Der unsichtbare Engpass für Unternehmer: Rebecca Stratens Weg zur Entlastung

Von außen betrachtet wirken viele Unternehmen stabil und gut aufgestellt: Das Geschäft läuft, Aufträge sind vorhanden, das Team ist gewachsen. Assistenzen und Führungskräfte unterstützen den Unternehmer, Prozesse scheinen eingespielt, Projekte werden abgearbeitet. Auf den ersten Blick gibt es keinen Grund zur Sorge. Doch hinter dieser Fassade zeigt sich ein anderes Bild. Die Kalender der Unternehmer sind überfüllt, Entscheidungen folgen im Minutentakt, Kommunikation und Freigaben laufen fast vollständig über eine Person. Der Unternehmer bleibt der zentrale Knotenpunkt – scheinbar unverzichtbar, tatsächlich dauerhaft gebunden.

Was dabei oft übersehen wird: Diese Bindung hat einen Preis. Entscheidungen verzögern sich, Projekte kommen langsamer voran, Angebote bleiben liegen, Follow-ups versanden. Während der Markt Geschwindigkeit verlangt, wird das Unternehmen träge – nicht aus Mangel an Kompetenz, sondern weil alles durch eine Person muss und Wachstum nicht vollständig realisiert wird. „Diese Rolle vermittelt Kontrolle, entwickelt sich aber schnell zur strukturellen Falle“, erklärt Rebecca Straten, Geschäftsführerin der Straten Consulting GmbH und Expertin für Unternehmerentlastung.

„Viele Unternehmer bleiben Dreh- und Angelpunkt, ohne zu merken, wie sehr sie ihr eigenes Wachstum begrenzen.“

Spätestens mit weiterem Wachstum gerät dieses System an seine Grenzen. Neue Projekte, mehr Mitarbeiter und steigende Komplexität zerteilen die ohnehin knappe Zeit zusätzlich. Freiräume für Strategie, Führung oder Entwicklung entstehen nicht – stattdessen wächst die operative Abhängigkeit weiter an. Genau hier entsteht der eigentliche Engpass: Der Unternehmer arbeitet fast ausschließlich im Tagesgeschäft, statt an den umsatzrelevanten Hebeln des Unternehmens. Vertrieb, strategische Partnerschaften, Prozessoptimierung oder Führung geraten ins Hintertreffen, obwohl sie maßgeblich über Wachstum und Profitabilität entscheiden. Die Assistenz bleibt dabei häufig auf administrative Tätigkeiten beschränkt: Termine koordinieren, Unterlagen vorbereiten, Aufgaben nachhalten. Eine echte Filter-, Steuerungs- oder Entlastungsfunktion findet kaum statt. „Unternehmer erleben sich zunehmend als Flaschenhals“, beschreibt Rebecca Straten ihre Arbeit mit wachsenden Unternehmen. „Selbst kleinere Entscheidungen landen auf ihrem Tisch.“ Strategische Themen geraten ins Hintertreffen, Projekte stocken und der Unternehmer verliert Fokus, Klarheit und Gestaltungsspielraum. 

Wo erfolgreiche Unternehmen tatsächlich ausgebremst werden

Betrachtet man die Strukturen vieler wachsender Unternehmen genauer, zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Der Engpass liegt selten im Markt oder im Team, sondern in der Art, wie Verantwortung, Entscheidungen und Prioritäten organisiert sind. Je erfolgreicher das Unternehmen wird, desto stärker wirkt diese Abhängigkeit und desto begrenzter wird seine Skalierbarkeit. Ein zentraler, oft unterschätzter Hebel bleibt dabei ungenutzt: die Assistenz. In vielen Unternehmen ist ihre Rolle weiterhin vorwiegend administrativ geprägt. Sie organisiert Termine, bereitet Unterlagen vor und arbeitet Aufgaben ab, ohne systematisch in Steuerung, Priorisierung oder Entscheidungsprozesse eingebunden zu sein. Damit fehlt eine Instanz, die Informationen filtert, Abläufe koordiniert und den Unternehmer gezielt entlastet.

„In der Praxis sehen wir immer wieder, dass Unternehmen nicht an fehlender Kompetenz scheitern, sondern an zu stark zentralisierter Verantwortung“, betont Rebecca Straten. „Je mehr beim Unternehmer zusammenläuft, desto weniger kann das Unternehmen als System funktionieren.“ Die Folgen zeigen sich nicht sofort in der Bilanz, aber im Tagesgeschäft: Entscheidungen dauern länger, Projekte verlieren Tempo, Vertrieb und Umsetzung geraten ins Stocken. Chancen sind da – sie werden nur nicht konsequent genutzt.

Häufig wird versucht, diese Lücke durch Tools, Automatisierung oder KI zu schließen. Doch digitale Lösungen ersetzen keine strategische Schnittstelle. Ohne klare Rollen, Verantwortlichkeiten und ein funktionierendes Zusammenspiel zwischen Unternehmer und Assistenz entsteht aus Technik bestenfalls Effizienzgewinn im Detail – nicht aber echte Entlastung im Gesamtsystem. Mit wachsendem Umsatz verschärft sich dieses Muster zusätzlich, denn jede zusätzliche Anfrage, jedes neue Projekt und jeder neue Mitarbeiter erhöht die Belastung des zentralen Engpasses. Wachstum vergrößert damit nicht automatisch den unternehmerischen Handlungsspielraum, sondern zunächst vor allem die Reibungsverluste. Was fehlt, sind belastbare Strukturen, die unabhängig von der ständigen Präsenz des Unternehmers funktionieren. Bleiben sie aus, führt Wachstum nicht zu mehr unternehmerischer Freiheit, sondern zu zunehmendem operativem Druck. Wachstum wird so nicht zum Hebel, sondern zum Risiko.

Rebecca Straten von der Straten Consulting GmbH: Der Weg aus der operativen Abhängigkeit

Die entscheidende Frage ist damit nicht, ob Entlastung notwendig ist, sondern wie sie strukturell erreicht werden kann. Denn solange der Unternehmer operativ gebunden bleibt, fehlt ihm die Zeit für genau die Aufgaben, die über Umsatz, Profitabilität und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens entscheiden. Genau an diesem Punkt setzt der Ansatz von Rebecca Straten an. Statt einzelne Symptome zu behandeln, adressiert sie den Kern des Problems: das Zusammenspiel von Unternehmer, Assistenz und Verantwortung im Unternehmen. Im Zentrum steht das von ihr entwickelte Assistenzsystem, das auf einem zweigleisigen Prinzip beruht. Einerseits wird der Unternehmer dabei unterstützt, sich schrittweise aus der operativen Abhängigkeit zu lösen. Andererseits wird die Assistenz gezielt zur Executive Assistant weiterentwickelt – als strategische rechte Hand, die Verantwortung übernimmt, Prioritäten steuert und Entscheidungen vorbereitet. Ziel ist ein belastbares System, das Entlastung nicht dem Zufall überlässt, sondern planbar macht.

Der Einstieg erfolgt über eine strukturierte Analyse der aktuellen Situation. Dabei wird sichtbar, welche Aufgaben den Unternehmer blockieren, wo Entscheidungen unnötig zentralisiert sind und welche Strukturen fehlen, um operative Verantwortung sinnvoll zu verteilen. Auf dieser Basis entsteht ein individueller Entlastungs- und Entwicklungsplan, der sowohl den Unternehmer als auch die Assistenz einbezieht. Für den Unternehmer bedeutet dieser Ansatz einen klaren Perspektivwechsel. Im Mittelpunkt stehen nicht mehr operative Detailentscheidungen, sondern strategische Steuerung, Führung und unternehmerische Hebel. Genau dort entstehen Wachstum, bessere Margen und nachhaltige Skalierung – nicht im permanenten Reagieren auf das Tagesgeschäft.

Verantwortung wird so übergeben, dass Entscheidungsfähigkeit entsteht. Kommunikation wird gebündelt, Prioritäten klar definiert, Informationen gezielt vorgefiltert. Der Unternehmer erhält Entscheidungsgrundlagen statt Rohdaten und gewinnt damit Zeit, Klarheit und Steuerungshoheit zurück. Diese gewonnene Klarheit wirkt sich unmittelbar auf Geschwindigkeit, Entscheidungsqualität und wirtschaftliche Ergebnisse aus. „Viele Unternehmer unterschätzen, wie viel Klarheit allein durch bessere Vorfilterung entsteht“, erklärt Rebecca Straten von der Straten Consulting GmbH.

„Wer nur noch Entscheidungsgrundlagen bekommt, kann wieder führen statt reagieren.“

Die Assistenz als strategische Schlüsselrolle

Parallel dazu verändert sich die Rolle der Assistenz grundlegend. Statt Aufgaben abzuarbeiten, übernimmt sie Verantwortung für Informationsflüsse, Termin- und Projektsteuerung sowie Priorisierung. Sie bereitet Entscheidungen vor, strukturiert Abläufe und sorgt für Umsetzung. In dieser Rolle agiert sie als hybride Führungskraft – vergleichbar mit einem COO im Kleinen – und wird zum zweiten Motor im Unternehmen. Dadurch entsteht ein spürbarer Effekt im Tagesgeschäft: Entscheidungen werden schneller getroffen, Projekte konsequenter umgesetzt und operative Reibungsverluste reduziert, ohne dass der Unternehmer an Schlagkraft verliert. Unterstützt wird dieser Prozess durch den gezielten Einsatz von Tools und KI, die Routineaufgaben reduzieren, ohne menschliche Verantwortung zu ersetzen.

Begleitet wird die Umsetzung durch klar strukturierte Formate: digitale Beratung, eine Learning Suite mit definierten Lernpfaden sowie regelmäßige Live-Calls mit Unternehmer und Assistenz – einzeln und gemeinsam. Fortschritte werden messbar gemacht, etwa anhand des Entlastungsgrades, der übernommenen Verantwortung und der operativen Stabilität. Diese Stabilität wirkt sich unmittelbar auf Produktivität und Wirtschaftlichkeit aus: Teams arbeiten fokussierter, Projekte erreichen schneller den Abschluss und der Unternehmer kann sich wieder den umsatzrelevanten Hebeln widmen.

Ergänzend bietet die Straten Consulting GmbH Module wie Assistenzsuche oder das zeitweise Outsourcing des Executive-Bereichs an, um auch bei personellen Engpässen Entlastung zu ermöglichen. Der zentrale Unterschied dieses Ansatzes liegt in seiner Konsequenz. Assistenz wird als eigenständige Schlüsselrolle verstanden, Verantwortung systematisch überführt und Entlastung strukturell verankert. Denn nachhaltiges Wachstum entsteht dort, wo Verantwortung klar verteilt ist und operative Umsetzung nicht mehr vom Zeitbudget des Unternehmers abhängt. Nicht kurzfristige Effizienz, sondern tragfähige Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt. „Der zentrale Unterschied liegt nicht im Toolset, sondern in der Haltung“, fasst Rebecca Straten zusammen. „Assistenz wird dann wirksam, wenn sie als eigenständige Schlüsselrolle verstanden und entsprechend entwickelt wird.“

Rebecca Straten von der Straten Consulting GmbH: Wenn Entlastung zum Wettbewerbsvorteil wird

Am Ende dieses Weges verändert sich nicht nur der Arbeitsalltag, sondern das Selbstverständnis der Unternehmerrolle. Vor allem aber verändert sich die Wettbewerbsposition des Unternehmens. Operative Detailfragen treten in den Hintergrund, strategische Entscheidungen rücken in den Fokus. Der Unternehmer gewinnt Zeit für Führung, Entwicklung und Wachstum – ohne dabei den Überblick zu verlieren. Gleichzeitig profitiert das gesamte Unternehmen. Entscheidungen werden vorbereitet statt improvisiert, Projekte konsequent umgesetzt, Prioritäten klarer gesetzt. Die Executive Assistant sorgt für Stabilität im Tagesgeschäft, während der Unternehmer aus der Vogelperspektive steuert. So entsteht eine Organisation, die auch ohne permanente Eingriffe funktioniert. Diese Funktionsfähigkeit zahlt sich direkt aus: Entscheidungen werden schneller umgesetzt, Chancen konsequenter genutzt und Wachstum wird wieder aktiv gestaltet statt verwaltet.

Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten zeigt sich der Wert dieser Struktur. Unternehmen, die nicht an eine Person gebunden sind, reagieren schneller, bleiben handlungsfähig und widerstandsfähig. Entlastung wird damit nicht zum Luxus, sondern zur Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum. Sie ermöglicht dem Unternehmer, sich wieder den Aufgaben zu widmen, die Umsatz, Profitabilität und Zukunftsfähigkeit maßgeblich beeinflussen. Der Ansatz von Rebecca Straten macht sichtbar, dass Unternehmer die operative Last nicht allein tragen müssen. Mit klaren Rollen, strukturierter Zusammenarbeit und einem konsequenten Assistenzsystem wird Entlastung zur Realität – und Unternehmertum wieder zu dem, was es sein sollte: Gestaltungsraum statt Dauerbelastung. „Wer operative Last systematisch abgibt, gewinnt nicht nur Zeit zurück, sondern unternehmerische Wirksamkeit“, sagt Rebecca Straten von der Straten Consulting GmbH abschließend. „Unternehmer müssen nicht alles selbst tragen, um wirksam zu führen. Strukturen schaffen Freiheit – für das Unternehmen und für den Menschen dahinter.“