Novist®: Digitalisierung in der Steuerkanzlei richtig umsetzen

Das Steuerwesen galt lange als Inbegriff von Stabilität. Klare Aufgabenverteilungen, eingespielte Teams und gewachsene Routinen sorgten für Verlässlichkeit im Kanzleialltag. Gerade kleinere und mittlere Steuerkanzleien bauten ihre Sicherheit auf analogen Abläufen auf, während technologische Veränderungen nur schrittweise Einzug hielten. Die Rahmenbedingungen haben sich spürbar verändert. Verpflichtende E-Rechnungen, fortlaufende DATEV-Anpassungen und neue digitale Anforderungen erhöhen den Anpassungsdruck. Viele Kanzleien reagieren darauf mit zusätzlichen Anwendungen und stellen fest, dass die erhoffte Entlastung ausbleibt. „Wenn historisch gewachsene Abläufe nicht klar dokumentiert sind, führt jede neue Anwendung zunächst zu zusätzlicher Komplexität – das erzeugt Verunsicherung statt Effizienz“, erklärt Ken Keiper, Steuerberater und fachlicher Leiter von Novist®. Bleibt diese Entwicklung unbeachtet, drohen ineffiziente Strukturen und ein schleichender Wettbewerbsnachteil.

„Nachhaltige Modernisierung beginnt nicht bei der Software, sondern bei der Klarheit über die eigenen Prozesse“, betont Ken Keiper.

Als einer der jüngsten geprüften Steuerberater Deutschlands, langjähriger Dozent mit über 500 gehaltenen Seminaren und Inhaber einer eigenen Kanzlei kennt er die fachlichen wie organisatorischen Herausforderungen aus erster Hand. Mit Novist® begleitet er Steuerkanzleien dabei, technologische Entwicklungen strukturiert einzuordnen und im Team verlässlich umzusetzen. Entscheidend ist dabei nicht die Anzahl eingesetzter Tools, sondern die Fähigkeit, Prozesse nachvollziehbar zu gestalten und gemeinsam zu tragen.

Ken Keiper von Novist®: Die Grenzen des bisherigen Kanzleimodells

Über viele Jahre war das klassische Kanzleimodell tragfähig. Analoge Routinen, klar verteilte Verantwortlichkeiten und eingespielte Abläufe sorgten für Stabilität und Verlässlichkeit im Alltag. Veränderungen vollzogen sich in überschaubaren Schritten, technologische Neuerungen ergänzten bestehende Strukturen, ohne sie grundlegend zu verändern.

Die Dynamik hat sich in den vergangenen Jahren deutlich erhöht. Regulatorische Vorgaben wie die verpflichtende E-Rechnung, fortlaufende DATEV-Updates und neue digitale Anforderungen greifen zunehmend in bestehende Abläufe ein. Was lange als stabile Organisationsform galt, steht unter wachsendem Anpassungsdruck. „Die traditionellen Abläufe waren lange ausreichend, doch unter den heutigen Rahmenbedingungen stoßen sie an strukturelle Grenzen“, erklärt Ken Keiper. Verfahren, die nicht regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden, verlieren an Effizienz und Reaktionsfähigkeit. Bewährte Strukturen funktionieren nicht mehr selbstverständlich – sie müssen aktiv gestaltet werden.

Tool-Flut ohne Struktur: Warum Technik Probleme verschärfen kann

In vielen Kanzleien folgt auf den steigenden Anpassungsdruck eine naheliegende Reaktion: Es werden neue Anwendungen eingeführt. Kommunikationsplattformen, digitale Dokumentenlösungen oder KI-gestützte Funktionen sollen Abläufe beschleunigen und den Mandantenservice verbessern. Die Erwartung ist klar – mehr Technologie soll für mehr Effizienz sorgen. Doch ohne klare Prozessstruktur bleibt dieser Effekt häufig aus. Neue Tools treffen auf nicht abgestimmte Abläufe, unterschiedliche Arbeitsweisen und unklare Zuständigkeiten. Statt Entlastung entsteht zusätzlicher Abstimmungsbedarf.

Genau hier liegt aus Sicht von Ken Keiper das Kernproblem: „Technologische Lösungen entfalten nur dann Wirkung, wenn die zugrunde liegenden Abläufe klar beschrieben und abgestimmt sind. Andernfalls verstärken sie bestehende Schwächen.“ Fehlende Standards führen dazu, dass Prozesse stark von einzelnen Personen abhängen. Vertretungen werden kompliziert, Qualitätssicherung wird erschwert, und digitale Werkzeuge multiplizieren bestehende Unklarheiten. Das Problem liegt daher nicht in der Technik selbst, sondern in der fehlenden strukturellen Basis, auf der sie eingesetzt wird.

Der eigentliche Hebel: Prozessklarheit und Kompetenzaufbau

Wenn digitale Werkzeuge auf ungeklärte Strukturen treffen, bleibt eine nachhaltige Verbesserung aus. Der entscheidende Schritt liegt daher vor jeder Tool-Einführung: in der systematischen Analyse der eigenen Arbeitsweisen. Welche Prozesse bestehen tatsächlich? Wer trägt Verantwortung? Wo entstehen regelmäßig Verzögerungen oder Fehlerquellen? Werden diese Fragen transparent beantwortet, entsteht eine stabile Basis für weitere Entwicklungen. Zuständigkeiten werden eindeutig festgelegt, wiederkehrende Tätigkeiten vereinheitlicht und Abläufe nachvollziehbar dokumentiert. 

Auf dieser Grundlage lassen sich Strukturen nicht nur stabilisieren, sondern gezielt weiterentwickeln. „Digitalisierung ist kein Technikprojekt, sondern ein Organisationsprojekt“, betont Ken Keiper. „Ohne klare Standards fehlt die Orientierung, die moderne Werkzeuge benötigen.“ Ebenso entscheidend ist die Kompetenz im Team. Prozesse bleiben nur dann tragfähig, wenn Mitarbeitende sie verstehen und sicher anwenden können. Standardisierung bedeutet dabei keine starre Regulierung, sondern transparente Strukturen, die gemeinsam getragen werden. Erst auf dieser Basis entfalten Automatisierung und digitale Anwendungen ihr tatsächliches Potenzial.

Ken Keiper: Der Ansatz von Novist® in der Praxis

Genau hier setzt Novist® an. Im Mittelpunkt steht nicht die schnelle Einführung neuer Anwendungen, sondern die systematische Klärung und Weiterentwicklung interner Strukturen. Kanzleien werden dabei unterstützt, ihre Prozesse zu analysieren, transparent zu dokumentieren und verbindlich zu standardisieren, bevor digitale Werkzeuge gezielt eingesetzt werden. Technologie wird so nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zur konsequenten Ergänzung klar definierter Abläufe. Wesentlicher Bestandteil dieses Ansatzes ist die enge Verbindung von Theorie und Praxis. Ken Keiper führt neben seiner Tätigkeit bei Novist® eine eigene Steuerkanzlei, die als Testumfeld für moderne Arbeitsweisen dient. Neue DATEV-Funktionen, digitale Schnittstellen oder organisatorische Anpassungen werden dort unter realen Bedingungen geprüft, bevor sie in Schulungs- und Coachingkonzepte übertragen werden. 

Die daraus gewonnenen Erfahrungen fließen unmittelbar in die Begleitung der Kanzleien ein. In der Zusammenarbeit zeigt sich, dass bereits klar geregelte Zuständigkeiten, dokumentierte Prozesse und ein gemeinsames Verständnis der Abläufe spürbare Effekte bewirken. Teams gewinnen Sicherheit im Umgang mit digitalen Anwendungen, Arbeitsstrukturen werden transparenter, und wiederkehrende Aufgaben lassen sich effizienter organisieren. Die Kanzlei entwickelt sich damit von einem reaktiv gesteuerten Betrieb zu einer Organisation, die Veränderungen strukturiert einordnen und aktiv gestalten kann.