Künstliche Intelligenz ist für Unternehmen kaum noch zu übersehen. Neue Werkzeuge und Möglichkeiten sorgen dafür, dass sich gerade wachsende Betriebe intensiver mit Automatisierung beschäftigen. Gleichzeitig zeigt sich im Alltag schnell, dass Interesse allein noch nicht zu einer sinnvollen Anwendung führt. Erste Versuche werden gestartet, einzelne Tools getestet und Ideen gesammelt, doch welcher konkrete Nutzen daraus für das Unternehmen entsteht, bleibt häufig offen. Marc Wehning erlebt genau diese Unsicherheit regelmäßig im Austausch mit Geschäftsführern: „KI und Automatisierung sind inzwischen überall Thema. Vielen Unternehmen fällt es aber noch schwer, daraus einen konkreten Nutzen für den eigenen Betrieb abzuleiten.“
„Ich erlebe immer wieder, dass Unternehmen schnell mit KI starten möchten, obwohl die nötige Basis dafür noch gar nicht geschaffen ist“, erklärt Marc Wehning.
Er kennt diese Herausforderungen nicht nur aus seiner heutigen Beratung, sondern auch aus eigener unternehmerischer Erfahrung. Rund 20 Jahre lang führte der Diplom-Informatiker ein E-Commerce-Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern und rund 40 Millionen Euro Umsatz. 2025 absolvierte er zusätzlich ein Aufbaustudium zum Thema künstliche Intelligenz am Massachusetts Institute of Technology und ist nebenberuflich als Lehrbeauftragter an der FOM Hochschule tätig. Heute unterstützt Marc Wehning vor allem kleine und mittelständische Unternehmen dabei, geeignete Einsatzmöglichkeiten für Automatisierung zu erkennen und so umzusetzen, dass sie im betrieblichen Alltag tatsächlich funktionieren.
Erst den Zeitfresser finden: Dann lohnt sich der Blick auf KI
Wer im Unternehmen nach einem geeigneten Einsatz für KI sucht, sollte nicht mit der Auswahl eines Tools beginnen. Für Marc Wehning steht zuerst die Frage im Mittelpunkt, welche wiederkehrenden Tätigkeiten im Arbeitsalltag besonders viel Zeit binden. „Ich schaue zuerst darauf, womit Mitarbeiter regelmäßig Stunden verbringen, obwohl sich die Aufgabe immer wiederholt. Genau dort lohnt es sich, genauer hinzusehen“, so Marc Wehning. Das kann die Buchhaltung betreffen, die Lagerhaltung oder einen anderen administrativen Bereich. Wichtig ist zunächst, dass der Engpass konkret benannt werden kann.
Erst dann lässt sich beurteilen, ob eine Automatisierung tatsächlich weiterhilft. Aufgaben wie das Prüfen, Übertragen, Zuordnen oder Weiterleiten von Informationen können sich über Wochen und Monate zu einem erheblichen Zeitaufwand summieren. Für Geschäftsführer verschiebt sich damit die Ausgangsfrage: Nicht „Welche KI können wir einsetzen?“, sondern „Welche Aufgabe bindet regelmäßig Mitarbeiter, obwohl sie sich wiederholt und möglicherweise automatisieren lässt?“ Wer darauf eine klare Antwort findet, hat einen konkreten Prozess, bei dem sich der Einsatz von KI genauer prüfen lässt.
Die Basis schaffen: Marc Wehning erklärt, warum Daten und Systeme vor der KI kommen
Ist ein geeigneter Engpass gefunden, heißt das noch nicht automatisch, dass dort sofort eine KI-Lösung eingesetzt werden sollte. Zunächst muss klar sein, wie der betroffene Ablauf funktioniert und auf welche Informationen eine Automatisierung überhaupt zugreifen kann. Genau daran fehlt es nach Erfahrung von Marc Wehning in manchen Unternehmen. Sie möchten möglichst schnell mit KI arbeiten, obwohl die technischen oder organisatorischen Voraussetzungen dafür noch nicht vorhanden sind. In solchen Fällen setzt er bewusst früher an. Bei einem seiner Kunden führte er beispielsweise zunächst ein CRM-System ein.
„Manchmal ist der richtige erste Schritt eben noch keine KI-Lösung. Zunächst muss eine verlässliche Datenbasis vorhanden sein, auf der wir überhaupt aufbauen können“, betont Marc Wehning.
Denn eine Automatisierung kann nur so zuverlässig arbeiten wie die Informationen, die ihr zur Verfügung stehen. Sind Daten unvollständig, uneinheitlich gepflegt oder über verschiedene Systeme verteilt, führt auch der Einsatz von KI nicht automatisch zu besseren Ergebnissen. Entscheidend ist deshalb, welche Daten ein Unternehmen zur Verfügung stellt und wie verlässlich diese sind. Bevor neue Anwendungen eingeführt werden, kann es sinnvoller sein, zunächst bestehende Systeme und Abläufe in Ordnung zu bringen. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Aufgaben zuverlässig automatisiert werden können und wo der Einsatz von KI einen konkreten Nutzen bringt.
Klein anfangen: Ein klarer Prozess statt eines großen KI-Projekts
Sind die Voraussetzungen vorhanden, muss daraus kein monatelanges IT-Projekt entstehen. Marc Wehning beginnt zunächst mit einem zwei- bis dreistündigen Workshop im Unternehmen, um die Abläufe kennenzulernen und einen konkreten Ansatzpunkt auszuwählen. Statt mehrere Bereiche gleichzeitig zu verändern, wird zunächst ein einzelner Prozess angegangen, bei dem sich der Nutzen vergleichsweise schnell erkennen lässt. Als Beispiel nennt Marc Wehning die Belegsteuerung in der Buchhaltung. Ist diese bislang weitgehend manuell organisiert, kann eine entsprechende Automatisierung nach seiner Erfahrung innerhalb von etwa drei bis vier Wochen nach der Beauftragung umgesetzt werden. „Gerade bei klar abgegrenzten Prozessen kann man sehr schnell sehen, ob die Automatisierung im Alltag wirklich funktioniert“, sagt Marc Wehning. Bewährt sich die Lösung, können anschließend weitere Prozesse Schritt für Schritt betrachtet werden.
Auch nach der Einführung sollte nachvollziehbar bleiben, ob der automatisierte Ablauf zuverlässig funktioniert. Kunden können deshalb den jeweiligen Status einsehen und erkennen, wenn an einer Stelle etwas nicht wie vorgesehen läuft. Anpassungen können etwa notwendig werden, wenn ein eingesetztes System durch ein Update verändert wird. Auch Datenschutz und Compliance müssen bei der Umsetzung berücksichtigt werden. Eine schnelle Umsetzung allein reicht deshalb nicht. Entscheidend ist, dass die Automatisierung auch im laufenden Betrieb stabil arbeitet und für das Unternehmen kontrollierbar bleibt.