Dr. Silke Schönert: Mit Projektmanagement zu mehr Effizienz und Erfolg

Projektorientiertes Arbeiten gehört in Unternehmen heute zum Standard. Oft jagt ein Projekt das nächste, sodass kaum noch jemand einen Überblick hat. Wann ein Projekt zum Abschluss kommt und ob es die gewünschten Erfolge erzielt, steht häufig in den Sternen. In der Folge sind die Mitarbeitenden nicht nur dauerhaft stark belastet, sondern auch frustriert. Sie ersticken in Arbeit, ihre Projekte verlaufen mitunter erfolglos und die Kundschaft ist unzufrieden. Die nachhaltige Lösung für diese bekannten Probleme liegt im systematischen Projektmanagement, weiß Dr. Silke Schönert. Mit 100 Tage Projektmanagement unterstützt sie Organisationen der öffentlichen Verwaltung und IT-Unternehmen dabei, ein organisationsweites, modernes Multiprojektmanagement zu implementieren und damit sowohl ihre Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit als auch die Projektergebnisse deutlich zu verbessern. Ebenso können sich Berufstätige bei der Expertin im Projektmanagement am Institut für Projektmanagement-Exzellenz qualifizieren – je nach den entsprechenden Projekten oder den angestrebten beruflichen Zielen.

„Jedes Projekt startet mit nicht mehr als einer Idee, für deren Umsetzung Projektmanagement den Weg aufzeigt, freiräumt und absichert“, erklärt die Professorin für Projektmanagement. Neben der zielgruppengerechten Qualifizierung durch ihr Coaching bietet Dr. Silke Schönert außerdem die Einführung und Optimierung des organisationsweiten Projektmanagementstandards in Organisationen an. Ihr tiefgreifendes Fachwissen und ihre Expertise aus fast 30 Jahren Erfahrung vermittelt sie ihren Kunden nicht nur als theoretische Grundlage, sondern auch praktisch bei der Arbeit am Projekt. Die Ergebnisse ihrer Arbeit von 100 Tage Projektmanagement sprechen für sich: reibungslose und effiziente Prozesse, qualifizierte und motivierte Mitarbeitende und messbare Projekterfolge. Im Interview verrät Dr. Silke Schönert, warum das Projektmanagement für Unternehmen immer wichtiger wird, mit welchen Problemen ihre Kunden auf sie zukommen und welche Mission sie mit ihrer Arbeit verfolgt.  

Dr. Silke Schönert von 100 Tage Projektmanagement bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Dr. Silke Schönert! Wie gestaltet sich Ihre Dienstleistung und welche Probleme haben Ihre Kunden?  

Zum einen bieten wir mit 100 Tage Projektmanagement für Unternehmen die Optimierung und Professionalisierung des organisationsweiten Projektmanagements innerhalb von 100 Tagen an und zum anderen qualifizieren wir am Institut für Projektmanagement-Exzellenz Privatkunden oder Mitarbeitende von Unternehmen für Projekte, Projektmanagement und einen aussichtsreichen Karriereweg. 

Projekte zu managen, hat viel mit gesundem Menschenverstand zu tun, der aber irgendwann an seine Grenzen stößt. Vor allem dann, wenn es zu viele oder zu komplexe Projekte werden und der Zeitdruck zu groß ist, verzögern sich Projekte bis zum vollständigen Scheitern. In der Folge werden sie teurer, der Druck für die Mitarbeitenden steigt und es entsteht Stress im Team. Dann geht es darum, das Ganze stärker zu organisieren. Diese Organisation basiert auf vier Säulen: Prozesse optimieren und ein Projektmanagementhandbuch erstellen, Qualifikation, das Projektmanagement organisatorisch im Unternehmen verankern sowie eine Anlaufstelle schaffen und zu guter Letzt ein System einführen. Der Start funktioniert mit einer Office-Lösung, aber es gibt natürlich auch funktionsmächtige Multiprojektmanagement-Werkzeuge. 

Die Probleme unserer Zielgruppen müssen wir getrennt betrachten: So haben die Teilnehmenden des 100 Tage Projektmanagements, das sich an Organisationen der öffentlichen Hand und Unternehmen richtet, das Problem, dass ihre Projekte oft unorganisiert laufen. Die Organisationen sind überfordert, die Leitung verliert zunehmend den Überblick und die Mitarbeitenden sind gestresst. Im gleichen Zuge sind auch die Kunden oder die Bürgerinnen und Bürger oft entsprechend unzufrieden. 

Die zweite Zielgruppe des Instituts für Projektmanagement-Exzellenz, also die Teilnehmenden der Trainings und Zertifizierungen, haben ebenfalls das übergeordnete Problem der Überforderung. Sie werden Projekten zugeteilt, müssen diese managen, wissen aber nie, ob sie gerade das Richtige tun oder ihr Ziel damit verfehlen. Sie kämpfen sich quasi mit Versuch und Irrtum durch ihre Projekte. Innerhalb dieser Zielgruppe gibt es allerdings auch noch jene, die gezielt und proaktiv ihre Karriere fördern möchten. Ihr Ziel ist es, systematisch eine erfolgreiche Projektkarriere aufzubauen. Dabei können unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden – beispielsweise Projektmanagement, Programm-Management, PMO, Change Management oder Projektmarketing. 

Dr. Silke Schönert: Die Selbstversuche scheitern meist aufgrund fehlender Systematik

Haben Ihre Kunden von 100 Tage Projektmanagement im Vorfeld bereits selbst versucht, ihre Probleme zu lösen? Welche Erfahrungen haben sie dabei gemacht? 

Auf Unternehmensseite gibt es verschiedene Ansätze, mit welchen versucht wird, die Probleme zu lösen. Vereinzelt wurden Seminare zum Thema Projektmanagement besucht oder ein Projektmanagement-Tool eingeführt. Manche haben auch probiert, sich von anderen Unternehmen abzuschauen, wie diese agieren und deren Vorgehen zu übertragen. Alle drei Ansätze funktionieren jedoch nicht. Das, was bei einem anderen Unternehmen funktioniert, läuft nicht unbedingt beim eigenen und ein Tool managt noch keine Projekte. Wenn man nicht genau weiß, wie man es nutzt, ist es wertlos und stiehlt sogar noch Zeit. Insgesamt liefern diese Ansätze kein systematisches Projektmanagement und damit keine Erfolge. 

Auch, wer glaubt, in standardisierten Seminaren alles über das Projektmanagement zu lernen und das Wissen im eigenen Unternehmen umsetzen zu können, wird meist enttäuscht. In Projekten gibt es unterschiedliche Rollen: wie zum Beispiel die Projektleitung, die Projektmitarbeitenden, die Führungskräfte sowie das Projektmarketing, das Controlling und das Change Management. Das heißt, es ist spezielles Wissen nötig, das nicht nach dem Gießkannenprinzip verabreicht werden kann. Zudem ist es organisatorisch nicht machbar, dass alle Mitarbeitenden wochenlang in Seminaren sind, weil sie durch ihre laufenden Projekte stark beansprucht sind. Sie werden eher on-the-job, das heißt im Betrieb selbst ausgebildet, sodass sie das Wissen direkt anwenden und auf zukünftige Projekte übertragen können. 

Die Mitarbeitenden haben es zuvor oft mit Ausprobieren und Improvisieren versucht. Sie haben Wissen aus Büchern und Seminaren aufgenommen, können es in ihren Projekten jedoch nicht praktisch anwenden.

100 Tage Projektmanagement: Mit Struktur zu mehr Projekten und besseren Ergebnissen 

Wie laufen Projekte während der Zusammenarbeit mit Ihnen üblicherweise ab?  

Bei 100 Tage Projektmanagement gibt es zunächst ein kleines Kernteam, welches sich in der Regel aus verschiedenen Abteilungen zusammensetzt. In diesem Team wird ein Zielbild entwickelt, wie das Unternehmen künftig seine Projekte abwickeln möchte. Gemeinsam wird ein Projektmanagementhandbuch entworfen, das beinhaltet, wie Projekte gestartet und abgeschlossen werden, welche Berichte es gibt, wie eine Projektskizze entworfen und ein Projekt geplant und auch, wie Stakeholder eingebunden werden. Im Anschluss werden alle Mitarbeitenden auf diese neuen Prozesse geschult. Parallel unterstütze ich die Unternehmen dabei, eine Anlaufstelle für Projektmanagement im Unternehmen aufzubauen. Dort soll Wissen im Unternehmen verankert werden, das zur Verfügung steht, wenn es Fragen gibt, Projekte zufriedenstellend laufen oder neue Projektleitungen Unterstützung benötigen. Im vierten Schritt kommen die Tools ins Spiel. Wenn man weiß, was man machen möchte, kann festgelegt werden, welches Tool dafür am besten geeignet ist.  

Ich habe bereits sehr große Organisationen wie die Bundeswehr, die AOK oder die Städte Wuppertal, Köln sowie zahlreiche andere, aber auch Bundesländer oder Ministerien unterstützt. Das Ziel: Statt Projektfrust gibt es reibungslose Abläufe, sodass sich die Mitarbeitenden auf die Projektinhalte konzentrieren können. 

Beim Institut für Projektmanagement-Exzellenz werden im ersten Schritt die Ziele der Kunden definiert. Sind sie aktuell in einem Projekt, das sie überfordert und brauchen schnelle Unterstützung? Oder sind es Kunden, die ganz gezielt ihre Karriere aufbauen wollen und sich eine systematische Karriereförderung benötigen? Sind diese Fragen geklärt, erhalten die Kunden ihren individuellen Fahrplan für die Zusammenarbeit. 

100 Tage Projektmanagement führt jeden zum Erfolg  

Wie schaffen Sie diese Basis für Ihre Kunden? Worin unterscheiden sich die Zielgruppen und wie kann man sich die Zusammenarbeit vorstellen? 

Kunden aus Organisationen der öffentlichen Verwaltung und IT-Unternehmen führen immer mehr Projekte durch und benötigen daher neue Strukturen und weitere Qualifikationen. Es werden Mitarbeitende aus allen möglichen Fachdisziplinen in Projekten eingesetzt, egal ob sie Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaftslehre oder Kulturwissenschaft studiert haben.

„Dass Mitarbeitende fachlich gut sind, heißt nicht zwangsläufig, dass sie auch gut Projekte managen können.“

Schließlich braucht es dafür noch einmal ganz andere Fähigkeiten. Diese können sie mit meiner Unterstützung erlangen. Ich führe Coachings, Qualifizierungsmaßnahmen und Zertifizierungen durch und bringe sie auf den Karriereweg Projektmanagement. Die Mitarbeitenden bekommen so eine feste Orientierung und Sicherheit darin, wie sie ihre Projekte umsetzen und kennen immer den nächsten Schritt, ohne dass sie „ins Schwimmen“ geraten. 

Berufstätige kommen meist zum Institut für Projektmanagement-Exzellenz, bevor sie sich eine neue Stelle suchen oder den nächsten beruflichen Schritt planen. Sie haben erkannt, dass sie eine Zusatzqualifizierung brauchen und das Projektmanagement professionalisieren wollen, um auf einem hohen Level einzusteigen. Einige von ihnen stecken auch bereits mitten in Projekten und wissen nicht genau, wie sie weiter vorgehen sollen. 

In der Regel biete ich Einzelcoachings an, es sind aber auch Coachings für Kleingruppen möglich. Außerdem nutze ich LearningSuite, um noch stärker asynchron arbeiten zu können, was den Teilnehmenden deutlich mehr Flexibilität gibt. Grundsätzlich biete ich meine Unterstützungsleistungen online, aber auch vor Ort an. Beispielsweise habe ich Kunden von Google, die in New York sitzen, da ist die Onlinezusammenarbeit natürlich sinnvoll. 

Gibt es gegenüber dem Projektmanagement typische Vorurteile oder Bedenken, mit denen Kunden Sie konfrontieren?  

Oft fehlt es tatsächlich am Bewusstsein dafür, dass zwischen Projektmanagement nach gesundem Menschenverstand und professionellem Projektmanagement Welten liegen. Teilweise ist Unternehmen aus verschiedensten Gründen noch nicht bewusst, dass sie Projekte durchführen und managen müssen. Ein weiteres Problem stellt das persönliche Zeitmanagement dar. So tritt vielfach die Fehlannahme auf, dass eine Optimierung des Projektmanagements ohnehin nicht möglich sei. Es ist demnach wichtig, den Zusammenhang zwischen Projektmanagement und Projekterfolg zu erkennen.

Dr. Silke Schönert erklärt, worauf es bei einem Anbieter zu achten gilt

Was würden Sie sagen, woran Kunden einen schlechten Anbieter am Markt erkennen können? Worauf sollten sie achten?  

Als weniger sinnvolle Angebote würde ich vorrangig jene bezeichnen, die das Thema entweder rein theoretisch oder aber rein praxisorientiert vermitteln. Schließlich ist am Ende eine gesunde Mischung aus beidem nötig. Das zielführende theoretische Fundament muss daher mit praktischer Erfahrung gekoppelt werden, um Erfolge zu erzielen. Ein anderer Anhaltspunkt ist der Themenschwerpunkt. Wird lediglich allgemeines Wissen vermittelt, ist das wenig zielführend. Auch sollte auf mehrere Methoden zurückgegriffen werden. Klammert sich ein Anbieter an einer einzigen Methode fest, sollte man hier besser die Finger davon lassen. Es gilt, den gesamten Werkzeugkoffer zu kennen und stets zu wissen, wann was zum gewünschten Erfolg führt.

Am Ende ist es wichtig, dass das Projektmanagement wirksam ist. Ich bin Professorin für Projektmanagement und arbeite selbst seit fast 30 Jahren in Projekten, sodass ich zu diesem Thema wirklich nahezu alles gelesen, gesehen und gemacht habe. Es ist unglaublich spannend, macht mir viel Spaß und ich glaube, dass ich eine gute Theorie-Praxis Kombination zu bieten habe. 

Der Weg zu 100 Tage Projektmanagement – Der Werdegang von Dr. Silke Schönert

Jetzt haben Sie schon ein wenig über Ihren Hintergrund verraten. Wie sieht ihr Werdegang aus und woher stammt die große Leidenschaft für das Thema Projektmanagement?  

Ich habe Informatik studiert und war dabei zunächst mäßig erfolgreich. Für mich war das Studium in den ersten Semestern eher langweilig und hat wenig Spaß gemacht. Zudem wurde mir nicht klar, wofür ich die Inhalte überhaupt lerne. Im vierten Semester hatte ich die Vorlesung Projektmanagement und einen echten Aha-Moment erlebt. Plötzlich wurde mir klar, dass es Projektmanagement ist, das wirklich dabei hilft, Probleme von Menschen und Organisationen geordnet zu einer Lösung zu bringen. Ich war fasziniert, weil ich plötzlich die fehlende Verbindung zwischen Problemen auf der einen und den Informatiklösungen auf der anderen Seite erkannte. Schließlich habe ich meine Abschlussarbeit und später auch meine Doktorarbeit über Projektmanagement geschrieben und war anschließend im Projektmanagement für Organisationen der öffentlichen Hand und für IT-Unternehmen tätig. 

Nach vielen Projekten in der Praxis bin ich zurück in die Lehre, weil mir klar war, dass ich mein Wissen gern weitergeben möchte. Bei allen Beteiligten, vom Auftraggeber bis hin zum Mitarbeitenden, hängt so viel Frust daran, wenn Projekte schlecht laufen. Gerade Deutschland gerät ja öfter in die Kritik, weil Projekte nicht reibungslos laufen und andere Länder das zum Teil besser hinbekommen. Dieses Thema war noch nie so aktuell wie heute. Das ist der Grund, warum ich mich mit Projektmanagement beschäftige.

Darüber hinaus gibt es zwei weitere Gründe: Erstens ist jedes Projekt anders und immer einzigartig – und zweitens startet ein Projekt immer mit nicht mehr als einer Idee. Irgendjemand hat eine Idee – dann kann es entweder passieren, dass diese in Vergessenheit gerät oder schnell wegdiskutiert oder aber, dass ihre Umsetzung geplant wird. Hier sorgt das Projektmanagement dafür, dass die Idee weiterlebt und Schritt für Schritt umgesetzt wird, bis die gewünschten Ergebnisse erreicht sind. Ein weiterer Punkt, den ich als besonders wichtig erachte, ist das Projektmanagement als Zukunftswissen. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende brauchen die oft zitierten und dringend benötigten Future Skills, um sich für die Zukunft beziehungsweise ihre weitere Berufstätigkeit aufzustellen. 

100 Tage Projektmanagement schafft Krisensicherheit und Innovationsfähigkeit  

Was ist Ihre Vision für die Zukunft und warum glauben Sie, dass das Projektmanagement sowohl für einzelne Personen als auch für Unternehmen langfristig immer wichtiger wird?  

Meine Vision ist es, noch mehr Unternehmen dabei zu unterstützen, ideale Abläufe wie in einem Schweizer Uhrwerk zu erreichen, damit Aufgaben effizient angegangen werden können und jeder erfolgreich seine Arbeit machen kann. Ich möchte Kundinnen und Kunden für einen sicheren Umgang in Projekten ausbilden, sodass Projekte erfolgreich ausgeführt und abgeschlossen werden können.

„Projektmanagement bedeutet immer, etwas von Zustand A zu Zustand B zu bringen und das ist wichtig, denn ohne Veränderung kann nie eine Verbesserung stattfinden. Mit dem Status quo ist man nie in der Lage, irgendetwas zu verbessern.“ 

Fest steht: Egal, aus welcher Fachrichtung man kommt – ein funktionierendes Projektmanagement ist essenziell. Schließlich werden in allen Disziplinen Projekte durchgeführt – fast alle davon interdisziplinär. Zudem verändern sich Unternehmen stark. Früher machte man Karriere, indem man vom Mitarbeitenden zur Abteilungsleitung aufstieg, heute macht man vielfach über Projekte Karriere. Das Institut für Projektmanagement-Exzellenz liefert das nötige Zukunftswissen, unabhängig davon, wo man gerade steht. 

Für Unternehmen sieht es so aus: Sie gründen ihren Erfolg vor allem auf Stabilität und Innovation. Jede Innovation wird dabei über Projekte erreicht. Das heißt, je besser Projekte durchgeführt werden, umso innovativer kann man sein. Und umso besser gelingt es, sich zu positionieren, Nutzen zu stiften und mit den kontinuierlichen Veränderungen Schritt zu halten. Projektmanagement schafft also auch Handlungsfähigkeit sowie Zukunfts- und Innovationsfähigkeit. Und von alldem werden wir in Zukunft noch mehr brauchen.