Die Grundlagen der Unternehmensstruktur

Die Gestaltung einer soliden Unternehmensstruktur ist von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens. Dabei spielen verschiedene Elemente eine zentrale Rolle.

Die traditionelle Hierarchie, geprägt von klaren Ebenen von der Führungsspitze bis zu den Mitarbeitern an der Basis, hat in den letzten Jahren einen Wandel erfahren. Im Zuge dieser Entwicklung neigen moderne Unternehmen dazu, flachere Hierarchien zu bevorzugen. Der Fokus liegt dabei auf der Verbesserung der Kommunikation und der Beschleunigung von Entscheidungsprozessen. Die Aufgabenverteilung erfolgt vermehrt in Teams, die in funktionsübergreifenden Projekten zusammenarbeiten, was eine flexiblere und effizientere Struktur ermöglicht.

Ein weiterer entscheidender Aspekt der Unternehmensstruktur ist die effektive Kommunikation. Der Schlüssel zu einer gut funktionierenden Unternehmensstruktur liegt in offenen Kommunikationswegen. Unternehmen setzen verstärkt auf transparente Kanäle, um die Interaktion zwischen Teammitgliedern zu fördern. Dies kann durch regelmäßige Meetings, den Einsatz interner Messaging-Plattformen oder die Schaffung offener Büroumgebungen erreicht werden. Durch diese Maßnahmen wird nicht nur die Informationsweitergabe verbessert, sondern auch das Zusammengehörigkeitsgefühl gestärkt.

Ein weiterer Trend in modernen Unternehmen ist die Dezentralisierung von Entscheidungsbefugnissen in der Unternehmensstruktur. Hierbei geht es darum, nicht alle Entscheidungen ausschließlich von der Führungsebene zu treffen, sondern auch Teams oder Mitarbeitern auf unteren Ebenen Verantwortung zu übertragen. Dies fördert nicht nur die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, sondern ermöglicht auch eine schnellere Reaktion auf Veränderungen. Dezentralisierte Entscheidungsprozesse in der Unternehmensstruktur tragen dazu bei, dass das Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger wird.

Die Flexibilität 

Das Geschäftsumfeld unterliegt ständigen Veränderungen, sei es durch technologische Entwicklungen, Markttrends oder geopolitische Ereignisse. Eine flexible Unternehmensstruktur ermöglicht es Unternehmen, sich schnell anzupassen und Chancen zu nutzen. Drei wesentliche Schlüsselfaktoren spielen dabei eine zentrale Rolle:

Agilität und Anpassungsfähigkeit: Agilität ist mehr als nur ein Schlagwort. Sie ist ein grundlegender Aspekt einer modernen Unternehmensstruktur. Agile Methoden, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammen, haben sich zu einem universellen Werkzeug entwickelt. Sie ermöglichen es Unternehmen, sich schnell und flexibel an sich ändernde Anforderungen anzupassen. Die kontinuierliche Verbesserung wird dabei nicht nur ermöglicht, sondern aktiv gefördert.

Skalierbarkeit: Eine skalierbare Unternehmensstruktur ist wie ein elastisches Netz, das mit dem Unternehmen wächst. Dies bedeutet, dass Prozesse, Systeme und Teams leicht erweitert werden können, wenn das Unternehmen wächst. Die Fähigkeit zur Skalierbarkeit ist entscheidend, um das Wachstum zu unterstützen, ohne dabei die Effizienz zu beeinträchtigen. Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Struktur anzupassen, ohne dass dies zu einem Verlust an Effektivität führt.

Technologische Integration: Der Einfluss moderner Technologien auf die Gestaltung von Unternehmensstrukturen ist nicht zu unterschätzen. Cloud-Plattformen, Kollaborationstools und Datenanalyse sind Eckpfeiler einer zeitgemäßen Unternehmensstruktur. Diese Technologien ermöglichen nicht nur effizientere Abläufe, sondern gewährleisten auch eine bessere Verfügbarkeit von Informationen auf allen Ebenen der Organisation. Die nahtlose Integration von Technologien in die Unternehmensstruktur unterstützt nicht nur den täglichen Betrieb, sondern ebnet auch den Weg für innovative Lösungen und zukünftiges Wachstum.

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Das Wichtigste bei der Erstellung eines Handbuchs ist es dabei, entlang einer klaren Struktur zu arbeiten und kontinuierlich am Ball zu bleiben, erklärt Jana Jabs. Die Expertin Jana Jabs begleitet Unternehmen seit mehr als zehn Jahren beim Aufbau einer digitalen Wissenssammlung. Dieses Business entstand quasi „nebenbei“ – ihre Haupttätigkeit besteht in der Entwicklung von Franchisesystemen. In dem Zuge erstellte sie selbst zahlreiche Handbücher. Jana Jabs‘ Kundschaft bei die HandbuchMacher besteht aus erfolgreichen Unternehmern, die die digitale Sammlung ihres Know-Hows professionell aufbauen möchten. Wie genau diese Zusammenarbeit aussieht, hat Jana Jabs uns heute erklärt.

Jana Jabs von die HandbuchMacher bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Jana Jabs! Beim Thema Handbuch kommt wahrscheinlich der eine oder andere Unternehmer ins Schwitzen. Das hört sich ja schon nach viel Bürokratie an. Welche klassischen Vorurteile begegnen Ihnen bei Ihrer Arbeit und wie schaffen Sie es, diese aus dem Weg zu räumen?

Die meisten meiner Kunden denken zunächst, sie werden es ohnehin nicht schaffen, das gesamte Wissen in einem Tool abzubilden. Beim Thema Handbuch denken sie häufig, sie müssen seitenlange Texte schreiben und Prozesse hinterlegen. Bei mir und die HandbuchMacher ist es anders. Bei mir heißt es: Easy doing! Ich kann meinen Kunden die Angst daher schnell nehmen. Wir beginnen ganz von vorn und schauen uns erst einmal das Tool und seine Struktur an. Ich zeige auch Praxisbeispiele, zum Beispiel zum Wissenstransfer in Videoform.

Die zweite Hürde ist eine persönliche. Auf der einen Seite finden es Führungskräfte gut, jeden Tag von ihrem Personal gefragt zu werden. Das ist ja schon eine eigene Aufwertung. Sie tun sich wahnsinnig schwer damit, ihre Mitarbeiter auf ein Handbuch zu verweisen. Sie denken auch, dass ihre Mitarbeiter diese persönliche Antwort brauchen. Nach einer Weile verstehen sie aber, dass sie mit diesem Handbuch nur die Basic-Fragen beantworten. Dann haben sie auch mehr Zeit, ihrem Personal die wirklich schwierigen Dinge ausführlich zu erklären.

Wer sind Ihre Kunden bei die HandbuchMacher klassischerweise? Sind das Unternehmer, die selbst mit dem Gedanken spielen, zu franchisen?

Mit dem Thema Franchise hat das nichts zutun. Das finden meine Kunden zwar interessant und sie sehen auch meine Expertise dahinter. Aber für sie selbst ist es kein Thema. Meine Zielgruppe sind Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen und die mehr als einen Standort haben. Aber klar, in Franchisesystemen kennt man Handbücher seit jeher, weil dort die Frage, wie Wissen an regional verteilte Standorte verteilt wird, quasi in der DNA angelegt ist. Klare Prozesse gehören zum Franchise dazu und „Franchise-Thinking“ ist ein Vorteil für jedes Unternehmen – nämlich so zu arbeiten, als ob man jederzeit franchisieren könnte.

 Jana Jabs ist sich sicher: Viele Unternehmer unterschätzen diese Aufgabe

Welche klassischen Fehler begehen Unternehmer, die ein Handbuch ohne professionelle Unterstützung erstellen wollen?

Viele meiner Kunden bei die HandbuchMacher haben selbst vor vielen Jahren schon einmal damit begonnen, eine Word-Datei zu füllen. Aber sie sind schnell nicht mehr weitergekommen. Sie haben keine Struktur, sondern fangen einfach dort an, wo der Schmerz am größten ist. Zum Beispiel versuchen sie, ihre Dienstleistung abzubilden oder ihre Produkte zu beschreiben. Dann hören sie einfach auf, weil niemand sie durch den Prozess führt. Mit mir haben sie jemanden an der Hand, der bei Bedarf jede Woche anruft und sie begleitet, sodass dieses Schmerzthema nach drei bis vier Wochen keines mehr ist. Ich motiviere sie und sage ihnen, an welcher Stelle sie diese Woche weitermachen sollen.

Viele Unternehmer denken auch von Anfang an zu groß. Sie wollen eigentlich eine ganze Wissenslandschaft aufbauen. Diese Kunden sind auch sehr überzeugt davon, dass das funktioniert. Ich sehe dann aber immer, dass noch überhaupt nichts an Wissen abgebildet ist – oder nicht in der Form, die einen Lernpfad ermöglicht. Jeder muss am Anfang seine Hausaufgaben machen und von vorne und so einfach wie möglich beginnen.

Sehen Sie die Herausforderung eher im handwerklichen Know-How oder im Mindset? 

Es ist ein Mindset-Problem. Handwerklich bekommen wir das immer relativ zügig gelöst. Das Wichtigste sind die ersten beiden Schritte. Häufig findet sich im Unternehmen auch ein motivierter Mitarbeiter, der begeistert davon ist, das gesamte Geschäfts-Know-How zu sammeln und es in eine Form zu bringen. Nach einigen Wochen platzt regelrecht der Knoten und dann ist die Sache schon fast ein Selbstläufer.

Das Wichtigste: klein anfangen

 Jana Jabs, wie sehen denn die ersten Schritte bei einer Handbucherstellung durch die HandbuchMacher aus?

Am einfachsten ist es, mit den Dingen zu starten, die man ohnehin schon gesammelt hat. Das kann zum Beispiel ein Businessplan sein, den man mal geschrieben hat. Man fängt einfach damit an, sein Unternehmen zu beschreiben. Was ist dein Geschäftskonzept, wer sind deine Mitbewerber? Welche wichtigen Kennziffern gibt es in deinem Unternehmen, was ist deine Zielgruppe und wie hat sich der Markt entwickelt? Damit haben sich viele seit der Gründung gar nicht mehr beschäftigt. Sie haben hier schon den ersten Aha-Moment, weil sie merken, wie schwierig es ist, das in Videoform in zwei, drei Sätze zu pressen. Ein Unternehmen verändert sich ja mit der Zeit. 

Ein Handbuch von die HandbuchMacher dient vor allem dem Personal

Interpretiere ich es richtig, dass die Mitarbeiter das Kernthema Ihrer Tätigkeit sind? Oder welche weiteren Vorteile gibt es für Unternehmer noch, die ein Handbuch haben?

Mitarbeiter sind der wichtigste Faktor, ein Handbuch zu erstellen. Das Ziel ist es, Wissen so zu vermitteln, dass es auch jemand versteht. Es geht dabei nicht nur darum, dass die Mitarbeiter schneller lernen und sich der Unternehmer entlastet. Es geht auch darum, dass dieses Wissen umgesetzt wird, die eigenen Schlüsse daraus gezogen werden und das Tool letztendlich mit eigenen Ergänzungen gefüllt wird.

„Wenn ein Kunde Spaß an der Zusammenarbeit mit die HandbuchMacher hat, kann aus dem Handbuch eine richtige Wissensplattform werden.“

Nur wenn ich weiß, wo mein Unternehmen steht, kann ich es weiter entwickeln. Ein Handbuch hilft unheimlich, das „Was ist“ des gegenwärtigen Stands der Dinge zu verstehen. Es schärft das Bewusstsein im Geschäftsalltag: Ist das, was ich gerade mache, eine Tätigkeit, die im Handbuch schon beschrieben ist? Falls nein, warum nicht? Falls ja, warum mache ich sie nicht genauso, wie sie im Handbuch steht? Oder falls ebenfalls ja: Ich muss unbedingt mit meinen Kollegen sprechen, dass wir diesen Prozess verbessern müssen. Handbuch-Thinking führt zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess!

Ein Handbuch hilft auch dabei, bestehende Strukturen zu verbessern

Jana Jabs, gehen Sie mit Ihren Kunden bei die HandbuchMacher auch noch einen Schritt weiter und optimieren bestehende Prozesse, während diese in das Handbuch eingepflegt werden? Welche Rückschlüsse lässt die Zusammenarbeit auch hinsichtlich der Qualität der eigenen Prozesse zu?

Ja, auch dafür ist unsere Zusammenarbeit hilfreich. Ich setze stark auf die eigene Erkenntnis der Unternehmer. Dieser Prozess entsteht automatisch. Das habe ich erst kürzlich bei einem Gastronomiebetrieb beobachtet. Der Prozess konnte nicht gut im Handbuch abgebildet werden, irgendetwas war unrund. Ich bringe dann noch einmal meine Franchise-Expertise ein und schaue mit meiner Brille über die Struktur. Im Grunde ist die Erstellung eines Handbuchs eine Methode der Unternehmensberatung. Und das, was die Unternehmensberatung leistet, wird wiederum im Handbuch abgebildet. Das ist für einen Berater von großem Vorteil, weil sein Kunde so die Arbeit des Beraters wirklich sieht und anfassen kann.

Jana Jabs unterstützt Kunden von die HandbuchMacher aus verschiedenen Branchen

Sie haben schon einige Unternehmen begleitet. Gibt es Kunden von die HandbuchMacher, die Ihnen in Ihrer Laufbahn besonders in Erinnerung geblieben sind?

Einer meiner Lieblingskunden ist ein Unternehmer, der zwei Apotheken betreibt. Apotheken sind ja per se schon sehr „handbuchgetrieben“, es gibt also sehr viele Abläufe, die in schriftlicher Form festgehalten werden. Dazu kommt, dass sie ISO-zertifiziert sind, das heißt, sie müssen bestimmte Normen einhalten und das bei den jeweiligen Behörden vorweisen können. Als der Kunde zu die HandbuchMacher kam, dachte ich deshalb, er habe vielleicht weniger Motivation, noch ein Handbuch zu gestalten. Er überzeugte mich allerdings vom Gegenteil.

Es hat mich erstaunt, mit viel viel Leidenschaft und Energie er sein Handbuch dennoch erstellt hat. Er wollte eigentlich nur ein kleines digitales Tool, mit dem er seine Mitarbeiter abholen kann: Wer sind wir, was machen wir, warum gibt es uns, wie ist unser Team aufgestellt und warum sind wir eigentlich spezialisiert auf Krebs-Medikamente? Das wurde zu einem richtig großen Projekt und ist am Ende ein vollumfängliches Apotheken-Handbuch geworden. 

Auch ein weiterer Kunde, ein Kosmetikstudio, ist mir in guter Erinnerung geblieben. Ein Handbuch bietet sich in dieser Branche besonders an, da es in der Regel eine hohe Mitarbeiter-Fluktuation bei gleichzeitig hohem Qualitätsanspruch gibt. So konnten die HandbuchMacher gemeinsam ein Handbuch erstellen, das alle wichtigen Prozesse und das nötige Wissen für Mitarbeiter auf den Punkt brachte. 

 Jana Jabs: Diese Fallen warten auf Unternehmer

Auf das Thema Franchise-Erfahrung wollen wir gleich noch zu sprechen kommen. Aber zuvor: Welche Fehler sollte ein Unternehmer nicht machen, wenn er ein Handbuch mit professioneller Unterstützung erstellen möchte?

Es gibt wahnsinnig viele und auch wirklich gute Tools zum Thema Know-How-Sammlung. Die teuersten Systeme müssen dabei nicht die besten sein. Dienstleister, die Unternehmer an die Hand nehmen, gibt es hingegen kaum. Das halte ich aber für besonders wichtig. Alle wollen ihre Tools verkaufen, aber erzählen ihren Kunden nicht, wie sie etwas ordentlich abbilden und wie sie überhaupt damit anfangen. Meiner Erfahrung nach schaffen es die wenigsten Unternehmer alleine. Das sind vielleicht fünf Prozent. Alle anderen scheitern meist schon beim Abbilden ihres Geschäftskonzeptes, was einer der ersten Schritte ist. Viele Anbieter wollen außerdem gleich noch eine ganze Suite für Wissensmanagement verkaufen. Das kann schnell überfordern. Von diesen Tools muss man sich ein Stück weit trennen.

„Der Erfolg ist nicht das Tool, sondern der Experte, der bei der Strukturierung und Erstellung hilft.“ 

Jana Jabs über ihr eigenes Business die HandbuchMacher 

Sie haben es schon angesprochen: Ihre Wurzeln haben Sie im Franchise-Bereich. Wie sind Sie zur Handbuch-Macherin geworden?

Ich habe auch im Franchise immer schon Handbücher geschrieben. In diesem Bereich gehört es zum Standard, ein Handbuch zu haben, das ist rechtlich festgelegt. Irgendwann kamen dann immer mehr Unternehmer aus meinem Netzwerk auf mich zu, weil sie sich auch ein hilfreiches Handbuch wünschten, wie sie es von mir kannten. Sie wollten ihren Mitarbeitern nicht jeden Tag die gleichen Fragen beantworten. So kam ich nach und nach zu meinem Geschäft, anderen Unternehmern auf ihrem Weg zum Handbuch zu helfen. 

Sie haben Ihre Dienstleistung bei die HandbuchMacher aufgesplittet in ein Coaching und das Angebot, die Handbucherstellung komplett zu übernehmen. Welche Variante wird häufiger in Anspruch genommen?

Früher habe ich ziemlich viele Handbücher selbst erstellt, aber im Franchise-Bereich. Wer morgen sein Franchise-Unternehmen starten möchte, benötigt schnell ein Handbuch. Aber jetzt ist es vor allem das Coaching, das ich anbiete. Die meisten Unternehmer sind ehrlich gesagt davon überzeugt, dass ich es ohnehin nicht so gut machen könnte, wie sie selbst, da ich in ihrem Business nicht so tief drinstecke. Die meisten meiner Kunden wollten es selbst in die Hand nehmen und sich damit beschäftigen. Ich sage meinen Kunden meist, dass sie fünf bis acht Stunden pro Woche Zeit aufwenden müssen, damit es vorwärts geht. Sie nehmen sich dann wie gesagt meist noch einen Mitarbeiter dazu, der sich um die Umsetzung kümmert. 

Das Coaching bei Jana Jabs

Wie kann man sich dieses Coaching vorstellen?

Ich nehme meine Kunden bei die HandbuchMacher jede Woche erneut an die Hand. Es gibt einen Gruppen Call und auf Wunsch auch eine Einzelberatung. Die meisten meiner Kunden wollen einfach, dass jemand da ist, der ihnen jede Woche aufs Neue „Jetzt ist Handbuchzeit!“ sagt und sie mit hilfreichen Tipps und Aufgaben begleitet. Ich beantworte den Unternehmern dann ihre Fragen und gebe ihnen eine Zeitspanne vor, bis wann dieses und jenes erledigt sein sollte. 

Sie machen das jetzt seit knapp zehn Jahren. Wie hat sich Ihr Business verändert im Laufe der Zeit? Haben Sie damit begonnen, noch „richtige“ Dokumente zu erstellen?

Nein, ich schreibe schon immer digitale Handbücher. Aber natürlich gibt es noch immer große Franchise-Systeme, die ein richtiges, gedrucktes Handbuch haben. Die meisten haben aber mittlerweile verstanden, dass man Wissen digital und online abbilden sollte, um es vielen Menschen gleichzeitig zur Verfügung stellen zu können und auch gegebenenfalls zu ergänzen. 

Zum Abschluss noch ein Blick in die Zukunft: Welche unternehmerischen Ziele haben Sie sich für 2022 mit die HandbuchMacher vorgenommen?

Ich möchte mir im neuen Jahr Zeit für die Dinge nehmen, die bislang auf der Strecke bleiben mussten: Vor allem möchte ich mit potenziellen Kunden vermehrt über Linked-In und Instagram in Kontakt treten und noch mehr Unternehmer von meiner Dienstleistung überzeugen. In vielen großen Unternehmen sind Handbücher Alltag. Sie sind das Ergebnis der im Laufe des Unternehmenswachstums sich immer weiter ausdifferenzierenden Tätigkeiten, die im Handbuch wieder als Ganzes für jeden einzelnen erleb- und verstehbar werden. Ein Handbuch gehört zur professionellen Unternehmensführung dazu. In 2022 möchte ich diese Professionalisierung verstärkt kleinen und mittleren Unternehmen ermöglichen. Und natürlich viele tolle Geschäftskonzepte in die Franchise-Expansion begleiten.

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Corporate Communication: Eine einheitliche Sprache für mehrere Empfänger

Mit der Corporate Communication soll ein Leitbild für die Kommunikation geschaffen werden, das unverwechselbar wie ein persönlicher Fingerabdruck dem Unternehmen zugeordnet werden kann. Egal, ob man dabei wichtige Informationen für die Angestellten verkündet, Prospekte und Newsletter für die Zielgruppe verfasst, bei Banken nach Krediten gefragt, Angebote für die bereits bestehenden Kunden schreibt oder öffentliche Auftritte – Interviews, Tage der offenen Tür, das Sponsoring regionaler Events – plant. Wo immer das Unternehmen in Erscheinung tritt, kommuniziert es in einer ganz eigenen und für ihn typischen Sprache. Denn es ist nachrangig, an wen die Botschaft gerichtet ist – der Empfänger soll das Unternehmen mit dem gesagten oder geschriebenen Wort stets identifizieren können. Und er muss ihm vertrauen dürfen.

Die Vorteile der Corporate Communication

Insgesamt verfolgt Corporate Communication somit das Ziel, intern wie extern in einer bestimmten – natürlich positiven – Art wahrgenommen zu werden. Intern kann Corporate Communication dazu beitragen, die Arbeitsatmosphäre zu verbessern und allgemein für eine optimistischere Stimmung auf allen Ebenen des Unternehmens zu sorgen. Denn auch Angestellte und Führungspersonen werden in der gleichen Weise angesprochen. Extern ist mit Corporate Communication das Leitbild zu etablieren und zu stärken. Corporate Communication kann dazu führen, die Wahrnehmung bei den Kunden zu verbessern. Ein möglichst positives, seriöses, kompetentes und freundliches Image treibt nicht selten die Zahl an Verkäufen und Aufträgen in die Höhe. Es hilft aber zugleich dabei, manche Krise zu meistern und das Unternehmen weiterhin als ebenso starken wie verlässlichen Partner darzustellen.

Die interne Unternehmenskommunikation

Wie aber lässt sich die Corporate Communication eigentlich umsetzen? Vermutlich kennen die meisten Leute aus der Schule noch die Wandtafel. Sie ist genau genommen ein Mittel der klasseninternen Kommunikation, da sie alle Schüler einer Klasse anspricht. Ähnliche Mittel können im Unternehmen umgesetzt werden. Mitarbeitermagazine, Betriebsfeste, Rundschreiben zu aktuellen Themen, die Möglichkeit des persönlichen Kennenlernens des Führungspersonals, regelmäßig durchgeführte und über das normale Mitarbeitergespräch hinausgehende Gelegenheiten zum Äußern von Kritik – Maßnahmen, die sich mit geringem Aufwand planen lassen, die intern aber zumeist eine sehr große Wirkung entfalten. Etwa, indem Corporate Communication die Motivation der Angestellten verbessern, sie ihnen eine Teilhabe am Unternehmen aufzeigen und letztlich die Identifikation zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber verstärken.

Die externe Unternehmenskommunikation

Ähnliche Mittel werden in der Corporate Communication auch gegenüber den Kunden angewendet. Hier seien etwa die per Mail verschickten Newsletter oder die per Post versandten Kataloge genannt. Der bereits erwähnte Tag der offenen Tür soll dazu beitragen, den Kunden ebenso wie sonstigen Interessenten einen Blick hinter die Kulissen zu ermöglichen, ihnen die Produktion von Gütern zu zeigen, damit aber auch eine gegenseitige Bindung aufzubauen, als Basis zur Stärkung des Images des Unternehmens. Je weiter der Betrieb anwächst, desto weniger wird er zudem auf Public Relations verzichten können. Pressekonferenzen, das Gespräch mit den Journalisten und die über die Medien ausgestrahlte Eigenwerbung zählen dabei zu den wichtigsten Säulen. Natürlich sollte das Unternehmen auch auf allen Plattformen der sozialen Netzwerke bestrebt sein, das eigene Leitbild zu demonstrieren.

So kann man die Corporate Communication erreichen

Konkret lassen sich die Corporate Communication Maßnahmen umsetzen, indem sich das Unternehmen für eine eigene Sprache entscheidet. Wie einfach oder schwer verständlich soll diese ausfallen? Wie wird mit Fremd- und Fachbegriffen darin umgegangen? In welchem Tonfall sind das gesprochene und das geschriebene Wort zu überbringen? Welcher Stilmittel, die sich wie ein roter Faden durch Corporate Communication ziehen, bedient sich die Sprache? Je klarer und einfacher die Formulierungen ausfallen, desto eher finde sie intern wie extern Anklang. Erreichen sie aber ein zu simples Niveau, löst dieses wiederum eher einen negativer Effekt aus, der eine Beschädigung der Seriosität des Unternehmens mit sich ziehen kann. Es lohnt sich daher, die Corporate Communication nicht zu unterschätzen und für sie eine langfristige Strategie zu entwerfen.

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Darum sind Unternehmensziele so wichtig

Viele Unternehmen leisten vollen Einsatz, um sich direkt nach ihrer Gründung am Markt zu positionieren. Das Anbieten von Waren und Leistungen, das Erschließen einer Zielgruppe und das Vermeiden von Fehlern ist manch einem Unternehmer da schon Ziel genug. Ratsam ist es dennoch, sich für einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum eine realistische und somit erreichbare Unternehmensziele zu setzen. Denn meist sind sie es erst, die dabei helfen, alle Potenziale auszuschöpfen und verfügbare Mittel effizient einzusetzen. Zusätzlich unterstützen sie eine Orientierung für den zu beschreitenden Weg zu finden sowie die Kontrolle über das eigene Geschehen fest in der Hand zu halten.

Den eigenen Zweck definieren

Bereits vor der Gründung des Unternehmens sollte klar erkennbar sein, worin sein Zweck eigentlich besteht und welche Unternehmensziele man hat. Möchte es möglichst viele Produkte anbieten? Soll es global aktiv sein? Will es hohe Umsätze und Gewinne realisieren? Oder muss es vielen Menschen eine Arbeitsstelle bieten? Die Antwort auf diese Fragen gibt die Agenda für das Unternehmen vor und ist damit auch an seiner Imagebildung beteiligt. Erst auf dieser Basis kann nunmehr der gesamte Weg erschlossen und manches Ziel festgelegt werden. Gleichzeitig beginnt damit der Prozess, die sich selbst gesteckten Ziele auch tatsächlich zu erreichen und so das eigene Vorankommen zu gewährleisten.

Unternehmensziele: Ein Blick in die unmittelbare Zukunft

Der Konkurrenzkampf an jedem einzelnen Tag ist für viele Unternehmer bereits Herausforderung genug. Darüber hinaus vermeiden sie eine Zielsetzung ganz bewusst, da sich ihr Existenzkampf auf die Gegenwart bezieht und alle Überlegungen für die Zukunft zu ungewiss erscheinen. Warum für übermorgen planen, wenn morgen schon das Ende droht? Das ist jedoch falsch. Gerade in schwierigen Zeiten ist es wichtig, dem Unternehmen einen Kompass für die kommenden Tage, Wochen und Monate zu geben. Idealerweise wird dabei ein kurz- bis mittelfristiger Zeitraum anvisiert. Heißt, dass eine Zielsetzung in Form von Unternehmenszielen durchaus für drei bis fünf Jahre im Voraus erfolgen kann.

Nur konkrete Ziele lassen sich erreichen

Ein weiterer Fehler besteht darin, dass die Unternehmen zwar Unternehmensziele formulieren, sich dabei aber – bewusst oder unbewusst – zu unspezifisch verhalten. Doch so wird es kaum gelingen, die anvisierten Wegpunkte auch tatsächlich zu erreichen. Empfehlenswert ist es somit, einen konkreten Zeitraum zu nennen und eindeutig festzulegen, wie das Ziel aussehen soll. Es kann beispielsweise im Erreichen eines gewissen Umsatzes oder eines Gewinns zu sehen sein. Oder im Beenden eines aktuellen Projektes. Vielleicht auch in der Zahl der Mitarbeiter, die innerhalb eines halben Jahres verdoppelt werden soll. Es wird somit vermieden, die Unternehmensziele schwammig zu formulieren.

Realistische Visionen sind für Unternehmensziele wichtig

Klar ist aber auch, dass solche Unternehmensziele formuliert werden müssen, die erreicht werden können. Denn was bringt es dem Unternehmen, sich in Utopien zu verlieren, die ohnehin nicht eintreffen? Eine Einschätzung der eigenen Situation, eine Gesamtbetrachtung der Marktlage sowie die Bewertung der Konkurrenz kann dabei helfen, den Blick in die Zukunft zu richten. Wer sich diesen Schritt nicht zutraut, darf sich übrigens von einem Unternehmensberater helfen lassen. Gesucht werden somit Ziele, die durchaus ambitioniert klingen und die den vollen Einsatz erfordern – die zugleich aber nicht gänzlich unrealistisch sind.

Ziele müssen messbar sein

Bereits bei der konkreten Formulierung der  Unternehmensziele ist erkennbar, dass es hier nicht alleine um subjektive Parameter geht, sondern dass neutrale und objektive Faktoren betrachtet werden müssen. Denn sie geben einen tatsächlichen Eindruck über die aktuelle Situation, können aber auch eine Einschätzung für die Zukunft erlauben. Bei der Zahl der Mitarbeiter, der Höhe der Gewinne und Umsätze sowie der Menge der Vertragsabschlüsse in einem zuvor definierten Zeitraum handelt es sich um messbare Aussagen. Nicht messbar ist dagegen die Qualität der angebotenen Waren, das Image des Unternehmens oder die Bewertung durch Kunden und Klienten.

Kein Unternehmensziel ist unverrückbar

Viele Unternehmer geraten aber früher oder später in eine Lage, in der sich das gesteckte Unternehmensziel nicht halten lässt. Vielleicht erlauben es die Umstände nicht, diese Herausforderung zu meistern – oder aber die anvisierte Hürde wurde schon vor Ablauf der Frist übersprungen. In solchen Fällen muss das Unternehmen bereit zu einer Korrektur sein. Erneut sollte die Fähigkeit vorliegen, sich eine konkrete, realistische und messbare Vision zu erwählen – gepaart mit dem Willen, diese in einem bestimmten Zeitfenster zu erreichen. Gelingt das, ist das Unternehmen selbst in turbulenten Zeiten gut für die Gegenwart und die Zukunft aufgestellt.

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„Verträge werden häufig erst dann wichtig, wenn es Probleme gibt – wie bei einem Ehevertrag, der erst dann gebraucht wird, wenn die Beziehung bereits gescheitert ist.“ Dr. Dominik Herzog sieht sich und sein Team von SYLVENSTEIN Rechtsanwälte als externe Rechtsabteilung für digitale Unternehmen. Firmen werden entlastet und die Risiken, die mit dem Wachstum von Unternehmen nicht weniger werden, können minimiert werden. Ein „realitätsfremder Paragraphenreiter“ will der Rechtsanwalt dabei jedoch nicht sein: Dr. Dominik Herzog von SYLVENSTEIN Rechtsanwälte weiß, dass es neben juristischer Theorie auch noch die Lebenswirklichkeit gibt. Seine Expertise ist es, seine Klienten so zu unterstützen, dass sie rechtlich gut aufgestellt sind und ihren Fokus dennoch auf das Kerngeschäft legen können.

Dominik Herzog von SYLVENSTEIN Rechtsanwälte: Mit diesen rechtlichen Grundlagen sollte sich jeder Unternehmer auseinandersetzen 

Fast jedes Unternehmen –  vom Malermeister bis hin zum Großkonzern – hat mittlerweile eine eigene Webseite. Hier bieten Firmen, egal welcher Größe, bereits die erste juristische Angriffsfläche. Neben einem Impressum darf auf eine Datenschutzerklärung heute nicht mehr verzichtet werden. Wer Abschlüsse mit Kunden realisiert, benötigt außerdem rechtssichere Vertragsinhalte und vernünftige Allgemeine Geschäftsbedingungen. Wer einen Vertrag ohne AGB abschließt, kann im Falle des Falles ausschließlich auf das BGB zurückgreifen – und das ist meist nicht zum eigenen Vorteil. 

Die AGB hingegen leisten eine deutliche Verbesserung der rechtlichen Situation. Zum Beispiel, wenn darin Regelungen zur automatischen Verlängerung der Vertragslaufzeit festgehalten sind. Auch Haftungsbeschränkungen und die Folgen, wenn der Kunde eine Ratenzahlungsvereinbarung nicht einhält, sollten immer vertraglich geregelt sein. Bei der Erstellung einer entsprechenden Klausel durch einen Laien besteht jedoch immer das Risiko einer erfolgreichen Anfechtung – weshalb ein Berater an der Seite nicht schaden kann. „Ein gültiger Vertrag ist schnell geschlossen. Entscheidend ist jedoch, worüber“, so Dr. Dominik Herzog.

Realität vs. Gesetz: Der Rechtsanwalt als Mittler zwischen zwei Welten

Dr. Dominik Herzog und sein Team von SYLVENSTEIN Rechtsanwälte beraten und betreuen Unternehmen im digitalen Bereich. Seine Mandanten vertreiben ihre Produkte online und meist erfolgt auch die gesamte Dienstleistung digital. Für Dominik Herzog als Rechtsanwalt ist es nicht immer einfach, alteingesessenen Richtern verständlich zu machen, dass Vertragsabschlüsse mittlerweile auch über Zoom möglich und in der heutigen Welt ganz normal sind. Nicht selten werden diese von Richtern nämlich als unseriös abgetan. Die fehlende technische Ausstattung in den Gerichten selbst tut dabei ihr Übriges.

„Dr. Dominik Herzog sieht es als seine Mission, die traditionelle, „konservative“ und die digitale Welt miteinander zu verbinden.“

Die digitale Entwicklung steht noch ganz am Anfang und wird in den kommenden Jahren noch weite Kreise ziehen – obwohl sie die Corona-Pandemie bereits stark gepusht hat. Vielleicht verkündet man Gerichtsurteile ja irgendwann digital.

Dominik Herzog von SYLVENSTEIN Rechtsanwälte ist mehr als nur der „Anwalt aus dem Fernsehen“

Seit mehr als zehn Jahren ist Dr. Dominik Herzog bereits als Rechtsanwalt tätig. In dieser Zeit hat er sich jedoch alles andere als auf seiner Zulassung und auf Gesetzesbüchern ausgeruht: Dominik Herzog hat bereits Jurastudenten gecoacht und mit seinem YouTube-Kanal „RCHTSNWLT“ den größten Channel für diese Zielgruppe aufgebaut. In der gesamten DACH-Region hat er mit mehr als 500 Vorträgen zu den Themen Recht und Humor vor teilweise bis zu 1.000 Menschen auf der Bühne gestanden. Mit Auftritten als Rechtsexperte im Fernsehen hat er sich zudem einen Namen bei einer breiten Zielgruppe gemacht. Dreh- und Angelpunkt seiner Karriere soll aber SYLVENSTEIN Rechtsanwälte bleiben. Von seinen Erfahrungen profitieren Dr. Dominik Herzog, seine Kanzlei und Mandanten gleichermaßen. 

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Definition: Was ist eigentlich ein agiles Mindset?

Der Begriff  agiles Mindset lässt sich recht einfach aus der Übersetzung seiner beiden Bestandteile herleiten: „agil“ steht für flexibel, rege, in steter Bewegung oder auch wendig. „Mindset“ bezeichnet ganz allgemein die Denkweise – mit ihren Verästelungen in Richtung Mentalität, Gesinnung, Weltanschauung oder Lebensphilosophie. Zusammengenommen ergibt sich für ein agiles Mindset die Bedeutung: Menschen mit einem agilen Mindset stellen sich aktuellen Herausforderungen und handeln entsprechend. Sie lernen aus Fehlern und verändern anschließend ihr Verhalten. Darüberhinaus begreifen sie Komplexität und Dynamik nicht als Bedrohung, sondern als Chance für Veränderung. Sie betrachten den Status Quo grundsätzlich als vergänglich und verbesserungswürdig.

Agiles Mindset im Spannungsfeld zwischen „Growth“ und „Fixed“ Mindset

Auch wenn Sie sich mit der Materie zunächst nur oberflächlich befassen, werden Ihnen ziemlich sicher die beiden Begriffe „Growth Mindset“ und „Fixed Mindset“ begegnen. Sie stammen von der amerikanischen Stanford-Professorin Carol Dweck, die jahrzehntelang auf dem Gebiet der Motivationspsychologie geforscht hat. Menschen mit einer Growth-Denkweise haben ein dynamisches Selbstbild und sind von einer steten Wachstumslogik „getrieben“. Sie sind neugierig und streben nach konsequenter Weiterentwicklung. Den Gegenpol markieren Menschen mit einem Fixed Mindset: Sie stecken in einem statischen Mentalitätsgeflecht, empfinden Veränderung als Bedrohung und vermeiden Herausforderungen, weil sie fürchten, zu scheitern.

Fundament für den Erfolg: Die fünf Werte des agilen Mindsets

Ein agiles Mindset lässt sich weder „verordnen“, noch in gewachsenen Unternehmen von heute auf morgen verwirklichen. Es kann aber sukzessive „erlernt“ werden – solange bis es zur mühelosen Selbstverständlichkeit geworden ist. Prinzipiell gründet ein agiles Mindset auf fünf Werten:

Offenheit für Veränderungen

Eine Kernkomponente des agilen Mindsets ist die stete Bereitschaft, das eigene Handeln und die Ausrichtung des Unternehmens konsequent zu hinterfragen. Ist das, was wir tun noch richtig? Effektiv? An den Marktbedürfnissen ausgerichtet? Im Interesse unserer Kunden? Möglichen Zweifeln sollten dann Taten folgen.

Lernbereitschaft

Veränderung, das Ausprobieren von Neuem, kann schief gehen. Jede Chance trägt das Risiko des Scheiterns in sich. Agiles Mindset beweist sich in der Fähigkeit, aus den Fehlern zu lernen – und sie eben nicht als Tiefschlag zu empfinden.

Streben nach dem Erfolg des Teams

Teamarbeit schafft Synergien und kann Prozesse enorm beschleunigen. Grundsätzlich gilt: Die kollektive Intelligenz ist der Einzelleistung immer überlegen. Insbesondere dieser Wert verlangt Unternehmen mit mehr oder weniger klassischer Führungsstruktur ein beachtliches Umdenken ab. Weil er impliziert, dass Führungskräfte nicht länger qua Position die richtigen Entscheidungen treffen.

Vertrauen und Respekt

Die Wertschätzung der Arbeit engagierter Mitarbeiter und das Vertrauen in deren Loyalität sind keine speziellen Charakteristika eines agilen Mindsets – sie sollten wichtiger Bestandteil einer jeden intakten Unternehmenskultur sein. Für ein agiles Mindset sind Vertrauen und Respekt jedoch zwingend erforderlich, weil sie das Fundament für eine erfolgreiche Teamarbeit sind.

Fokussierung auf den Kundennutzen

Ein agiles Mindset in Unternehmen ist kein Selbstzweck, sondern zielt auch darauf, Produkte und Services zu entwickeln und anzubieten, die den jeweiligen Kunden Mehrwert-Nutzen bieten. Deshalb müssen Kundenbedürfnisse stetig erforscht, Marktentwicklungen beobachtet, Trends am besten „vorgedacht“ werden. Mit einem Wort: Agilität muss tagtäglich und ganz praktisch gelebt werden.

Wie entsteht ein agiles Mindset im Unternehmen?

Die einfache Antwort auf diese Frage: In kleinen Schritten. Die komplexe Antwort: Zumeist durch radikales Umdenken. Beides zusammen erfordert einen gewissen Durchhaltewillen. Es wäre vermessen, von Führungskräften, die in klassischen Organisationen sozialisiert wurden, von heute auf morgen, gänzlich andere Verhaltensweisen zu verlangen. Allein: Die oft zitierte „VUCA-Welt“ lässt kaum Alternativen. VUCA bezeichnet somit die Kennzeichen der sogenannten modernen Gesellschaft: „Volatility“ (Volatilität), „Uncertainty“ (Unsicherheit), „Complexity“ (Komplexität) und „Ambiguity“ (Mehrdeutigkeit). Nach Meinung einiger prominenter Unternehmensberater kann die Reaktion auf VUCA zielführend nur ebenfalls VUCA sein. In diesem Fall stehen die Buchstaben allerdings für: „Vision“ (Vision), „Understanding“ (Verstehen), „Clarity“ (Klarheit) und eben „Agility“ (Agilität).

Fazit

Bei der Entwicklung eines agilen Mindsets für Unternehmen sind an erster und prominenter Stelle die Führungskräfte in der Pflicht, ihre Denkweise und ihr Selbstbild den sich permanent verändernden Marktbedingungen anzupassen. Dabei muss Agilität tief verinnerlicht und vor allem als großartige Chance und Bereicherung auch der persönlichen Lebensperspektiven begriffen werden. In einem zweiten Schritt entsteht ein agiles Mindset in der Entwicklung im Team und zusammen mit den Mitarbeitern.

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Das sind die Ziele des Personalwesens

Das Personalwesen verfolgt unterschiedliche Ziele, die den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Sie lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: ökonomische und soziale Ziele. Erstere beschäftigen sich somit mit der Nachhaltigkeit und sorgen damit für langfristig steigende Quali- und Quantität. Die sozialen Ziele setzen sich dagegen mit der gegenwärtigen Situation auseinander und sollen die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Personalwesen: Die verschiedenen Aufgabenbereiche 

Die zahlreichen Aufgaben des Personalwesens sind vielfältig und gleichermaßen essenziell. Grundsätzlich lassen sie sich klar den ökonomischen und sozialen Zielen des firmeninternen Personalmanagements zuordnen. Nachfolgend nennen wir die wichtigsten Aufgabengebiete sowie deren Bedeutung:

Planung und Personalbedarfsermittlung 

Ziel der Personalplanung ist es, sowohl den qualitativen als auch den quantitativen Bedarf an Mitarbeitern zu decken. Geplant werden hierbei sowohl die gesamten Personalbestände und Kosten als auch die Karriere und Laufbahn der einzelnen Arbeitnehmer.

Die Personalbedarfsermittlung ist eine Präzisierung der übergeordneten Planung. Sie beschäftigt sich mit den ökonomischen Zielen des Unternehmens und soll in erster Linie eine Über- oder Unterdeckung des Personalbedarfs vermeiden. Damit stellt sie einen wichtigen Grundpfeiler der Personalbeschaffung dar.

Recruiting

Die Personalbeschaffung baut auf der bereits genannten Bedarfsermittlung auf und sorgt für die exakte Deckung des Bedarfs an Mitarbeitern. Sie lässt sich in externes und internes Recruiting unterteilen. Während sich erstere Variante mit der Einstellung neuer Fachkräfte beschäftigt, setzt sich die interne Personalbeschaffung mit Beförderungen und Versetzungen in andere Abteilungen auseinander.

Personalentwicklung

Als wesentlicher Bestandteil der sozialen Ziele des Personalwesens konzentriert sich die Personalentwicklung auf die Förderung einzelner Mitarbeiter. Zu den wichtigsten Aspekten hierbei gehören deren fachliche, methodische sowie soziale Kompetenzen. Umgesetzt wird die Personalentwicklung beispielsweise durch Schulungen, Workshops und Seminare.

Personaleinsatz durch das Personalwesen

Unter dem Personaleinsatz versteht das Personalmanagement die Optimierung der Einsatzgebiete einzelner Fachkräfte. Maßgeblich hierfür ist das Fähigkeitsprofil eines jeden Mitarbeiters. Grundsätzlich soll dabei sichergestellt werden, dass jede Arbeitskraft an der in Bezug auf Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität bestmöglichen Stelle eingesetzt wird.

Personalbeurteilung

Zu den organisatorischen Aufgaben des Personalwesens gehört unter anderem die Personalbeurteilung. Hierfür werden die Leistungsdaten sowie das Verhalten und das Potenzial der einzelnen Mitarbeiter erfasst und beurteilt. Damit legt die Personalbeurteilung den Grundstein für eine fundierte Kosten- und Einsatzplanung.

Personalführung durch das Personalwesen

Die Personalführung beschäftigt sich mit der Einstellung und der Motivation aller Arbeitnehmer. Ihr Ziel ist es, eine klare Philosophie unter den Mitarbeitern zu etablieren und deren Blick auf die Ziele des Unternehmens zu richten. Erreicht wird dies durch gezielte Motivation des Einzelnen.

Personalabrechnung

Da die Personalabrechnung Teil der Erfüllung eines jeden Arbeitsvertrags ist, gilt sie als eine der wichtigsten Aufgaben des Personalwesens. Sie hat die Bereitstellung des vereinbarten Arbeitsentgeltes zur Aufgabe. Dabei soll sie gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeiter und potenzielle Bewerber das Entlohnungssystem des Unternehmens als gerecht und transparent empfinden.

Personalverwaltung

Die Personalverwaltung gehört zu den organisatorischen Aufgabengebieten. Sie beschäftigt sich mit der Erfassung von Statistiken, mit dem Anlegen von Personalakten, mit der Arbeitszeiterfassung und weiteren administrativen Aufgaben. Dadurch sorgt sie für Ordnung und Übersichtlichkeit innerhalb des Personalwesens.

Personalmanagement

Eine strategisch durchdachte Vorgehensweise in jedem Bereich ist für den Erfolg jedes Unternehmens unerlässlich. Somit müssen die Verantwortlichen auch im Personalwesen entsprechende Überlegungen anstellen. So sollen durch eine gezielte Planung unter Berücksichtigung verschiedenster Gesichtspunkte zukunftsorientierte Personalmaßnahmen im eigenen Unternehmen etabliert werden.

Betreuung und Rechtspflege durch das Personalwesen

Damit sich einzelne Mitarbeiter langfristig wohlfühlen, sollten ist eine umfassende Betreuung notwendig. Sie müssen stets das Gefühl haben, dass ihre Interessen gewahrt und ihre Bedürfnisse erfüllt werden. Dies betrifft insbesondere das Arbeitsrecht. Es gilt also, ihnen bei jeglichen arbeitsrechtlichen Fragestellungen beratend zur Seite zu stehen.

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Das PMO – vielseitig und individuell

Das Projekt Management Office gibt es nicht. PMOs passen sich in ihrer jeweiligen individuellen und detaillierten Ausgestaltung den Bedürfnissen jedes einzelnen Unternehmens an. Auf den Punkt gebracht leisten alle PMOs als zentralisierte Einheit ihren besonderen Beitrag zu einem strukturierten Projektmanagement. Im Projekt Management Office laufen alle Projekte zusammen. Daraus ergeben sich unter anderem diese typische Aufgabenbereiche, die einer gesonderten PMO Abteilung zufallen können:

• Das PMO hat alle Projekte im Unternehmen im Blick.
• Die Auswahl der Projekte erfolgt über das Projekt Management Office.
• Auch gewichtet das Projekt Management Office die jeweiligen Projekte in ihrer Bedeutung für das Gesamtunternehmen (Priorisierung).
• Das PMO verplant die Ressourcen.
• Hier werden die Methoden und Verfahren festgelegt, nach denen Projekte ausgewählt sowie geführt werden.
• Das PMO sorgt für die Kommunikation zu Projekten im gesamten Unternehmen.
• Zur Ressourcenplanung zählt die Einteilung der Mitarbeiter in jedem Projekt, für die das Projekt Management Office ebenfalls verantwortlich ist.
• Projektleiter und Projektbeteiligte werden verwaltend sowie organisatorisch durch das PMO unterstützt.

Daneben kann das PMO noch viele weitere Aufgaben erfüllen. Beispielsweise ist es auch für die Schulung von Projektbeteiligten zuständig. Es legt bestimmte Standards für die Entscheidungsfindung in Projekten und bei der Auswahl von Projekten fest.

Ebenso zählt es zu den Aufgabenbereichen des Projekt Management Office, Projekte zu überwachen und zu kontrollieren. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Zeitplänen, sondern um das Controlling für die gesamte Ressourcenplanung.

Welche Vorteile kann ein Projekt Management Office für das Unternehmen haben?

Kleinteiligkeit im Projektmanagement hat viele negative Begleiterscheinungen. Oft fehlt der Überblick, welche Projekte im Unternehmen gerade aktuell sind. Bei der Auswahl von Projekten und ihrer Priorisierung werden keine verbindlichen Standards angelegt. Es ist nicht gewährleistet, dass die Projekte jederzeit professionell durchgeführt werden. Kleinteilige Lösungen im Projektmanagement erhöhen die Risiken bei Projekten und machen das jeweilige Projektrisiko insgesamt unüberschaubarer.

Kompetente Mitarbeiter in einem PMO schaffen eine andere Ausgangssituation: Von Anfang an werden erfolgversprechende Projekte ausgewählt und professionell durchgeführt. Die Projektleiter können sich somit auf das Projekt selbst konzentrieren und müssen sich nicht mit typischen administrativen Aufgaben zusätzlich abmühen.

Über die Standardisierung von Methoden und Arbeitsweisen stellen sich schnell Erfolge bei Projekten ein. Alle Beteiligten wissen, was sie wann zu tun haben in einem Projekt. Auch bei Konflikten und Problemen in einem einzelnen Projekt kann das PMO weiterhelfen.

Gute Projektideen sind weniger gefährdet, unbeachtet zu bleiben

Ebenso ist das Projekt Management Office Ansprechpartner für neue Projektideen, die aus der Mitte des Unternehmens kommen. Gute Projektideen sind so weniger gefährdet, unbeachtet zu bleiben, weil beispielsweise ein einzelner Projektleiter die Idee nicht für stichhaltig hält. Da das PMO seine Entscheidungsprozesse standardisiert, stehen am Ende bessere Projektentscheidungen. Konzentriert sich ein Unternehmen von Anfang an auf die richtigen Projekte, stellt sich mit größerer Wahrscheinlichkeit der Erfolg insgesamt ein.

In vielen Unternehmen fließen Zeit, Geld und andere Ressourcen in Projekte, bei denen von Anfang an deutlich war, dass sie das Unternehmen nicht weiter bringen. Ein PMO sorgt dafür, dass es zu weniger Fehlentscheidungen bei der Auswahl von Projekten kommt. Nicht zuletzt stimmt die Kommunikation, wenn das PMO dafür sorgt, alle Beteiligten regelmäßig einzubeziehen. Die Stellung des PMO zwischen Betriebsplanung und Geschäftsführung macht es außerdem möglich, im Projektmanagement möglichst flexibel zu bleiben. Über ein PMO lassen sich darüberhinaus innovative Strukturen im Projektmanagement wie beispielsweise Agilität leichter im gesamten Unternehmen einführen und durchsetzen.

Das PMO kann außerdem dazu beitragen, die gesamte Unternehmensstrategie und die Projekte in Einklang zu bringen. Es werden Projekte ausgewählt, die die Entwicklung des Unternehmens vorantreiben. Das Projekt Management Office kann es vereinfachen, sich den großen Veränderungstendenzen wie beispielsweise Digitalisierung und Globalisierung in Unternehmen besser zu stellen. Zentral lässt sich über das PMO besser auf Veränderungsdruck reagieren als im kleinteiligen Bereich in jedem Projekt.

Fazit: Das Projekt Management Office lohnt sich – besonders mit der Tendenz zu schlanken PMO-Strategien

Im Umfeld von Digitalisierung und Agilität entwickelt sich aktuell das PMO hin zu schlanken Strukturen. Lean Management existiert auch für den Bereich Projekt Management Office. Wenn ein Unternehmen jetzt neu ein Projekt Management Office einrichtet, sollte es die schlanken Ideen im Hinterkopf haben. In vielen Branchen können Unternehmen von einer zentralen Schaltstelle für ihr Projektmanagement mit einem PMO nur profitieren.

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Michael Faraone und Florian Helmensdorfer sind die Gründer der Steuerberatungsgesellschaft Faraone+ und Experten für die Steuergestaltung und -optimierung. Spezialisiert sind sie auf die Umwandlung von Einzelunternehmen oder Personengesellschaften in eine GmbH. Darüber hinaus gestalten sie Holdingstrukturen, um steuersparend Vermögen aufzubauen. Besonders macht sie dabei ihre auffallende Schnelligkeit aus. Während andere Anbieter drei bis vier Monate zur Umwandlung benötigen, können sich Kunden bei Faraone+ auf drei bis vier Wochen einstellen. Immer im Fokus stehen hierbei die individuelle Beratung und persönliche Zusammenarbeit, um für jedes Unternehmen die optimale Struktur zu finden. 

Michael Faraone von Faraone+: Es kommt auf die Individuelle Beratung an

„GmbH oder Holding?“, „Zu welchem Zeitpunkt sollte die Umwandlung stattfinden?“, oder „Kann ich rückwirkend noch etwas an einer Struktur ändern?“ Für Michael Faraone und Florian Helmensdorfer von Faraone+ sind all das keine Fragen, die sie pauschal beantworten möchten. Deshalb gibt es bei ihnen auch keine Standardprozedur. Vielmehr betrachten sie jeden Kunden als einen individuellen Fall und hören genau darauf, was ihre Mandanten ihnen erzählen: Wie sieht die aktuelle Situation aus? Was ist in naher Zukunft geplant? Wohin soll die Reise des Unternehmens einmal gehen? Auf Basis eines intensiven Gesprächs und der Auswertung aller Daten ermitteln die Steuerexperten dann die optimale Unternehmensstruktur. 

„Durch unsere Erfahrung haben wir schnell ein Gefühl dafür, ob es jemandem um den Vermögensaufbau geht, ob er einfach Steuern sparen will oder ob es eine Kombination aus beidem sein sollte“, erzählt Wirtschaftsprüfer Florian Helmensdorfer von Faraone+. „Das zu erkennen und in eine Struktur umzusetzen, ist unsere Stärke.“ Welche Unternehmensstruktur die beste ist, hängt demnach von den spezifischen Bedingungen des Unternehmens und den Wünschen des Unternehmers ab. Die Steuerexperten von Faraone+ erklären ihren Mandanten anhand konkreter Zahlen, was möglich ist. Sie errechnen die exakte Ersparnis für das gewählte Modell. „Wir sehen die Rechtsform als Werkzeug“, sagt Michael Faraone. „Und wir zeigen den Mandanten, wie man mit diesem Werkzeug umgeht, damit seine Vorteile wirklich genutzt werden können.“

Fehler, die auf dem Weg der Umwandlung  passieren können

Wie wichtig die Begleitung durch Steuerexperten ist, können Florian Helmensdorfer und Michael Faraone an vielen Beispielen belegen. Denn aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung haben sie schon zahlreiche Fehler kennengelernt. Der größte Fehler, den ein Unternehmen machen kann, ist ihrer Meinung nach, überhaupt keinen Steuerberater für den Prozess der Umwandlung hinzuzuziehen. „Viele gründen eine GmbH, obwohl sie schon ein Einzelunternehmen haben. Dieses führen sie dann neben der neu gegründeten GmbH einfach weiter. Für das Finanzamt ist das eine verdeckte Sacheinlage – das bedeutet, der Geschäftswert des Einzelunternehmens muss einmal versteuert werden. Gerade für rasant wachsende Unternehmen mit wenig Personal- und Materialeinsatz können da schnell sechsstellige Summen anfallen“, so Michael Faraone, Gründer von Faraone+. 

Hinzu kommt, dass es nicht den einen Weg vom Einzelunternehmen/GbR in eine GmbH gibt, sondern vier bis fünf. Viele Steuerberater jedoch wählen oft den langwierigen und kostenintensivsten Weg, wie die beiden Experten Michael Faraone und Florian Helmensdorfer wissen. „Gleiches gilt dann für eine Holding. Auch hier gibt es wieder knapp vier bis fünf verschiedene Wege – aus dieser Auswahl den richtigen für sein Unternehmen zu finden, kann nur mit einem Experten auf dem Gebiet gelingen“, erklärt Florian Helmensdorfer von Faraone+. 

Faraone+ kombiniert langjährige Erfahrung und umfassendes fachliches Know-how

Dabei greifen die Experten Michael Faraone und Florian Helmensdorfer von Faraone+ auf langjährige Erfahrungen im Bereich der Steuergestaltung und -optimierung zurück. Florian Helmensdorfer ist Wirtschaftsprüfer, weshalb er sich bestens mit den zivilrechtlichen Hintergründen von Umwandlungs- und Einbringungsvorgängen auskennt. Ebenso die Arbeitserfahrung aus der engen Zusammenarbeit mit einem Notar führte zum Aufbau seines Wissens. Michael Faraone ist diplomierter Betriebswirt und Steuerberater und seit über 20 Jahren in der Steuerberatung tätig.

„Das absolut Wichtigste ist aber die Vielzahl an Fällen, sprich Umwandlungen, die wir bereits begleiten durften. Von Fall zu Fall merken wir hierbei, dass man immer noch mal ein Detail besser machen und schöner gestalten kann. So kommt man irgendwann an den Punkt, an dem man die Verträge sieht und sofort weiß, wo noch etwas umformuliert werden muss, damit es funktioniert“, schlussfolgert Faraone+ Gründer Michael Faraone. 

Michael Faraone: Die Zukunftspläne von Faraone+

Das Ziel der Faraone+ ist im Übrigen nicht, den Steuerberater des Unternehmens zu ersetzen oder Unternehmen zu einem Wechsel zu überreden. Im Gegenteil: Die Experten Michael Faraone und Florian Helmensdorfer raten sogar dazu, bei dem bisherigen Steuerberater zu bleiben, damit vorhandene Prozesse und Abläufe nicht gestört werden. Die Steuerexperten verstehen sich als Fachsteuerberater für den Bereich Unternehmensstruktur – so wie sich Rechtsanwälte beispielsweise auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisieren. Sie begleiten gerne ausschließlich als Fachkanzlei den Umwandlungsvorgang und stehen später beratend zu allen Themen in diesem Gebiet zur Seite. Mit den Steuerberatern des Unternehmens arbeiten Michael Faraone und Florian Helmensdorfer von Faraone+ eng zusammen und teilen ihr Know-how, schließlich soll die Umstrukturierung ein langfristiger Erfolg werden.

Ihre Kenntnisse geben die Spezialisten mittlerweile auch in Form von Coachings an Interessierte weiter. Momentan sind es Eins-zu-eins-Coachings, doch Gruppencoachings und Spezialseminare des Unternehmens befinden sich bereits in der Entwicklungsphase. Für Michael Faraone und Florian Helmensdorfer ist klar: „In jedem Stadium gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die optimale Unternehmensstruktur aufzubauen und die Steuerlast nachhaltig zu minimieren. Wir möchten mit Faraone+ unseren Beitrag dazu leisten und noch viele weitere Unternehmer auf ihrem Weg erfolgreich begleiten.“ 

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