Michael Käser: Was eine exzellente Hausverwaltung ausmacht

Kommen mehrere Wohneinheiten im Gemeinschaftseigentum zusammen, wird ab einer gewissen Anzahl an Parteien eine Hausverwaltung zur gesetzlichen Pflicht. Diese weiß nicht nur über alle Belange des Objekts Bescheid, sondern ist auch stets in der Funktion der Moderation zwischen den einzelnen Eigentümern. Schließlich hat hier jeder seine eigenen Vorstellungen, was ein großes Konfliktpotenzial birgt. „Umso wichtiger ist es, eine professionelle Hausverwaltung einzusetzen“, erklärt auch Michael Käser von der Kaeser Hausverwaltung GmbH. „Damit die Moderation gelingt, muss der Verwalter allerdings eine entsprechende Kompetenz mitbringen. Schließlich geht es hier nicht nur um die Frage, wer die Treppenhausreinigung übernimmt. Viel eher geht es um teilweise komplexe Vorhaben wie eine energetische Sanierung. Da braucht es neben einem exzellenten Service auch technischen Sachverstand und die Fähigkeit, komplizierte Dinge einfach zu erklären.“ Mit der Kaeser Hausverwaltung GmbH bietet Michael Käser genau das. 

Gemeinsam organisiert das Team um Michael Käser die Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz, kurz WEG, für Eigentümergemeinschaften. Dazu setzen sie bereits bei der Organisation der Eigentümerversammlung an und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf. Auch die anschließenden Prozesse werden vom Expertenteam der Kaeser Hausverwaltung GmbH übernommen. Doch hier endet das Angebot des Unternehmens noch nicht. So ist das gesamte Team breit aufgestellt und bringt eine umfangreiche Expertise aus den Bereichen Immobilienwirtschaft, BWL und Ingenieurwesen mit. Außerdem verfügt das Unternehmen über ein umfassendes Netzwerk an entsprechendem Fachpersonal, wie Anwälten, Gutachtern, Handwerkern und Ingenieuren, um alle Belange des Objekts zuverlässig und zügig realisieren zu können.

„Mit unserem Ansatz der modernen Hausverwaltung sind uns vor allem drei Dinge wichtig: Innovation, Transparenz und Digitalisierung“, so der Geschäftsführer der Kaeser Hausverwaltung GmbH Michael Käser weiter. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, arbeitet das Team am Puls der Zeit und optimiert kontinuierlich die eigenen Maßnahmen. Darüber hinaus arbeiten sie eng mit ihren Kunden zusammen, um eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu gewährleisten. Schließlich verspricht das die besten Ergebnisse. 

Michael Käser von der Kaeser Hausverwaltung GmbH bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Michael Käser! Die Kaeser Hausverwaltung GmbH legt ihren Schwerpunkt auf die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften. Bei Häusern mit verschiedenen Wohnungseigentümern kommt es immer wieder zu Problemen. Was bedeutet das für eine Hausverwaltung?

Für Gemeinschaftseigentum ist ab einer gewissen Anzahl von Wohneinheiten eine Verwaltung gesetzlich vorgeschrieben. Und das ist auch gut so, denn es sollte jemanden geben, der genau weiß, was getan werden muss und auf welche Weise es zu geschehen hat. Die einzelnen Wohnungseigentümer haben natürlich oft unterschiedliche Interessen, was zu Problemen führen kann. Eine professionelle Hausverwaltung setzt einen ordentlichen Rahmen, innerhalb dessen ein Interessenausgleich stattfinden kann. Es beginnt bereits mit den Informationen. Wir sehen immer wieder, dass Hausverwalter nicht transparent sind. Sie gewähren keine Einsicht in die Unterlagen, geben bei Fragen keine Rückmeldung und kümmern sich im schlimmsten Fall nicht einmal um anstehende Aufgaben. Da ist es dann kein Wunder, wenn es zu Unstimmigkeiten zwischen den Eigentümern kommt. Sie lassen sich allerdings vermeiden. 

Mit welchem Ansatz gelingt das der Kaeser Hausverwaltung GmbH? 

Unser oberstes Gebot ist Transparenz. Wir haben ein Online-Portal, bei dem Rechnungen, Kontoauszüge und andere Dokumente wie Energieausweise für die Wohnungseigentümer einsehbar sind. Das ist wichtig, damit alle Eigentümer auf dem gleichen Stand sind. Durch Klarheit bei der Weitergabe von Informationen lassen sich Missverständnisse ausschließen. Dazu kommt, dass die Mitarbeiter der Kaeser Hausverwaltung GmbH leicht zu erreichen sind.

Viele Hausverwalter arbeiten inzwischen deutschlandweit. Ist das bei der Kaeser Hausverwaltung GmbH auch der Fall? 

Technisch ist es natürlich durchaus möglich, deutschlandweit zu agieren. Da ich aber großen Wert darauf lege, jedes Objekt schnell erreichen und regelmäßig besichtigen zu können, halte ich das für keine gute Idee – nicht zuletzt steht das meist auch nicht im Sinne des Kunden. Ich bin in München aufgewachsen und kenne die Stadt und das Umland wie meine Westentasche. Aus diesem Grund befindet sich auch unser Firmensitz in München. Mit unserem Angebot der Kaeser Hausverwaltung GmbH konzentrieren wir uns entsprechend auf die Region in und um München und akzeptieren dabei eine maximale Entfernung von 50 Kilometern. Alles andere würde meinem Anspruch nicht gerecht und kommt daher nicht in Frage.

„Ich kümmere mich mit der Kaeser Hausverwaltung GmbH persönlich um die wichtigen Beschlussumsetzungen und bin regelmäßig bei Eigentümerversammlungen dabei – das ist mir sehr wichtig.“ 

Die Aufgaben der Eigentümerversammlung 

Wie läuft eine Eigentümerversammlung bei der Kaeser Hausverwaltung GmbH in der Regel ab? 

In der Eigentümerversammlung werden alle wichtigen Entscheidungen der Gemeinschaft getroffen. Wir bereiten uns umfänglich auf diese Eigentümerversammlungen vor. Die Tagesordnung wird im Vorfeld mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt. Bei der Durchführung der Versammlung nutzen wir einen Beamer, um zur Erläuterung von Beschlussanträgen Fotos und Baupläne zu zeigen. Das Protokoll wird bereits in der Versammlung geschrieben, sodass es am Ende der Versammlung unterschriftsreif ist. Die Protokollierung der Abstimmung erfolgt dabei anhand von einem Abstimmungssystem, sodass die Stimmabgabe innerhalb von Sekunden ausgewertet und in das Protokoll übernommen werden. Bei wichtigen Beschlüssen ziehen wir außerdem aktiv Fachleute hinzu, die der Gemeinschaft dann auch bei komplexen Sachverhalten Erläuterungen erteilen können. Das Protokoll der Versammlung wird noch am selben Abend im Online-Portal eingestellt und am nächsten Tag in den Postversand geleitet.

Die Kaeser Hausverwaltung GmbH bietet auch Leistungen an, die andere Verwalter nicht im Programm haben. Können Sie uns erklären, wie Sie das ermöglichen? 

Die Mitarbeiter unseres Teams haben einen sehr gemischten Hintergrund, sodass verschiedene Kompetenzen aus den Bereichen Immobilienwirtschaft, BWL oder Ingenieurwesen zusammenkommen. Ich selbst bin beispielsweise Elektroingenieur. Dagegen kommen die meisten Hausverwalter aus dem kaufmännischen Bereich und haben von Technik nur wenig Ahnung.

„Unser Ingenieurwissen erlaubt uns die Betreuung von Sanierungsmaßnahmen und Gewährleistungsobjekten. Wir sprechen hier über Dachsanierung, Heizungsaustausch oder Wärmedämmung.“

Auf Wunsch begleiten wir mit der Kaeser Hausverwaltung GmbH im Anschluss auch bei einer kompletten energetischen Sanierung. Mit der Explosion der Energiekosten ist die energetische Sanierung natürlich in den Mittelpunkt gerückt. Es gibt bei diesem Thema viel Unsicherheit und eine Menge Halbwissen. Unsere Expertise auf diesem Gebiet ist für die Wohnungseigentümer deshalb äußerst wertvoll. Es gibt viele Punkte, an denen sich ansetzen lässt. Was sinnvoll ist, entscheidet am besten der Fachmann. 

Setzen Sie die Sanierungsmaßnahmen mit der Kaeser Hausverwaltung GmbH selbst um? 

Wir haben ein Netzwerk aus Ingenieuren, anderen Fachexperten und Handwerkern, die die konkrete Planung erstellen und für die Ausführung sorgen. Mit diesem Netzwerk lassen sich anstehende Projekte schnell und ordnungsgemäß umsetzen. Überdies verfügen wir bei der Kaeser Hausverwaltung GmbH über gute Kontakte zu Banken und können die Finanzierung über einen WEG-Kredit begleiten. Unsere Kompetenz erstreckt sich also auch auf den Bereich Finanzen. Unser Angebot geht somit über eine gewöhnliche Verwaltung weit hinaus. 

Michael Käser bietet technischen Sachverstand und Transparenz 

Sind also Transparenz und technisches Verständnis die Alleinstellungsmerkmale der Kaeser Hausverwaltung GmbH? Was zeichnet Sie darüber hinaus als Anbieter aus?

Das würde ich unterschreiben. Unser technischer Hintergrund erlaubt uns eine umfassende Problemanalyse, aus der sich Handlungsvorgaben ableiten lassen, die wir dann mithilfe unseres Netzwerks kurzfristig umsetzen. Das Thema Transparenz spielt übrigens auch in diesen Bereich hinein. Über unser Portal lassen sich alle anstehenden Maßnahmen leicht verfolgen. Die Eigentümer wissen somit im Voraus, wann etwas stattfindet und worum es sich dabei handelt. Wir veröffentlichen über das Portal überdies aktuelle Mitteilungen. Fällt beispielsweise die Heizung aus, kann jeder einsehen, dass wir bereits informiert wurden und eine kompetente Firma mit der Beseitigung des Problems beauftragt haben. Wir verfolgen mit der Kaeser Hausverwaltung GmbH einen Ansatz, der einen schnellen Informationsfluss ermöglicht und unseren Kunden Aufwand erspart. Zusätzlich zum digitalen Aushang bringen wir allerdings auch einen physischen Aushang im Objekt selbst an, sodass wirklich jeder optimal informiert ist.

Wir möchten noch einmal auf das Thema Konfliktpotenzial innerhalb der Eigentümergemeinschaft zurückkommen. Lässt sich das Problem tatsächlich komplett aus dem Weg räumen? 

Wir können Missverständnissen durch eine klare Kommunikation vorbeugen und Spannungen entschärfen, indem wir sinnvolle Lösungen anbieten. Ganz vermeiden lassen sich Konflikte in einer Eigentümergemeinschaft aber sicherlich nicht. Es liegt ein bisschen in der menschlichen Natur, dass es Kontroversen gibt, wenn die Ansichten von fünfzig Eigentümern aufeinandertreffen. Das Ganze beginnt ja schon mit der Wahl der Hausverwaltung. Alle Eigentümer sind zur Teilnahme an diesem demokratischen Prozess berechtigt. Nun ist es äußerst unwahrscheinlich, dass sie ohne Ausnahme uns wählen. Wir haben es somit immer mit einer gewissen Anzahl von Eigentümern zu tun, die uns eigentlich nicht wollten. Mit dieser Situation können wir selbstverständlich umgehen, denn es handelt sich ja – wie gesagt – um einen demokratischen Vorgang. Wir versuchen dann, mit einer professionellen Dienstleistung zu überzeugen. Und in der Regel gelingt uns das auch. 

Wie kommen Sie als Elektroingenieur zur Hausverwaltung? 

In kleinen Schritten und durch eine allmähliche Verschiebung des Schwerpunkts. Wir haben unser Unternehmen 2013 als Kaeser Engineering gegründet. Es war allerdings von Beginn an auf den Bereich Immobilien ausgerichtet. Mein Vater besitzt eine Handwerksfirma, die sich mit dem Innenausbau von Wohnungen und Häusern beschäftigt. Ich habe dort in den Schul- und Semesterferien regelmäßig gearbeitet. So bin ich zu meinem grundsätzlichen Thema gekommen. 2014 haben wir dann eine erste Immobilie in die Verwaltung genommen. Doch es kristallisierte sich erst im Laufe der Zeit heraus, dass wir uns ganz auf die Hausverwaltung konzentrieren wollen. Der formale Schritt geschah 2020, als wir das Unternehmen in Kaeser Hausverwaltung GmbH umbenannten und uns auf die Eigentümergemeinschaften spezialisierten.

Michael Käser spricht über das Netzwerk der Kaeser Hausverwaltung GmbH 

Arbeiten Sie heute mit der Firma Ihres Vaters zusammen? 

Das kommt tatsächlich vor, ist aber alles andere als selbstverständlich. Wir bieten den Eigentümern grundsätzlich mehrere Angebote zur Auswahl an. Sie entscheiden dann, wer den Auftrag bekommt. Qualität und Preis müssen also stimmen. Das gilt für die Firma meines Vaters, wie für jede andere.

„Wir haben ein umfangreiches Netzwerk von Handwerksbetrieben. Und das ist für uns von zentraler Bedeutung, weil es manchmal richtig schnell gehen muss.“ 

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissenstechnisch immer auf dem neuesten Stand sind? 

In unserer Branche gibt es zunächst die Vorschrift, dass jeder Hausverwalter innerhalb von drei Jahren 20 Stunden in seine Weiterbildung investieren muss. Diese Vorschrift erfüllen wir natürlich mit dem gesamten Team. Darüber hinaus haben wir uns als Hausverwaltung zertifizieren lassen. Das bedeutet, dass ich vor der IHK München und Oberbayern eine Prüfung abgelegt habe, die bestätigt, dass ich über die rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfüge, die für eine Tätigkeit als Verwalter notwendig sind. Die Zertifizierung wird nach dem Wohnungseigentumsgesetz zum Ende des Jahres 2023 für alle Verwalter zur Pflicht. Ich bin einer der ersten, die sie bereits vorweisen können. Ansonsten absolvieren alle Mitarbeiter der Kaeser Hausverwaltung GmbH regelmäßig Weiterbildungen. Zudem sind wir auf Tagungen unserer Branche aktiv.

Bleiben wir doch einen Augenblick bei den Mitarbeitern. Fachkräfte sind in Deutschland gegenwärtig schwer zu finden. Wie sieht es mit dem Bedarf bei der Kaeser Hausverwaltung GmbH aus? 

Wir sind auf Wachstumskurs und freuen uns natürlich, wenn kompetente Mitarbeiter zu uns stoßen. Bei der Kaeser Hausverwaltung GmbH sind wir alle auf Augenhöhe. Wir pflegen eine sehr direkte Kommunikation und einen freundlichen Umgang. Unser Unternehmen ist noch nicht so groß, dass es für die Mitarbeiter unüberschaubar wird. Hier kennt jeder jeden. Wer möchte, kann gern von zu Hause aus arbeiten. Die Zeiteinteilung ist bei uns ohnehin flexibel. Wir messen die Mitarbeiter nicht an abgesessenen Stunden. Dafür gibt es regelmäßige Mitarbeitergespräche, bei denen wir über die Leistung sprechen. Das ist immer ein Dialog: Wir möchten wissen, was wir tun können, um unsere Mitarbeiter voranzubringen. Im Nachgang zu diesem Gespräch entwickeln wir einen Plan, der die Wünsche des Mitarbeiters und die Bedürfnisse der Firma unter einen Hut bringt. Da geht es dann auch darum, welche Weiterbildungen wir in Angriff nehmen wollen. 

Die Kaeser Hausverwaltung GmbH sucht Mitarbeiter zur Erweiterung des Teams 

Michael Käser, gibt es bei der Kaeser Hausverwaltung GmbH konkrete Stellen zu besetzen? Falls ja, welche genau sind das?

Wir suchen momentan einen Teamleiter für die WEG Verwaltung. Zu seinen Aufgaben zählen die Durchführung der großen Eigentümerversammlungen und die Betreuung von umfangreichen Sanierungsmaßnahmen. Er ist also in ständigem Kontakt mit den Eigentümern und den Ingenieuren. Natürlich gibt es zudem einen regelmäßigen Austausch mit der Geschäftsleitung. Des Weiteren suchen wir erfahrene WEG Verwalter, die Kundenanfragen bearbeiten, für die Umsetzung von Beschlüssen sorgen, unsere Dienstleister steuern und kontrollieren und Objektbegehungen durchführen.

„Wir legen bei der Kaeser Hausverwaltung GmbH besonderen Wert auf eine persönliche Betreuung unserer Kunden.“

Sie sind für uns keine Nummer, sondern ein Partner, den wir langfristig begleiten möchten. Das Gleiche gilt auch für unsere Mitarbeiter. 

Gibt die Kaeser Hausverwaltung GmbH Quereinsteigern eine Chance? 

Das ist möglich, wenn es sich um die reine Kundenbetreuung handelt. Für die klassische WEG Verwaltung, bei der es darum geht, Versammlungen abzuhalten, mit Beiräten zu sprechen und Entscheidungen zu treffen, ist eine Ausbildung und einiges an Erfahrung notwendig. Das bedeutet, dass unsere Mitarbeiter in diesem Bereich Immobilienkauffrau oder -mann gelernt haben, im Besitz einer Zertifizierung sind oder sie zumindest anstreben. Die Kaeser Hausverwaltung GmbH möchte ihren Kunden eine qualitativ hochwertige Dienstleistung anbieten. Das steht und fällt mit den Fähigkeiten und dem Wissen unserer Mitarbeiter. 

Wie geht es weiter mit der Kaeser Hausverwaltung GmbH? Was ist für die nähere Zukunft geplant? 

Wir befinden uns in einer Wachstumsphase, die sicherlich nicht so schnell enden wird. Die Nachfrage nach unserer Dienstleistung ist groß. Wir haben uns mit der Kaeser Hausverwaltung GmbH eben einen sehr guten Ruf erarbeitet. Das Wachstum bringt es mit sich, dass wir das Team erweitern. Damit ist es aber nicht getan. Wir möchten gleichzeitig die Chancen der Digitalisierung nutzen, um noch mehr Eigentümergemeinschaften begleiten zu können. Damit steht in Zusammenhang, dass wir uns komplett von Aktenordnern und Papier verabschiedet haben. Das ist einerseits eine Frage der Effizienz. Zum anderen wollen wir natürlich auch einen Beitrag zur Schonung der Ressourcen leisten.