Die Personaleinsatzplanung setzt man häufig mit einer geeigneten Software um. Sie ist genau auf die Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt und ermöglicht die Zuteilung von Personal auf die jeweiligen Arbeitsbereiche unter Berücksichtigung individueller Qualifikationen und vertraglichen Arbeitsstunden. Bei der Personaleinsatzplanung werden üblicherweise nicht nur die Schichtzeiten berücksichtigt, sondern auch die Berechnung von Urlaubszeiten, gegebenenfalls Freizeitausgleich und ähnliche Aspekte.

Drei Blickwinkel der Personaleinsatzplanung

Damit die Arbeitskraft von Arbeitnehmern innerhalb eines Unternehmens sinnvoll und effektiv geplant werden kann, werden drei Aspekte der Personaleinsatzplanung voneinander unterschieden.

1) Die zeitliche Personaleinsatzplanung

Der Zeitfaktor bildet eine Realität in Unternehmen ab, die den unterschiedlichen Bedarf an Personal berücksichtigt. Ein typisches Beispiel hierfür sind saisonale Unterschiede bei der zur Verfügung stehenden Arbeit. Hier kann eine passende zeitlich orientierte Einsatzplanung gewährleisten, dass die Mitarbeiter ihren Einsatz finden. Die unterschiedlichen Phasen sind meist auch mit einem deutlich wechselnden Bedarf an Personal verbunden, das bei der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen ist.

2) Die qualitative Personaleinsatzplanung

Eine qualitative Personaleinsatzplanung erhebt vor allem die beruflichen Qualifikationen, die für die jeweiligen Tätigkeiten in der Firma benötigt werden. Hierzu zählen etwa Studienabschlüsse von Hochschulen, berufliche Ausbildungsabschlüsse oder auch gezielte Qualifizierungsmaßnahmen und berufsbezogene Zertifikate. Darüber hinaus lässt sich über die qualitative Personaleinsatzplanung genau eruieren, welcher Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen besteht. Unternehmen sind so in der Lage, die erforderlichen Schritte in die Wege zu leiten, damit Mitarbeiter zeitnah bestehende fachliche Vorgaben abdecken können.

3) Die quantitative Personaleinsatzplanung

Bei einer quantitativen personellen Planung können Firmen auf einen jeweiligen Bedarf an Mitarbeitern kurzfristig reagieren. Eine grundlegende Bestandsanalyse dient dabei als Grundlage für die konkrete Personaleinsatzplanung. Ein Bedarf an Personal lässt sich vor diesem Hintergrund kontinuierlich erfassen und auch die Fluktuation von Angestellten in einem Unternehmen ist hierbei wesentlicher Bestandteil der gesamten Planung.

Sinn der Personaleinsatzplanung

Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, sich langfristig am Markt zu etablieren und gegen die bestehende Konkurrenz zu behaupten. Dabei gilt es stets, strategisch zu agieren und die vorhandenen eigenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Um die Ressource Personal so sinnvoll wie möglich einzusetzen, ist ein Fokus sowohl auf den Istzustand der Firma als auch auf den zu erwartenden Bedarf an Mitarbeitern erforderlich.

Um Angestellte und vorhandene Aufgaben gut miteinander in Einklang zu bringen sollte jeder Mitarbeiter bestmöglich an dem Arbeitsbereich sein, der ihm einerseits liegt und ihn andererseits fordert. Je besser diese Kombination übereinstimmt, umso produktiver können die Aufgaben umgesetzt werden. Dabei ist es für jedes Unternehmen entscheidend, den eigenen Bedarf für die Personaleinsatzplanung jederzeit zu kennen und sowohl Schlüsselpositionen als auch alle anderen Tätigkeiten immer schnellstmöglich abzudecken.

Die Personaleinsatzplanung bringt die Bereiche Management der Arbeitszeit und die Organisation der Dienstzeiten unter einen Hut. Sie berücksichtigt dabei vorhandene Ressourcen und ermöglicht eine umfassende Optimierung der Aufgabenverteilung im Unternehmen.

Entscheidende Faktoren

Damit die Personaleinsatzplanung effektiv funktioniert sind folgende Punkte maßgeblich:

1. Eine genaue Bestandsanalyse ist Voraussetzung, um die Personalsituation realistisch einschätzen zu können.
2. Das Erkennen von Fehlbesetzungen ist ebenso Teil der Planung wie eine Analyse von Unter- oder Überforderung in den jeweiligen Arbeitsbereichen.
3. Flexibilität zählt zu den wichtigsten Faktoren bei der Gestaltung der Arbeitszeit. Es gilt die unterschiedlichen Phasen bei Unternehmensprojekten und den damit verbundenen wechselnden Personalbedarf zu berücksichtigen.
4. Flexible Arbeitszeitmodelle gelten als besondern mitarbeiterfreundlich und können gleichzeitig Schwankungen im Arbeitsaufkommen erfassen.
5. Leerzeiten in der Firma erfasst das System ebenso wie Über- beziehungsweise Mehrarbeitsstunden.
6. Strategische Konzepte erlauben den schnellen Umgang mit Engpässen und dienen gleichzeitig einer langfristigen Planung.
7. Eine Personaleinsatzplanung berücksichtigt auch die Wünsche der Mitarbeiter hinsichtlich Arbeitszeit, Einsatzfeldern und Weiterbildungen.
8. Je besser die Bedürfnisse von Unternehmen und Angestellten aufeinander abgestimmt sind, desto höher ist die grundsätzliche Mitarbeiterzufriedenheit.

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Auf der anderen Seite haben Steuerexperten bestimmte Vorstellungen darüber, wie ihr Wunscharbeitsplatz aussehen soll: Karriereaussichten, Work-Life-Balance oder Unternehmenskultur – das alles spielt eine entscheidende Rolle. Beide Seiten in Einklang zu bringen, ist keine leichte Aufgabe. Steuerexperten und Unternehmen könnten dabei sicherlich Unterstützung gebrauchen. Alexander Gries und Maximilian Dragon von Dragon & Gries haben sich dieser Aufgabe verschrieben. Mit ihrer Personalberatung Dragon & Gries sind sie auf den Bereich Konzernsteuern spezialisiert. Sie möchten den richtigen Steuerexperten mit dem richtigen Unternehmen zusammenbringen.

Alexander Gries und Maximilian Dragon verfügen über eine langjährige Erfahrung als Headhunter. Sie legen großen Wert darauf, dass sie im Fachgebiet Steuern über eine herausragende Expertise und ein gutes Netzwerk verfügen. Davon profitieren ihre Mandanten, zu denen die Continental AG, Rolls-Royce Power Systems und die Vereinigte Hannoversche Versicherung gehören. Dragon & Gries versteht sich aber gleichzeitig als Vertreter der Interessen ihrer Kandidaten. Die Personalberater Alexander Gries und Maximilian Dragon möchten den Steuerexperten die Position verschaffen, die ihren Vorstellungen entspricht. Im Interview erklären sie, wie es ihnen gelingt, mit Dragon & Gries Win-win-Situationen herzustellen.

Alexander Gries und Maximilian Dragon von Dragon & Gries bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Alexander Gries und Maximilian Dragon. Dragon & Gries ist ein Personalberatungsunternehmen. Wie gehen Sie bei der Kandidatensuche vor? Und auf welche Branche sind Sie spezialisiert?

Alexander Gries: Wir verstehen uns als klassische Headhunter. Das bedeutet, dass wir unsere Kandidaten durch direkte Ansprache in den sozialen Netzwerken gewinnen. Dafür kommen die Plattformen Xing und LinkedIn in Betracht. Spezialisiert haben wir uns auf das Fachgebiet Konzernsteuern. Auf Unternehmensseite sind unsere Kunden der Dragon & Gries somit bedeutende Konzerne. Es geht um Unternehmen, die eine eigene Steuerabteilung haben. Wir arbeiten beispielsweise für die Continental AG, Rolls-Royce Power Systems und die Vereinigte Hannoversche Versicherung. Auf der Kandidatenseite sind wir auf Steuerexperten und Führungskräfte im Bereich Steuern ausgerichtet. Die Gewinnung von geeigneten Kandidaten ist natürlich der Kern unserer Arbeit. Wer dabei heute erfolgreich sein will, benötigt viel Erfahrung und ein gutes Netzwerk.

Sie sind also wie Sie sagen klassische Headhunter. Was macht einen klassischen Headhunter aus und inwiefern unterscheidet sich das von dem sogenannten Social Recruiting?

Maximilian Dragon: Unter einem „klassischen Headhunting“ versteht man zum einen die schriftliche Ansprache von Kandidaten auf XING und Linkedin – das nennt sich Active Sourcing und das machen wir sehr intensiv. Für uns ist es allerdings wichtig, dass wir nicht nur in den sozialen Medien nach geeigneten Kandidaten suchen, sondern auch außerhalb der sozialen Netzwerke arbeiten. Wenn wir einen Steuerexperten von uns überzeugen wollen, rufen wir ihn also häufig einfach an. Die telefonische Direktansprache am Arbeitsplatz ist also die zweite Säule des Headhuntings.

„Von Social Recruitern unterscheidet uns, dass wir keine Werbung auf den sozialen Plattformen schalten.“

Uns hilft dabei, dass wir in der Branche inzwischen einen hohen Bekanntheitsgrad erreicht haben. Dadurch ist sofort eine Vertrauensbasis da, weil wir mit Dragon & Gries als seriöses und hoch professionelles Unternehmen gelten.

Alexander Gries und Maximilian Dragon berichten über Vorurteile gegenüber ihrer Branche 

Gibt es denn Vorurteile gegenüber Personalberatungen, die Ihr Unternehmen Dragon & Gries zu spüren bekommt?

Alexander Gries: Es gibt einige Vorurteile und wir müssen uns durchaus mit ihnen auseinandersetzen. Die Personalberatung ist eine stark wachsende Branche, die großes Potenzial bietet. Viele Berufsanfänger geben allerdings bald wieder auf, da sie mit dem Druck nicht umgehen können. Dadurch haben es Unternehmen häufig mit wechselnden Ansprechpartnern zu tun. Dazu kommt, dass manche Berater Aufträge annehmen, die sie nicht erfüllen können. 

Sie haben oft kein gutes Netzwerk und verstehen aufgrund fehlender Expertise nicht, wen das Unternehmen eigentlich sucht. Der Bereich Steuern wird zu großen Teilen von Personalberatern betreut, die eine sehr breite oder gar keine Spezialisierung aufweisen. Sie bekommen somit nur wenige Aufträge aus diesem Bereich und haben wenig Ahnung, wie sie die Suche nach Kandidaten inhaltlich gestalten sollen. Meist kennen sie nicht einmal die Unterschiede innerhalb der Steuerabteilungen. 

Aus diesem Grundproblem resultieren dann die Vorurteile, mit denen wir bei Dragon & Gries konfrontiert werden, so beispielsweise: Personalberatungen wollen nur schnell Geld machen und erbringen keine nachhaltige Leistung. Da wir auf die Steuerbranche spezialisiert sind und schon zahlreiche Erfahrungen gemacht haben, können wir uns allerdings von solchen falschen Vorstellungen abheben. Unsere Kandidaten sind oft überrascht, wenn wir präzise Nachfragen stellen oder uns mit den relevanten Begrifflichkeiten auskennen. Wir haben uns mit Dragon & Gries mittlerweile einen Namen in der Steuerwelt gemacht und bieten Unternehmen einen Mehrwert, der sich in der Qualität der Kandidaten niederschlägt.

Maximilian Dragon: „Wir wollen mit jedem Menschen im Konzernsteuerumfeld über seine Karriere sprechen!“

Für Sie steht Nachhaltigkeit also an oberster Stelle? 

Maximilian Dragon: Ja. Dazu muss man wissen, dass für uns das entscheidende Thema nicht die Gewinnung weiterer Mandate von Unternehmen ist. Wir wollen vielmehr neue Kandidaten überzeugen, die wir an unsere Mandanten vermitteln können. Diese Kandidaten werden täglich von Personalberatern mit Anschreiben in Portalen wie LinkedIn und Xing überhäuft. In der Regel passen die Positionen aber gar nicht zu ihren Wunschvorstellungen. Viele Personalberater arbeiten im Vergleich zu uns an dieser Stelle nicht gewissenhaft. 

Es geht ihnen auch nicht um eine langfristige Beziehung zu den Kandidaten. Unser Team der Dragon & Gries dagegen wollen mit jedem Menschen im Konzernsteuerumfeld über das Thema Karriere sprechen. Egal, ob wir ihn erst zwei Jahre später vermitteln oder gar nicht. Bei manchen Kontakten können wir eben nur generelle Karriere-Empfehlungen aussprechen. Im Gegenzug werden wir aber häufig weiterempfohlen. Und das ist uns wichtig.

Dragon & Gries und ihre Spezialisierung auf den Bereich Konzernsteuern 

Was macht Ihr Fachgebiet so besonders? Und welche Herausforderungen bringt es mit sich?

Maximilian Dragon: Der Bereich Konzernsteuern ist ein Fachgebiet, das an die Experten komplexe Ansprüche stellt. Die Einstiegshürden sind entsprechend hoch. Als Personalberater muss man sich mit der Materie auf einem hohen Niveau auseinandersetzen. Um Positionen in diesem Bereich adäquat zu besetzen, ist eine Expertise nötig, die man nicht nebenher erwirbt. Die Anforderungen an solche Stellen werden sehr präzise benannt und da gibt es keinen Spielraum. Durch die Globalisierung steigt die Nachfrage an internationaler Steuerexpertise. Gleichzeitig werden Konzerne und deren Geschäftsmodelle immer komplexer, wodurch auch ein immer höherer Spezialisierungsgrad von den Steuerexperten gefordert wird. 

Den richtigen Experten zu finden, wird damit zu einer echten Herausforderung. Dazu kommt, dass die Kosten für externe Steuerberater in den letzten Jahren angewachsen sind. Die Konzerne haben also ein großes Interesse an einer internen Lösung. Interne Lösungen sind aber auch nicht leicht umzusetzen, da die Zahl möglicher Kandidaten im Abnehmen begriffen ist. 

„Es treten kaum neue Steuerberater in den Arbeitsmarkt ein. Das Durchschnittsalter liegt mittlerweile bei 53 Jahren.“

Dem steigenden Bedarf an Steuerberatern steht ein Defizit an Fachkräften gegenüber. Selbst DAX-Unternehmen mit einem hohen Bekanntheitsgrad und einer entsprechenden Außenwirkung  haben große Schwierigkeiten, ihre offenen Stellen zu besetzen. Die Kandidaten kennen im Übrigen ihren Marktwert, was ihre Ansprüche an Gehalt und Arbeitsbedingungen steigen lässt.

Die Zusammenarbeit mit Alexander Gries und Maximilian Dragon

Haben Sie ein Beispiel, woran Sie die Situation verdeutlichen können?

Alexander Gries: Wir hatten zum Beispiel einen Mandanten bei Dragon & Gries in Süddeutschland, für dessen zu besetzende Position maximal 30 Personen in ganz Deutschland infrage kamen. Um an dieser Stelle zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen, braucht man einen hoch spezialisierten Headhunter. Wir haben ein extrem starkes Netzwerk, weil wir permanent mit Steuerexperten im Gespräch sind. Sie machen gute Erfahrungen mit unserem Unternehmen und empfehlen uns deshalb auch weiter. Wenn jemand an unserem Angebot interessiert ist, führen wir zunächst ein ausführliches Erstgespräch, in dem wir Erfahrung und Fähigkeiten genau analysieren. Wir finden heraus, in welche Richtung sich die Steuerexperten entwickeln wollen. 

Auf dieser Grundlage können wir bei Dragon & Gries ihnen die richtige Position anbieten. Auch während des Bewerbungsprozesses gibt es eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kandidaten: Das reicht von der Unterstützung beim Erstellen des Lebenslaufes über die Vorbereitung zum Interview bis zu Entscheidungshilfen. Unser Netzwerk ist auf der Unternehmensseite gleichfalls stark, was für die Steuerexperten, die wir betreuen, natürlich große Vorteile hat.

Wie man laut Alexander Gries von einem umfassenden Marktüberblick profitiert

Bei diesem Punkt möchte ich einen Augenblick bleiben. Welche Gründe sprechen dafür, mit Dragon & Gries Kontakt aufzunehmen? Worin besteht der konkrete Nutzen für die Karriere?

Alexander Gries: Wir können zunächst einen erschöpfenden Marktüberblick geben. Dabei sagen wir dem Kandidaten, wo er steht und welche Möglichkeiten er hat. Es ist so, dass die meisten Leute, die sich auf den Bereich Steuern spezialisieren, nach dem Studium in einer der großen Beratungsgesellschaften anfangen. Nach drei oder vier Jahren legen sie dann die Prüfung zum Steuerberater ab. Die Beratungsgesellschaften fördern das, weil sie hoffen, dass die Leute ihren Weg bei ihnen fortsetzen. 

Die Tätigkeit dort hat allerdings einige Nachteile: Sie ist sehr stressig und mit einem Arbeitsaufwand von 60 bis 70 Stunden in der Woche verbunden. Deshalb orientieren sich viele von ihnen in eine andere Richtung. Wir können ihnen an dieser Stelle eine Perspektive anbieten.

„Mit unserer Arbeit zeigen wir den Steuerexperten, dass es interessante Angebote am Markt für sie gibt.“

Und wir stellen unseren Mandanten auf der Konzernseite die richtigen Kandidaten zur Verfügung.

Maximilian Gries über die Gründung des Unternehmens

Wie ist es dazu gekommen, dass Sie Dragon & Gries gegründet haben? Wir würden gerne etwas über Ihren Werdegang wissen. 

Maximilian Dragon: Wir haben gemeinsam in einer Personalberatungsfirma gearbeitet, wobei wir dort den Bereich Finanzen aufgebaut haben. Die Steuern waren von Beginn an Teil unserer Aufgabe. Nach drei Jahren der Zusammenarbeit haben wir uns dazu entschlossen, ein eigenes Beratungsunternehmen aufzuziehen. Die Gründe dafür lagen darin, dass wir für den Umgang mit den Kandidaten mehr Freiheiten haben wollten. Die Vorgaben, die wir umsetzen mussten, schienen uns in mancher Hinsicht ungeeignet zu sein. Außerdem strebten wir eine langfristigere Kooperation mit den Mandanten bei Dragon & Gries an. Unsere Strategie ist dann sehr schnell aufgegangen. Und der Umsatz hat sich mit jedem weiteren Jahr verdoppelt.

Alexander Gries erläutert, wie die Prozesse bei Dragon & Gries ablaufen

Was hat dazu beigetragen, dass Sie mit der Zeit so erfolgreich geworden sind?

Alexander Gries: Unser Erfolg hängt sicherlich auch damit zusammen, dass wir viele Dinge tun, die für die Branche nicht ganz typisch sind. Beispielsweise haben wir den Vertrieb vom Fulfillment getrennt. Ein Angestellter einer gewöhnlichen Personalberatung macht die Akquise, betreut die Kandidaten und koordiniert die Projekte – alles von A bis Z. Bei Dragon & Gries haben wir dagegen ein effizienteres System aufgebaut. Für jeden Bereich gibt es Experten, die eine spezifische Aufgabe übernehmen: Akquise auf der Unternehmensseite,  Kandidatensuche in den sozialen Netzwerken oder Kandidatengespräche. Daraus ergibt sich ein reibungsloser Prozess, bei dem das Projekt von einem Spezialisten zum nächsten weitergegeben wird. Mit dieser Methode sind wir anderen Personalberatern ein ganzes Stück voraus. 

Maximilian Dragon: Wir haben bei Dragon & Gries Berater, die sich auf eine Steuerart oder eine Steuerausrichtung konzentrieren. Einer befasst sich beispielsweise nur mit Umsatzsteuern und kennt inzwischen beinah alle Führungskräfte in diesem Bereich. In dieser Spezialisierung sind nicht viel mehr als 2,500 Kandidaten. Man kann sich vorstellen, dass das einen positiven Effekt auf sein Netzwerk hat. Bei uns bekommen die Kandidaten somit einen Berater an die Seite gestellt, der sich extrem gut auskennt und die Interessen der Steuerexperten mit den Wünschen der Unternehmen leicht in Einklang bringen kann.

Maximilian Dragon und Alexander Gries über die Mission ihrer Personalberatung

Gibt es etwas, das Sie als Ihre Mission bezeichnen würden? Wie soll es bei Dragon & Gries in der nächsten Zeit weitergehen?

Maximilian Dragon: Wir wollen, dass Menschen gerne zur Arbeit gehen. Die berufliche Tätigkeit nimmt einen großen Teil unseres Lebens ein. Da ist es wichtig, dass man sich wohlfühlt und seine Fähigkeiten voll entfalten kann. Unsere Mission bei Dragon & Gries besteht darin, den richtigen Arbeitnehmer mit dem richtigen Arbeitgeber zusammenzubringen. Im Augenblick sind wir bei der Vermittlung von Konzernsteuerexperten bereits die Nummer eins in Deutschland. In den nächsten zwölf Monaten wird es darum gehen, unsere Marktposition weiter auszubauen. Noch mehr Kandidaten sollen durch uns ihre Chance auf eine aussichtsreiche Position bei einem Toparbeitgeber wahrnehmen können.

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