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5 Tipps: So können Sie effizient arbeiten

Effizient arbeiten – das ist für alle Unternehmer ein wichtiges Ziel. Durch eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne und viel Ablenkung ist es jedoch oft nicht einfach, konzentriert zu bleiben. In diesem Ratgeber finden Sie 5 Tipps, wie Sie effizienter arbeiten und in weniger Zeit mehr erledigen können.

Effizient arbeiten Tipps

Wer ein Ziel anstrebt, muss sich auf dieses ausrichten und auf dem Weg dorthin bestimmte Dinge tun, um das Ziel zu erreichen. Bei Unternehmern verhält es sich dabei so, dass sie viele Aufgaben an ihre Mitarbeiter delegieren. Sie sind daher in mehrfacher Hinsicht gefordert. Denn sie müssen präzise Anweisungen geben, deren Einhaltung kontrollieren und gleichzeitig dafür sorgen, dass das Team harmoniert. Effizient zu arbeiten ist hier das A und O, um als Unternehmer mit seinem Team langfristig erfolgreich zu sein. Mit den folgenden Tipps können Sie effizient arbeiten und dabei die Effizienz und den Zusammenhalt Ihrer Mitarbeiter nachhaltig steigern.

1. Mit Supervisionen arbeiten

Bevor Strukturen ausgearbeitet werden, geht es um den zwischenmenschlichen Zusammenhalt. Ein Team, in dem es an allen Ecken und Enden kriselt, kann keine zufriedenstellende Leistung erbringen. Treffen Menschen unterschiedlichster Charaktere aufeinander, kommt es automatisch zu Spannungen, weil jeder Mensch Vorlieben und Abneigungen entwickelt hat. Effizientes Arbeiten setzt in einem Team jedoch ein harmonisches und respektvolles Miteinander voraus, bei dem jeder Mitarbeiter dem anderen vertraut. 

Supervisionen sind eine hervorragende Möglichkeit, aus einer Gruppe Menschen ein echtes Team zu machen. So kann ein Unternehmer effizientes Arbeiten auch unter den Mitarbeitern garantieren. Dafür reflektiert der Unternehmer regelmäßig, welche zwischenmenschlichen Probleme im Team auftreten. Eine Dominanz einzelner Mitarbeiter oder Charaktere, die sich nicht trauen, ihre Fähigkeiten voll einzubringen, können durch Teamsitzungen aufgedeckt werden. So kann man alle zwischenmenschlichen Probleme aus der Welt schaffen. Das setzt allerdings die Bereitschaft bei der Belegschaft und Unternehmensleitung voraus, sich eigenen Schwachpunkten zu stellen, um möglichst effizient und effektiv arbeiten zu können.

Effizient arbeiten im privaten und beruflichen Leben

2. Zeitpläne ermöglichen es, effizient zu arbeiten

Ist ein harmonisches Arbeitsklima geschaffen, sollte man das Zeitmanagement optimieren. Effizientes Arbeiten setzt voraus, dass es Zeitpläne gibt, die den Arbeitsalltag strukturieren. Besonders effektiv ist die Methode, mit der schwierigsten Aufgabe zu beginnen und diese nicht vor sich herzuschieben. Wer zu Beginn des Arbeitstages einen Erfolg verbucht, schafft eine positive Grundhaltung für den restlichen Tag, der dadurch nur erfolgreicher werden kann.

Organisatorische Aufgaben erfordern einen großen Zeitaufwand. Hier ist es sinnvoll, mit Zeitblöcken zu arbeiten: Einer festgelegten Zeitspanne zum Abarbeiten von E-Mails folgt eine Pause, in der der Mitarbeiter entweder etwas anderes bearbeiten oder eine Pausenzeit nehmen kann. Ein Beispiel hierfür wäre die Pomodoro-Technik, bei der sich kurze Arbeitsphasen mit fünfminütigen Pausen abwechseln. So entstehen kleine Arbeitsblöcke, die die Aufmerksamkeit nicht ermüden lassen und effizientes Arbeiten ermöglichen.

Mit dieser Arbeitsweise kommt kein Leistungsdruck auf – man muss nicht erst 50 Mails beantworten, bevor es eine Pause gibt. Stattdessen stellt sich ein zufriedenes Gefühl ein, eine Aufgabe erfolgreich abgearbeitet zu haben. Jeder Mensch ist nur entsprechend seiner inneren Grundhaltung produktiv. Deshalb ist es wichtig, von einem Erfolgserlebnis zum Nächsten zu gehen und dadurch die Motivation für die täglichen Aufgaben zu schaffen. In diesen Arbeitsphasen kann dank der darauffolgenden Pausen besonders effizient gearbeitet werden.

3. Realistische Einschätzungen machen

Ob es um die Fähigkeiten der Teammitglieder oder die Zeit geht, die für die einzelnen Aufgaben veranschlagt wird – es geht immer um eine realistische Einschätzung dessen, was möglich ist. Denn nur so kann man effektiv arbeiten. Natürlich entwickelt sich der Mensch weiter, er perfektioniert seine Fähigkeiten und man entwickelt bei wiederholten Aufgaben mehr Präzision und größere Schnelligkeit. Trotzdem sollte es für jede Aufgabe ausreichend Bearbeitungszeit geben. Zeitdruck in der Produktion führt zu Fehlern, aber auch im Prozess der Ideenfindung funktioniert der Mensch nicht auf Knopfdruck. Deshalb sollte in diesen Bereichen ein realistischer Zeitaufwand definiert werden, der auch sogenannte Pufferzeiten einschließt, um effizientes Arbeiten möglich zu machen.

4. Für die Gesundheit vorsorgen

Der Mensch ist von der physischen und psychischen Verfassung abhängig. Deshalb sollten Unternehmen dafür sorgen, dass die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer nicht durch den Job in Mitleidenschaft gezogen wird. Da sich der Arbeitsalltag immer mehr im Sitzen abspielt, müssen entsprechende Präventionsmaßnahmen ergriffen werden. Denn der menschliche Körper ist für diese Art der Dauerbelastung nicht geschaffen und das verhindert effizientes Arbeiten maßgeblich.

Neben Bewegungsangeboten in den Pausen sollten Arbeitgeber auch Möglichkeiten wie die Meditation oder Yoga integrieren. Diese Übungen sorgen durch das bewusste Abschalten des Denkens für innere Erholung, während spezielle Rückenübungen Verspannungen in der Nackenmuskulatur vorbeugen. In diesen bewussten Auszeiten reduzieren sich die Stresshormone im Körper. Nach diesen Pausen können Mitarbeiter wieder effizient arbeiten.

5. Effizient arbeiten dank Ordnung und Struktur

Obwohl es für die Gesundheit wichtig ist, sich täglich zu bewegen, sollten die Wege in einem Büro oder Arbeitsbereich überschaubar sein. Wer ständig von einem Ort zum anderen auf Wanderschaft gehen muss, um sich Arbeitsmaterialien oder Akten zusammenzusuchen, unterbricht ständig seinen produktiven Fluss – Effizientes Arbeiten ist unmöglich. Auch die Ordnung am Arbeitsplatz hat ihren Stellenwert. Je ordentlicher der Raum und der Schreibtisch, desto geordneter die Gedanken. Von Unordnung geht eine Energie aus, die ein effizientes Arbeiten nicht möglich macht, da sich dadurch auch die menschliche Energie zerstreut. Allein eine optische Ablenkung genügt, damit die Gedanken ständig abschweifen. Deshalb sollten Arbeitsplatz und Arbeitsraum klar strukturiert und aufgeräumt sein. 

Diese fünf Tipps helfen Arbeitgebern und Mitarbeitern, effizient und effektiv zu arbeiten. Wer sich als Unternehmer um seine Belegschaft bemüht, gesundheitliche Angebote fördert, für jeden Mitarbeiter ein offenes Ohr hat und zu Eigeninitiative aufruft, kann sich auf ein Team verlassen, das effizient arbeitet und ganz sicher jederzeit hinter dem Unternehmen steht.

Geschrieben von

Anne Kläs hat einen Master of Education in Französisch und Religion, ist Expertin für hochwertigen Content und beim Gewinnermagazin für das Führen von Unternehmer-Interviews verantwortlich.

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