerz am größten ist und eine Automation einen echten Unterschied im Tagesgeschäft machen kann“, erklärt Melik Su. Ist der erste Engpass gelöst, kann anschließend der nächste Prozess in den Blick genommen werden. Auf diese Weise muss nicht erst ein umfangreiches Gesamtprojekt abgeschlossen sein, bevor sich erste Verbesserungen im Arbeitsalltag bemerkbar machen. Stattdessen können Sie die Automatisierung schrittweise ausbauen und jeweils dort fortsetzen, wo Sie weitere operative Abhängigkeiten reduzieren.
Mehr Wachstum muss nicht mehr operative Belastung bedeuten
Der eigentliche Nutzen von KI-Automation zeigt sich deshalb nicht allein in eingesparter Zeit. Entscheidend ist, dass wiederkehrende Abläufe weniger stark von einzelnen Personen abhängig werden. Aufgaben können zuverlässiger an den vorgesehenen Stellen weiterlaufen, Mitarbeiter übernehmen klar definierte Verantwortungsbereiche und die Geschäftsführung muss seltener eingreifen, damit Prozesse überhaupt vorankommen. Damit entsteht eine Struktur, in der operative Entlastung nicht nur kurzfristig Zeit spart, sondern das Unternehmen insgesamt weniger abhängig von der ständigen Verfügbarkeit des Geschäftsführers macht.
Gerade mit Blick auf weiteres Wachstum kann das einen entscheidenden Unterschied machen. Steigende Kundenzahlen, zusätzliche Aufträge und ein größeres Team müssen dann nicht zwangsläufig im gleichen Verhältnis mehr manuelle Koordination auf Geschäftsführungsebene erzeugen. Statt mit jedem Wachstumsschritt tiefer in das Tagesgeschäft hineingezogen zu werden, kann sich die Geschäftsführung wieder stärker auf jene Aufgaben konzentrieren, die tatsächlich bei ihr liegen. Führung, strategische Entscheidungen und die Weiterentwicklung des Unternehmens. „Automatisierung ist dann erfolgreich, wenn Unternehmer nicht mehr überall gebraucht werden, sondern wieder die Zeit haben, ihr Unternehmen zu führen und weiterzuentwickeln“, fasst Melik Su zusammen.
