Der Begriff Workflow entstammt dem Englischen und bedeutet im Deutschen „Arbeitsablauf“. Damit wiederum ist eine vollständige oder partielle Automatisierung von Geschäftsprozessen gemeint, in deren Rahmen Informationen, Aufgaben oder Dokumente nach festgelegten Verfahrensregeln weitergereicht werden.
Definierte Workflows bilden zeitliche, inhaltliche und logische Strukturen in Abläufen. Ein Workflow legt fest, wer wann etwas auf eine bestimmte Weise tut und wer im Anschluss damit weiterarbeitet. Letztlich können Tätigkeiten durch die bewusste Auseinandersetzung mit Arbeitsabläufen optimiert, Wartezeiten vermieden und Kommunikation effizient gestaltet werden, was schlussendlich zu besseren Ergebnissen führt.
Workflow: Der Unterschied zum Geschäftsprozess
Geschäftsprozesse sind aus dem Alltag nicht wegzudenken. Bereits der Abschluss eines Handy- oder Mietvertrags stößt einen Prozess beim Anbieter an. Dieser Prozess setzt sich aus diversen Aktivitäten zusammen, die gemeinsam erfolgen müssen, damit am Ende ein gültiger Miet- oder Handyvertrag zustande kommt.
Durch die unterschiedlichen Ausgangsbedingungen von Kunde zu Kunde variiert auch die genaue Umsetzung. Was bleibt, ist die kundenbezogene Sicht sowie die betriebswirtschaftlichen Ziele eines Geschäftsprozesses. Der Workflow dagegen fokussiert sich auf die technische Realisierung von Prozessen. Wie genau werden Kundendaten erfasst? Welche Abteilung ist dafür zuständig? Welche Dokumente sind für einen Workflow vonnöten?
Die Vorteile von Workflows
- Optimierung und Sicherstellung der Arbeitsabläufe
- Erhöhung der Effizienz, Produktivität und Transparenz
- Geringerer Kommunikationsaufwand
- reduzierte Durchgangs- und Liegezeiten
- reduzierte Fehlerquote
- schnellerer Zugang zu Dokumenten und Informationen
- schnellere Entscheidungen und daraus folgende Maßnahmen
- flexibles Anpassen der Arbeitsprozesse
Workflow-Kategorien
In Bezug auf Workflows existieren zwei Kategorien. Die erste beschreibt logische, einfache und nur wenige Personen betreffende Workflows. Hier genügen meist kurze verbale Absprachen, um die Beteiligten aufeinander abzustimmen. Die Gestaltung einer Webseite oder das Buchen von Konferenzräumen könnte ein solcher Workflow sein.
Für reichhaltige Workflows dagegen werden mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen oder Projekten über einen längeren Zeitraum benötigt. Oft ist es notwendig, diese Workflows als Modell zu dokumentieren sowie entsprechende Projektmanagementsysteme zu nutzen.
Arten
Reichhaltige Workflows existieren in unterschiedlichen Ausführungen. So stellt ein aktivitätszentrierter Workflow die Aktivität ins Zentrum eines Arbeitsablaufs. Bearbeiter mit zugewiesenen Rollen führen Aktivitäten durch und kommen zu Ergebnissen. Der Ablauf definiert sich über Kontrollflüsse, in denen auch die Abfolge der Aktivitäten festgesetzt ist. Möglich ist zum Beispiel die Ende-Anfang-Beziehung (wenn X endet, startet Y). Aber auch die Anfang-Anfang-Beziehung (wenn X beginnt, beginnt auch Y), die Ende-Ende-Beziehung (wenn X endet, endet auch Y) und die Anfang-Ende-Beziehung (wenn X beginnt, endet Y) sind möglich.
Ein ergebnisorientierter beziehungsweise dokumentenzentrierter Workflow fokussiert die Ergebnisse eines Ablaufs. Sekundär dabei ist, ob bestimmte Aktivitäten vorliegen, um Ergebnisse zu erzeugen. Die Reihenfolge der Ergebniserstellung ist über Bedingungen und Produktflüsse dokumentiert, die mit dem Zustand eines Ergebnisses verknüpft sind. So müsste zum Beispiel erst ein Lastenheft und im Anschluss ein Pflichtenheft erzeugt werden.
Mögliche Herausforderungen im Workflow
- Bei der Nutzung und Definition eines Workflows kann es natürlich auch zu Herausforderungen kommen. So zum Beispiel in Bezug auf den Detaillierungsgrad. Dieser gibt in der Praxis die Tendenz an, alle Kleinigkeiten festzulegen, was den Umfang und die Detaillierung steigert. Jedoch ist nicht immer klar, welcher Detaillierungsgrad für eine Organisation der beste ist. Hilfreich ist daher eine schrittweise Definition mit regelmäßigen praktischen Kontrollen der Realität.
- Weil sich nicht alle Aspekte in einem Projekt vorhersehen lassen, bildet die Unvorhersehbarkeit ebenso eine Herausforderung. Wichtig ist, beim Erstellen eines Workflows zu berücksichtigen, dass unerwartete Ereignisse eintreten können. Diese machen im schlimmsten Fall ein Abweichen vom ursprünglichen Plan unumgänglich.
- Weil Projekte dynamische Prozesse sind, deren Anforderungen sich im Verlauf verändern, können Diskrepanzen entstehen. Daher ist das Verhältnis zwischen dem idealtypischen Ablauf sowie der konkreten, praktischen Umsetzung stets zu überprüfen.
- Ein Workflow bietet Transparenz. In einem festgelegten Arbeitsablauf ist es leicht zu erkennen, welche Mitarbeiter an welchen Schritten beteiligt sind und welche Mitarbeiter auf deren Ergebnisse warten. Nicht immer wird eine solche Transparenz als vorteilhaft gesehen. Manchmal führt sie dazu, dass Mitarbeiter sich absichern wollen und beginnen, mit Schuldzuweisungen ihren Kollegen gegenüber zu arbeiten.
Ana Karen Jimenez ist Redakteurin beim Deutschen Coaching Fachverlag und hat ihren Bachelor in Literaturwissenschaften und Spanisch an der Eberhard Karls Universität Tübingen abgeschlossen. Sie ist in den Magazinen für lesenswerte Ratgeber und vielfältige Kundentexte verantwortlich.
