Digitalisierung im Mittelstand – die Krise als Chance

In Zeiten der Corona-Pandemie kämpfen viele Unternehmen um ihre Existenz. Vor allem die Unternehmen, die bisher noch zu wenig in die eigene Digitalisierung investiert haben und nun den Betrieb mit den Mitarbeitern im Homeoffice bewältigen müssen. Dabei ist die Digitalisierung im Mittelstand auch nach der Krise enorm wichtig für das weitere Bestehen. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Tools und Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen digitalisieren und zugleich die Flexibilität verbessern. Wenn Sie das ganze richtig strategisch angehen wollen, finden Sie hier den passenden Guide!

Digitalisierung im Mittelstand bedeutet Flexibilität in allen Lagen

Natürlich ist die Digitalisierung im Mittelstand vor allem in Zeiten der Krise ein wichtiges Thema. Doch auch nach dem Ende der Pandemie bietet eine durchgeführte Digitalisierung für den Mittelstand mehr Sicherheit, da die Flexibilität der Arbeit deutlich vergrößert werden kann. Somit profitieren nicht nur Ihre Mitarbeiter von der Digitalisierung, sondern auch Ihr Unternehmen. Digitalisierung ist allerdings auch eine häufig genutzte Worthülse: Viele Unternehmen verstehen schon unter dem Einsatz von E-Mails einen Beitrag zur Digitalisierung. Dabei gibt es längst viel intelligentere Tools, die Ihre Firma tatsächlich schnell nach vorne bringen und die Prozesse vereinfachen. Vier davon stellen wir hier vor.

Zoom – Video- und Audiokonferenzen in hoher Qualität

Zoom ist aktuell in aller Munde. Schließlich mussten alle möglichen Gespräche und Meetings nur noch digital abgehalten werden. Zoom ist eine Software, welche solche Konferenzen nicht nur erlaubt, sondern diese auch sehr einfach steuerbar macht. Zudem ist Zoom äußerst flexibel, sodass Sie als Nutzer zwischen Video-Calls und reinen Audio-Calls unterscheiden können. Zoom lässt sich als einfacher Telefonersatz nutzen, kann aber auch für Meetings mit mehr als 100 Teilnehmern eingesetzt werden. Allerdings müssen Sie dabei einige Punkte beachten. Denn der Preis der Software hängt maßgeblich davon ab, welchen Bedarf Sie haben. Zoom an sich ist kostenfrei nutzbar, weist dann aber Beschränkungen in der Teilnehmerzahl und in der Dauer der Gespräche auf. Allerdings gibt es weitere Tarife, welche gestaffelte Kosten und eine gestaffelte Leistungspalette enthalten. Abhängig von der Branche Ihres Unternehmens und abhängig von dessen Größe können Sie somit sehr einfach den passenden Tarif wählen. Der Premium-Tarif kostet beispielsweise 13,99 Euro pro Monat und Moderator und kann Events mit 100 Teilnehmern bewältigen. Die Digitalisierung im Mittelstand lässt sich mit diesem Tarif häufig sehr gut erreichen, da nur wenige Betriebe höhere Teilnehmerzahlen erreichen.

Slack – Unternehmenskommunikation leicht gemacht

Nicht immer sind Telefongespräche oder Videomeetings notwendig. Die Digitalisierung im Mittelstand bietet aber weitere Möglichkeiten der schnellen und vor allem nachhaltigen Kommunikation. Mit Slack steht ein Messenger bereit, welcher sich vor allem für Teams und kleine und mittelständische Unternehmen besonders gut eignet. In der Grundversion ist Slack kostenfrei und bietet für die meisten Unternehmen ausreichende Features. So können beispielsweise die letzten 10.000 Nachrichten der Teilnehmer nachvollzogen werden. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen weitere Features wünschen, beispielsweise eine stärkere Integration in bestimmte Apps oder bestimmte Software-Lösungen, gibt es auch bei Slack kostenpflichtige Lösungen. Diese liegen allerdings bei maximal 11,75 Euro pro Monat und sind somit sehr günstig zu erwerben. Die Digitalisierung im Mittelstand produziert also nicht horrende Kosten, sondern kann bereits mit einem kleinen Budget realisiert werden.

Trello – Projektmanagement in Zeiten der Digitalisierung

Ein gutes Projektmanagement ist der Kern vieler Unternehmen. Die Digitalisierung im Mittelstand erlaubt Ihnen ein flexibles Projekt- und Teammanagement mit vielen digitalen Funktionen. Trello ist eine Software, welche sich perfekt dazu eignet, da diese sowohl für die Mitarbeiter der eigenen Firma als auch für die Mitarbeiter im Homeoffice direkt zur Verfügung steht. Durch eigene Bords und Projekte können Aufgaben, Deadlines und ähnliche Bereiche sehr einfach erstellt, erfasst und abgearbeitet werden. Trello ist dabei so intuitiv nutzbar, dass Ihre Mitarbeiter schnell und nachhaltig mit diesem Programm arbeiten werden. Sie werden begeistert sein, wie stark eine Software wie Trello die Produktivität im Unternehmen steigern kann. Sie sehen also, die Digitalisierung im Mittelstand ist nicht immer mit großem Aufwand verbunden. Manchmal kann die Digitalisierung für den Mittelstand auch spielerisch und einfach erfolgen. Dennoch ist Trello eine ausgewachsene Management-Software, welche auch die höchsten Ansprüche erfüllt. Zudem ist Trello mit vielen Funktionen kostenlos nutzbar. Dabei gibt es nur wenige Einschränkungen. Probieren Sie Trello einfach einmal aus. In vielen Unternehmen des Mittelstands genügen bereits die freien Features, um Trello problemlos nutzen zu können.

Lexoffice – Buchhaltung und mehr digitalisiert erledigen

Die Buchhaltung und das Controlling sind wichtige Arbeitsbereiche für Unternehmer. Auch hier sollte die Digitalisierung im Mittelstand Einzug halten. Denn nur durch eine gezielte Digitalisierung können die hohen Anforderungen in diesem Bereich sicher erfüllt werden. Von der einfachen Datenweitergabe an den Steuerberater bis zur einfacheren Prüfung aller Unterlagen gibt es viele Elemente, welche die Digitalisierung im Mittelstand verbessert.
Lexoffice ist ein solches Software-Wunder, welches perfekt an die Anforderungen von Unternehmen angepasst wurde und immer weiter verbessert wird. Lexoffice erleichtert nicht nur die Buchhaltung deutlich, sondern bietet zudem eine ganze Reihe von Schnittstellen, sodass die Datenerfassung automatisiert und somit beschleunigt werden kann. Vom Schreiben von rechtskonformen Rechnungen bis zum Mahnwesen ist in dieser Software alles enthalten. Zudem ist diese Software für ihren Leistungsumfang relativ günstig. In der größten Version bezahlen Sie pro Monat 16,90 Euro, welche sich steuerlich absetzen lassen.

Canvas – schnelle Design-Lösungen mit flexibler Nutzung

Das online nutzbare Tool Canvas ist eine echte Hilfe, wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf Grafiken, Bilder und andere Werbemittel zurückgreifen möchten. Mit Canvas erstellen Sie und Ihre Mitarbeiter nicht nur spielend einfach die unterschiedlichsten Webgrafiken, sondern können mit dem Programm auch Flyer und andere Werbemittel gestalten. Während große und leistungsstarke Grafikprogramme viel Geld kosten und einige Kenntnisse der Mitarbeiter verlangen, setzt Canvas auf einen anderen Ansatz. Spielend einfach können in diesem Programm die unterschiedlichsten Grafiken erstellt, bearbeitet und gespeichert werden. Ein Beispiel, bei welchem die Digitalisierung im Mittelstand nicht nur kostenfrei ist, sondern sogar noch aktiv Geld spart, wenn Sie solch einfache Aufgaben bisher ausgelagert haben. Die Digitalisierung im Mittelstand kann also auch bedeuten, mehr Leistungen im eigenen Unternehmen zu zentralisieren.

Neue Tools und neue Kosten – rentiert sich die Digitalisierung im Mittelstand überhaupt?

Die Frage nach den Kosten ist in jedem Fall berechtigt. Denn besonders der Mittelstand hat in der Regel nur begrenzte Investitionsmöglichkeiten und keine unbegrenzten Ressourcen. Dementsprechend muss sich die Digitalisierung im Mittelstand auch unternehmerisch rechnen. Mal abgesehen von der besonderen Situation in Zeiten der Corona-Pandemie, bietet die Digitalisierung deutliche Vorteile. Zum einen sparen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Erledigung der täglichen Aufgaben viel Zeit. Das allein sorgt bereits für eine höhere Produktivität. Wenn Sie Mitarbeitern dank der digitalen Tools erlauben können, tageweise im Homeoffice zu arbeiten, steigert das nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, welche beispielsweise bei Handwerkerterminen weiterhin produktiv arbeiten können, sondern stärkt auch Ihre Arbeitgebermarke. Sie werden somit für weitere Arbeitnehmer attraktiver und ziehen aktiv bessere Bewerber an. Die Investitionskosten rechnen sich also bereits nach kurzer Zeit für praktisch jedes Unternehmen.