Unter stetigem Kostendruck und mit knappen personellen Ressourcen versuchen viele Geschäftsleitungen, Zollaufgaben auf einzelne Mitarbeiter zu verteilen oder sie an externe Spediteure auszulagern – in der Hoffnung, das Thema damit erledigt zu haben. Doch oft fehlt der Überblick und die Realität zeigt: Wird der Zollbereich vernachlässigt, kann das fatale Folgen haben – von unangekündigten Prüfungen über hohe Nachzahlungen und Bußgelder bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen und einem nachhaltigen Reputationsschaden. Gleichzeitig entsteht Unzufriedenheit im Team: Mitarbeiter arbeiten ohne klare Struktur, mit unvollständigen Informationen, ohne Rückhalt – und kündigen letztlich, weil sie sich nicht wertgeschätzt fühlen. „Viele Unternehmen wenden sich erst an uns, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist – wenn der Frust im Team hoch und die Behörde bereits im Haus ist“, so Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.
„Dabei wäre es weitaus klüger – und günstiger –, vorher Strukturen zu schaffen, die gar nicht erst in die Krise führen“, fügt sie hinzu. Nach dem Studium der Wirtschaftspsychologie und des Wirtschaftsrechts sammelte sie umfassende praktische Erfahrung im Zollbereich eines mittelständischen Unternehmens. Aufbauend auf diesem Fachwissen hat Janine Lampprecht 2013 die Grenzlotsen GmbH gegründet. Heute ist daraus ein etabliertes Beratungsunternehmen mit 25 Zoll-Experten geworden. Ihre Kunden sind vielfältig: mittelständische Industrieunternehmen ohne eigene Zollabteilung genauso wie internationale Konzerne, bei denen Fachkräftemangel oder chaotische Prozesse für Unsicherheit sorgen. Der erste Schritt in der Zusammenarbeit ist immer ein strukturiertes Audit. Darin werden Risiken sichtbar gemacht, Stammdaten analysiert und Verbesserungspotenziale aufgedeckt. Daraus entstehen maßgeschneiderte Maßnahmen – vom Coaching interner Verantwortlicher bis hin zur vollständigen Auslagerung von Aufgaben. „Unser Ziel ist nicht die schnelle Lösung – sondern eine Struktur, die langfristig trägt“, sagt Janine Lampprecht.
Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH: Warum Prävention günstiger ist als Reaktion
Viele Unternehmen wiegen sich in trügerischer Sicherheit: Sie gehen davon aus, dass ihre Spediteure alle zollrelevanten Aufgaben abdecken – oder dass schon nichts passieren wird, solange die Abläufe irgendwie laufen. Doch dieser Irrglaube rächt sich oft. In der Praxis zeigen sich erhebliche Lücken: unvollständige Stammdaten, fehlende Nachweise, unklare Zuständigkeiten. Die Folge sind fehlerhafte Zollanmeldungen, die mitunter jahrelang unbemerkt bleiben – bis eine Prüfung ins Haus steht. Dann beginnt der hektische Rückblick auf längst vergangene Vorgänge, häufig unter Zeitdruck und mit hoher finanzieller Belastung. „Viele Unternehmen kommen erst dann zu uns, wenn es lichterloh brennt – dabei wäre es so viel günstiger, von Anfang an auf stabile Strukturen zu setzen“, erklärt Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH. Auch intern wirkt sich die Vernachlässigung aus: Fachkräfte im Zollbereich fühlen sich oft alleingelassen, müssen ständig improvisieren – und verlassen das Unternehmen irgendwann, weil sie sich in ihrer Rolle nicht ernst genommen fühlen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen hatte über Jahre versucht, seine Zollabwicklung intern zu stemmen. Die Zuständigkeiten waren unklar verteilt, Fachwissen fehlte, und auf Rückfragen der Behörde konnte niemand adäquat antworten. Erst als eine umfangreiche Prüfung ins Haus stand, wandte sich das Unternehmen an die Grenzlotsen. Nach dem Audit stellte sich heraus, dass große Einsparpotenziale ungenutzt blieben – etwa durch fehlende Nutzung von Präferenzabkommen. Durch gezielte Prozessoptimierung, Coaching der Verantwortlichen und Aufbau klarer Verantwortlichkeiten konnte das Unternehmen nicht nur Bußgelder vermeiden, sondern künftig auch bares Geld sparen.
Struktur schafft Sicherheit – und macht Unternehmen attraktiv
Doch die Arbeit von Janine Lampprecht geht über das reine Abwenden von Risiken hinaus. „Gut organisierte Zollprozesse sind ein echter Wettbewerbsvorteil“, betont sie. Wer etwa Freihandelsabkommen gezielt nutzt, zahlt weniger Zölle. Wer seine Stammdaten im Griff hat, kann schneller, sicherer und automatisierter exportieren – das spart Zeit und Geld. Und wer klare Zuständigkeiten und Abläufe schafft, bindet Fachkräfte, weil sie sich in ihrer Rolle ernst genommen fühlen. Die Grenzlotsen GmbH unterstützt Unternehmen genau dabei: Mit praxisnahen Coaching-Programmen für interne Auditoren, mit Outsourcing-Optionen für überlastete Abteilungen oder mit Community-Angeboten für regelmäßigen Austausch und schnelle Antworten auf operative Fragen. Der große Vorteil: Der Aufwand für die Unternehmen bleibt dabei überschaubar.
Das erste Audit ist so konzipiert, dass es mit etwa zwei Stunden Zeitaufwand pro Woche in den regulären Alltag integriert werden kann. Der Nutzen dagegen ist nachhaltig: Transparenz, Rechtssicherheit, Motivation im Team – und das gute Gefühl, für kommende Prüfungen gewappnet zu sein. Typische Kunden sind dabei nicht nur kleine Unternehmen, die den Überblick verloren haben, sondern auch große Organisationen mit eigener Zollabteilung. „Selbst in Konzernen sehen wir oft, dass Fachkräfte allein gelassen werden. Dann ist unsere Rolle nicht die der Feuerwehr, sondern die der Architektin für neue, tragfähige Strukturen“, so Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.
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