Für viele Selbstständige gehört es zum Geschäftsalltag, Rechnungen zu schreiben, Zahlungseingänge zu kontrollieren und bei Bedarf an offene Beträge zu erinnern. Schwieriger wird es, wenn ein Kunde trotz mehrfacher Aufforderung nicht bezahlt. Während größere Unternehmen häufig über eingespielte Prozesse verfügen, müssen kleinere Betriebe zunächst herausfinden, welche Möglichkeiten ihnen überhaupt offenstehen. Wie viele Mahnungen sind notwendig? Wann kann ein Inkassodienstleister eingeschaltet werden? Welche Kosten entstehen dabei? Die vereinbarte Leistung ist zu diesem Zeitpunkt häufig längst erbracht, während die entsprechende Zahlung weiterhin aussteht. „Für kleinere Unternehmen ist jede offene Rechnung eine Belastung: Sie müssen ihrem eigenen Geld hinterherlaufen und gleichzeitig entscheiden, wie weit sie dabei selbst gehen können und wann sie Unterstützung brauchen“, erklärt Florian Reich von paywise.
„Inkasso muss für Unternehmen kein komplizierter Sonderfall sein. Wer eine offene Forderung abgeben möchte, sollte dafür einen klaren und unkomplizierten Weg haben“, so Florian Reich weiter.
Mit paywise verfolgt der gelernte Rechtsanwalt deshalb einen Ansatz, der juristische Inkassoerfahrung mit digitalen Prozessen verbindet. Unternehmen sollen offene Forderungen unkompliziert übergeben und anschließend nachvollziehen können, was mit ihrem Fall passiert. Dass Florian Reich einmal selbst einen Inkassodienstleister aufbauen würde, war allerdings keineswegs geplant. Seine Geschichte begann mit einer beruflichen Entscheidung, bei der das spätere Geschäftsmodell noch überhaupt keine Rolle spielte.
Vom angestellten Rechtsanwalt zum Unternehmer: Wie Florian Reich seinen eigenen Weg fand
Geschäftsideen entstehen nicht immer aus einem fertigen Plan. Manchmal beginnt die entscheidende Entwicklung mit der Unzufriedenheit darüber, wie bestehende Abläufe funktionieren. Bei Florian Reich kam beides zusammen. Als er 2019 seine Anstellung in einer Rechtsanwaltskanzlei beendete, wusste er zwar, dass er seinen bisherigen Arbeitsalltag hinter sich lassen wollte, eine konkrete Geschäftsidee hatte er zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht. Nachdem sich zunächst keine andere unternehmerische Perspektive ergeben hatte, machte er sich schließlich als Rechtsanwalt selbstständig und blieb damit vorerst in seinem erlernten Beruf.
In seiner eigenen anwaltlichen Tätigkeit bearbeitete Florian Reich unter anderem Mahnbescheide für Mandanten und kam dadurch unmittelbar mit dem Einzug offener Forderungen in Berührung. Dabei beschäftigte ihn zunehmend die Frage, warum Unternehmen für einen rechtlich klar geregelten Vorgang noch immer vergleichsweise umständlich professionelle Unterstützung einschalten mussten. Aus dieser Beobachtung entstand eine einfache Idee: Unternehmen sollten eine offene Rechnung online hochladen und damit direkt den Inkassoprozess anstoßen können. Gemeinsam mit einem Programmierer entwickelte Florian Reich einen ersten Ansatz, zunächst eher als praktischen Test denn als Grundlage für ein größeres Unternehmen.
„Die Frage war für mich nicht, wie man Inkasso neu erfinden kann. Ich wollte wissen, warum die Beauftragung bei einer offenen Rechnung nicht genauso unkompliziert funktionieren kann wie andere digitale Vorgänge“, erklärt Florian Reich.
Aus diesem ersten Versuch entwickelte sich schließlich paywise. Die ursprüngliche Idee, den Zugang zum Inkasso auf wenige digitale Schritte zu reduzieren, prägt das Unternehmen bis heute. Bei einem einfachen Forderungsfall können Kunden eine Rechnung oder ein PDF-Dokument hochladen und die Beauftragung innerhalb weniger Minuten starten. Anschließend können sie über einen eigenen Zugang verfolgen, welche Schritte bereits erfolgt sind. Das klassische Inkasso kommt dabei ohne Mitgliedschaft oder laufendes Abonnement aus und eignet sich damit auch für Unternehmen, bei denen nur gelegentlich eine Forderung ausfällt. paywise arbeitet auf Erfolgsbasis und verlangt bei vollständig erfolglosen Fällen keine Negativpauschale. Eine erfolgreiche Beitreibung lässt sich jedoch nicht für jede Forderung versprechen, weshalb Florian Reich bewusst auf pauschale Erfolgsversprechen verzichtet.
Wie paywise Inkasso direkt mit der Buchhaltung verbindet
Mit dem einfachen Rechnungsupload war für Florian Reich allerdings nur ein Teil des Problems gelöst. Schließlich verwalten viele Unternehmen ihre Rechnungen und Zahlungseingänge längst digital. Müssen sie offene Posten trotzdem manuell kontrollieren, Daten erneut eingeben oder Dokumente zwischen verschiedenen Systemen übertragen, entsteht genau der zusätzliche Aufwand, den paywise eigentlich reduzieren will. Für Florian Reich rückte damit zunehmend die Frage in den Vordergrund, wie sich das Inkasso direkt mit den bereits vorhandenen Abläufen eines Unternehmens verbinden lässt.
Heute bietet er mit paywise dafür unter anderem Schnittstellen zu Lexoffice, sevDesk, FastBill, DATEV und Stripe. Hinzu kommen Übergabemöglichkeiten über CSV-Dateien und eine REST-API. Über passende Integrationen können Unternehmen offene Rechnungen direkt aus ihrer bestehenden Buchhaltung auswählen und teilweise festlegen, nach welchem Zahlungsverzug oder ab welcher Mahnstufe eine Forderung übergeben werden soll. Reichen die vorhandenen Schnittstellen nicht aus, entwickelt paywise für größere Unternehmen auch individuelle technische Anbindungen. „Digitalisierung bedeutet für mich nicht, einen bekannten Prozess möglichst technisch aussehen zu lassen. Sie sollte dafür sorgen, dass Unternehmen weniger Aufwand damit haben und bestehende Abläufe sinnvoll miteinander verbunden werden“, erklärt Florian Reich.
Vom Mahnwesen bis zum Inkasso: Wie paywise offene Forderungen bearbeitet
Für Florian Reich beginnt ein funktionierendes Forderungsmanagement nicht erst mit der Übergabe an einen Inkassodienstleister. Schon vorher müssen Unternehmen Zahlungseingänge kontrollieren, offene Beträge erkennen und bei Bedarf Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschicken. Mit einem eigenen Mahnservice setzt paywise deshalb bereits an diesem Punkt an. Unternehmen können Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisiert per E-Mail oder Brief in ihrer eigenen Corporate Identity versenden. Bleibt eine Rechnung trotzdem offen, lässt sich die Forderung anschließend in das Inkasso übergeben.
Dort nimmt paywise im außergerichtlichen Verfahren per E-Mail, Brief oder Telefon Kontakt zum Schuldner auf. Florian Reich geht es dabei nicht darum, möglichst hart aufzutreten oder den Prozess mit immer neuen Schreiben unnötig in die Länge zu ziehen. Vielmehr versteht er Inkasso als klar geregelten Ablauf, bei dem die notwendigen Schritte aufeinander aufbauen. Führt das außergerichtliche Verfahren nicht zum Erfolg, kann sich das gerichtliche Mahnverfahren anschließen. paywise kann einen Mahnbescheid veranlassen und bei entsprechenden rechtlichen Voraussetzungen weitere Schritte bis hin zur Vollstreckung begleiten. Welche Maßnahmen sinnvoll sind, hängt von der jeweiligen Forderung und der Reaktion des Schuldners ab.
Trotz der digitalen Abläufe bleibt für Florian Reich der persönliche Kontakt wichtig. Gerade beim ersten Forderungsausfall kommen häufig Fragen zum weiteren Vorgehen auf, die sich nicht allein durch automatisierte Prozesse beantworten lassen. Kunden können sich deshalb auch persönlich an paywise wenden. So verbindet Florian Reich die einzelnen Schritte des Forderungsmanagements mit seinem ursprünglichen Ansatz: Unternehmen sollen offene Forderungen möglichst einfach bearbeiten können, ohne dabei auf persönliche Unterstützung verzichten zu müssen.
Florian Reich: Wie aus einer einfachen Idee ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern wurde
Was mit der Frage begann, wie sich eine offene Forderung einfacher an einen Inkassodienstleister übergeben lässt, ist inzwischen deutlich gewachsen. Heute beschäftigt paywise rund 20 Mitarbeiter. Neben der eigentlichen Inkassobearbeitung entwickelt das Unternehmen seine digitalen Abläufe und technischen Integrationen kontinuierlich weiter. Aus dem ersten gemeinsamen Versuch von Florian Reich und einem Programmierer ist so ein Unternehmen entstanden, das Mahnwesen und Inkasso zunehmend digital miteinander verbindet.
An der Idee, mit der alles begann, hat sich für Florian Reich dagegen wenig geändert. „Wir wollen Inkasso nicht neu erfinden. Wir wollen dafür sorgen, dass Unternehmen einen bekannten Prozess einfacher starten, besser nachvollziehen und möglichst unkompliziert in ihre bestehenden Abläufe integrieren können“, fasst Florian Reich zusammen.
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