„Genau hier braucht es neue Ansätze, die Bildung wieder strukturiert, individuell und zugleich motivierend gestalten“, erklärt Johann Nowak. Als Experte und Mitgestalter der Bestnote Franchise GmbH kennt er die Herausforderungen des Marktes aus eigener Erfahrung. Gemeinsam mit einem Team aus Bildungsexperten entwickelte er ein Konzept, das gezielt auf die Schwächen klassischer Nachhilfe reagiert. Statt reiner Wissensvermittlung steht eine Kombination aus Struktur, Qualität und positiver Lernerfahrung im Fokus. Ziel ist es, die strukturellen und qualitativen Unterschiede des Marktes zu beheben. Dabei möchten sie Schüler nicht nur fachlich unterstützen, sondern ihnen eine Umgebung bieten, in der das Lernen wieder als etwas Positives wahrgenommen wird. Nachhilfe soll kein notgedrungenes Korrektiv sein, sondern ein modernes, professionelles Bildungsangebot, das das Schulsystem sinnvoll ergänzt – von der ersten Klasse bis zum Abitur. Bis 2030 plant die Bestnote Franchise GmbH, ein Netzwerk von 100 Standorten in Deutschland aufzubauen und dieses Konzept flächendeckend zu etablieren.

Zwischen Anspruch und Realität: Warum klassische Nachhilfe oft an ihre Grenzen stößt

Der Nachhilfemarkt boomt, doch Wachstum allein bedeutet noch lange keine Qualität. In vielen Instituten sitzen Schüler mit ganz unterschiedlichen Lernständen gemeinsam in Gruppen, in denen kaum Raum für gezielte Förderung bleibt. Wer individuelle Unterstützung braucht, geht im System schnell unter. In der Folge bleiben Fortschritte entweder ganz aus oder stellen sich nur verzögert ein. Für Eltern bedeutet das: Trotz zusätzlicher Investitionen bleibt der gewünschte Lernerfolg oft aus, während die Unsicherheit über die schulische Entwicklung ihrer Kinder weiter steigt. Gleichzeitig sorgt der Einsatz freiberuflicher Honorarkräfte dafür, dass Ansprechpartner häufig wechseln, was nicht nur das Vertrauen schwächt, sondern auch den Lernprozess instabil macht. 

Ein neuer Ansatz: Struktur, Qualität und Motivation im Fokus

Die Bestnote Franchise GmbH verfolgt gezielt einen anderen Weg. Im Zentrum steht ein durchdachtes 90/10-Konzept: 90 Prozent der Zeit entfallen auf gezielte Bildungsarbeit, während 10 Prozent bewusst für Aktivitäten wie Sport, Ausflüge oder gemeinsame Erlebnisse genutzt werden. Der Gedanke dahinter ist ebenso einfach wie wirkungsvoll: Wer Lernen mit positiven Erlebnissen verbindet, entwickelt eine nachhaltigere Motivation.

„Kinder, die eine positive Lernumgebung erleben und durch ergänzende Aktivitäten Freude am Lernen entwickeln, erzielen nachweislich nachhaltigere Lernerfolge“, erklärt Johann Nowak. 

Ergänzt wird dieser Ansatz durch kleine, homogene Lerngruppen sowie die Möglichkeit zum Einzelunterricht – genau das, was im regulären Schulbetrieb so häufig fehlt. Hinzu kommt ein hybrides Unterrichtsmodell: Der Unterricht findet sowohl in den modernen, hellen und großzügig gestalteten Instituten statt als auch bei den Familien zu Hause. Diese Flexibilität erlaubt es, auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Schüler und ihrer Familien einzugehen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.

Bestnote Franchise GmbH: Professionelle Strukturen als Grundlage für nachhaltigen Erfolg

Was die Bestnote Franchise GmbH grundlegend von zahlreichen Mitbewerbern unterscheidet, ist der konsequente Verzicht auf freiberufliche Honorarkräfte. Stattdessen sind alle Lehrkräfte fest angestellt, werden nach fachlichen und pädagogischen Kriterien ausgewählt und durchlaufen eine Zertifizierung, die ihre Eignung sicherstellt. Das Ergebnis sind nicht nur eine stabile Personalstruktur und eine deutlich geringere Fluktuation, sondern vor allem eine gleichbleibend hohe Unterrichtsqualität – Faktoren, die für Eltern und Schüler gleichermaßen entscheidend sind. Zugleich reagiert das Modell auf steigende regulatorische Anforderungen in der Branche. „Wer langfristig erfolgreich sein will, braucht rechtssichere und verlässliche Strukturen“, betont Johann Nowak. 

Ergänzend verfügt das Unternehmen über eine umfangreiche Erfahrung im Umgang mit dem staatlichen Förderprogramm „Bildung und Teilhabe“, das Nachhilfe für einkommensschwächere Familien finanziert. Die Bestnote Franchise GmbH kennt die regionalen Behördenprozesse und rechnet entsprechende Leistungen direkt mit den zuständigen Stellen ab, ein Vorteil, der die potenzielle Zielgruppe erheblich erweitert und gleichzeitig einen gesellschaftlichen Beitrag zur Bildungsgerechtigkeit leistet.

Vom Konzept zur Umsetzung: Chancen für Unternehmer und Fachkräfte

Neben der pädagogischen Ausrichtung eröffnet die Bestnote Franchise GmbH auch unternehmerische Perspektiven für Unternehmer, pädagogische Fachkräfte und Quereinsteiger, die im Bildungsmarkt Fuß fassen möchten – mit einem Franchise-Modell, das bewusst auf Klarheit und Entwicklung setzt. Der Einstieg gelingt in der Regel schlank: oft als Einzelbetreiber mit ein bis zwei Lehrkräften, während sich der Standort Schritt für Schritt weiterentwickelt. Mit zunehmender Auslastung wächst auch die Struktur – hin zu einem Institut mit mehreren Lernräumen auf etwa 120 bis 150 Quadratmetern, ausgelegt für Einzel- und Kleingruppenunterricht. In dieser Ausbaustufe lassen sich rund 100 bis 120 Schüler betreuen, getragen von einem stabilen Team aus fest angestellten Lehrkräften. Dahinter stehen klar definierte Abläufe, die nach einer Einarbeitungsphase für Verlässlichkeit und Planbarkeit im Alltag sorgen.

„Wer ein wirtschaftlich tragfähiges Geschäftsmodell aufbauen möchte, das gleichzeitig einen echten gesellschaftlichen Beitrag leistet, findet im Bildungsmarkt und mit dem richtigen Konzept langfristig hervorragende Voraussetzungen“, so Johann Nowak. Gleichzeitig profitieren Franchisepartner von erprobten Strukturen, einer etablierten Marke und der Erfahrung im Umgang mit behördlichen Anforderungen sowie Förderprogrammen – ein Zusammenspiel, das den Aufbau nachhaltig erleichtert.

Bestnote Franchise GmbH: Neue Perspektiven im Bildungsmarkt

Mit steigenden Anforderungen im Bildungssystem wächst auch der Bedarf an ergänzenden Lösungen. Für Schüler bedeutet das vor allem eines: Sie benötigen individuelle Unterstützung, um Lernlücken gezielt zu schließen, Selbstvertrauen aufzubauen und wieder Freude am Lernen zu entwickeln. Genau hier setzen Konzepte an, die nicht nur Wissen vermitteln, sondern auch Struktur, Motivation und Verlässlichkeit bieten. Die Bestnote Franchise GmbH schafft dafür die Grundlage, mit einem Ansatz, der Schülern klare Fortschritte ermöglicht und gleichzeitig Eltern Sicherheit gibt. „Wer heute in Qualität, Struktur und Motivation investiert, schafft die Grundlage für nachhaltigen Erfolg – im Bildungsbereich ebenso wie im eigenen Unternehmen“, fasst Johann Nowak zusammen.

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„Genau das haben wir entwickelt: Mit unserem Konzept wollen wir Quereinsteigern und Anfängern eine Möglichkeit geben, unser Millionenkonzept einfach zu übernehmen und somit zu einer erfolgreichen und ortsunabhängigen Selbständigkeit zu finden, ohne vorher Kopf und Kragen für die richtige Idee zu riskieren. Dafür braucht es kein Vorwissen, denn alle nötigen Kenntnisse vermitteln wir im Rahmen des Programms.“

Mit Leon Thiel langfristig zu einem erfolgreichen Business

Nachdem sein eigenes Business so erfolgreich geworden war, dass er viele Firmen ablehnen musste, die die Online-Marketing-Dienstleistungen seiner Agentur beanspruchen wollten, entschied Leon Thiel sich dazu, sein Erfolgskonzept auch anderen zugänglich zu machen und sich prozentual an seinen Franchise-Partnern zu beteiligen. So kann er sein Unternehmen ausbauen und sich größere Marktanteile sichern, ohne selber mehr Kapazitäten haben zu müssen. Im Rahmen seines Franchise-Programms erhalten Interessenten alle Informationen, Strategien, Anleitungen und das Know-how, um innerhalb weniger Wochen an den Erfolg von Leon Thiel anzuknüpfen. Vor allem für Quereinsteiger und Menschen, denen die zündende Idee für ein Online-Business fehlt, ist dies eine einmalige Gelegenheit, um zu einem sicheren und langfristig erfolgreichen Business zu gelangen, welches standortunabhängig betrieben werden kann. Leon Thiel, der diesen Weg selbst gegangen ist, nimmt dabei die Rolle des motivierenden Vorbilds und die des Mentors gleichermaßen ein.

Das Business von Leon Thiel: Millionenumsätze durch das Schalten von simplen Online-Werbeanzeigen für andere Firmen

Leon Thiel hatte schnell erkannt, dass Marketing in der heutigen Zeit wichtiger denn je ist. Gut gemachte Werbung ist in der Lage, selbst mit einem durchschnittlichen Unternehmen massenhaft Neukunden im Internet zu gewinnen. Deshalb sind auch die Marketingausgaben in Firmen so hoch wie nie zuvor. Diesen Umstand nutzte Leon Thiel für sich und gründete seine eigene Online-Marketing-Agentur, mit der er Unternehmen bei der Vermarktung im Internet unterstützte. Seine Expertise baute er parallel durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen internationalen Mentoren weiter aus. Vor allem amerikanische Trends waren für ihn dabei stets wegweisend.

Bei erfolgversprechenden Unternehmen sicherte sich Leon Thiel zudem regelmäßig Unternehmensanteile. Insgesamt erzielte er so in kürzester Zeit Einnahmen im mittleren Millionen-Bereich. Für diese Leistung wurde der Jungunternehmer vielfach ausgezeichnet, unter anderem von FunnelCockpit und CopeCart – außerdem berichteten mittlerweile Deutschlands bekannteste Medien zahlreich von seinen Erfolgen.

Mittlerweile ist Leon Thiel nach Dubai ausgewandert und steuert die Werbeanzeigen für andere Firmen aus einem 250qm Penthouse in der 60. Etage vor dem Burj Khalifa. 

Eine Gelegenheit mit Potenzial – mit Leon Thiels Franchise-System zur eigenen Online-Marketing-Agentur 

Um mehr Unternehmen unterstützen zu können, entwickelte Leon Thiel ein Franchise-Programm, mit dessen Hilfe bis zu 100 Partner dazu befähigt werden, das Erfolgskonzept innerhalb weniger Wochen zu kopieren. Dafür stellt er all seine Strategien und das gesamte Wissen gegen eine Gewinnbeteiligung von 10 Prozent zur Verfügung – eine Win-win-Situation, denn während Leon Thiel dank seines bewährten Konzepts mit weiteren passiven Einkommensquellen und größeren Marktanteilen rechnen kann, können die Franchise-Nehmer durch die volle Einsichtnahme in das Konzept, das alleine im Jahr 2023 vier Millionen Euro an Umsätzen erwirtschaftet hat, ein sehr stabiles und langfristig wachsendes Online-Business in Form der Marketing-Agentur übernehmen.

Da es sich bei dem Franchise-Programm zudem um ein White-Label-Angebot handelt, können die Franchise-Nehmer unter ihrem eigenen Namen agieren und sich selbst eine Marke in der Marketingbranche aufbauen. Leon Thiels Angebot richtet sich explizit auch an Quereinsteiger. Dadurch bekommen Menschen, denen bisher die konkrete Idee für ihr eigenes Online-Business gefehlt hat, nun die Chance.

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„Es gibt dort kaum einen Geschäftsbereich, der nicht durch Franchise abgedeckt wird. Das reicht vom Einzelhandel über Bildung bis zu Filmrechten. Der Blick auf die USA zeigt das unglaubliche Potenzial des Systems.“ Mit der Artemis Franchise GmbH möchte Christian Becker das Franchisemodell in Deutschland weiter voranbringen. Gemeinsam mit seinem Team begleitet er seine Kunden über den gesamten Prozess, der zum Verkauf von Lizenzen führt.

Christian Becker gilt beim Thema Franchise als einer der führenden Experten in Deutschland. Das System kennt er nicht nur aus der Theorie, da er selbst über viele Jahre hinweg in ganz Europa Lizenzen verkauft hat. Von dem umfangreichen Wissen, das er in dieser Zeit zusammentragen konnte, profitieren heute die Kunden der Artemis Franchise GmbH. Der Experte Christian Becker betont, dass er einen grundsätzlich pragmatischen Ansatz verfolgt. Denn die Kunden der Artemis Franchise GmbH wollen in erster Linie nicht Franchisegeber werden, sondern risikolos höhere Umsätze einfahren. Für welche Unternehmen ist das Franchisemodell nun aber geeignet?

Wer sich laut Christian Becker für Franchise interessieren sollte

Die Kunden der Artemis Franchise GmbH sind meist kleine und mittelständische Unternehmen. Sie kommen aus den verschiedensten Branchen: Es sind Immobilienunternehmen, Businessnetzwerke, Möbelhersteller oder Umzugsunternehmen. Die Spanne reicht von Ballsport für Kinder bis zur Robotik-Firma. „Glücklicherweise denken wir inzwischen auch in Deutschland beim Thema Franchise nicht mehr ausschließlich an Fast-Food-Ketten“, sagt Christian Becker. Die Voraussetzung dafür, Franchisegeber zu werden, ist zunächst ein funktionierendes Geschäftsmodell. „Unsere Kunden der Artemis Franchise GmbH führen in der Regel ein Unternehmen, mit dem sie zwischen zwei und fünf Jahren erfolgreich am Markt sind“, fährt Christian Becker fort. „Es geht ihnen in ihrer konkreten Situation darum, ein größeres Wachstum zu erzeugen. Das heißt: Sie denken an Expansion.“

„Wer an Expansion denkt, dem stehen verschiedene Möglichkeiten offen.“ 

Unternehmen können dann beispielsweise ein Filialsystem errichten. Ein Filialsystem habe allerdings einige entscheidende Nachteile, wie einen enormen Kapitalbedarf und einen hohen zeitlichen Aufwand. Das unternehmerische Risiko sei damit nicht zu unterschätzen. Es müssen zweckmäßige Räumlichkeiten angemietet, Mitarbeiter eingestellt und alles ausgestattet werden. „Hinzu kommt, dass man sich mit den lokalen Besonderheiten am neuen Ort nicht so gut auskennt. Man kann sich vorstellen, was das für mehrere neue Standorte bedeutet“, weiß Christian Becker.

Mit einem Franchisesystem lassen sich solche Schwierigkeiten leicht umgehen. Es sind nur geringe Investitionen nötig, um ein dauerhaft hohes Wachstum zu erzeugen. Man profitiert von regelmäßigen Einnahmen durch Gebühren und Umsatzbeteiligungen. Die eigenen Strukturen bleiben im Übrigen schlank. „Franchise entwickelt zudem eine enorme Expansionskraft“, erklärt Christian Becker. „Man möchte schließlich nicht nur ein oder zwei Lizenzen verkaufen, sondern zehn oder zwanzig.“

Artemis Franchise GmbH: Was man über Franchise wissen muss

Bis zu diesem Punkt klingt das alles sehr einfach und interessant. Was muss man aber tun, um zum Franchisegeber zu werden? „Das Ganze geht recht schnell, es sind aber einige Klippen zu umschiffen“, antwortet Christian Becker. „Zum einen muss man das System rechtssicher machen. Das betrifft auch den Schutz der Marke. Zusätzlich müssen die Standards festgelegt werden. Sie sollen zum einen lückenlos und zum anderen leicht nachvollziehbar sein. Am Ende muss man Interessenten gewinnen, die zu Lizenzpartnern werden“, führt der Gründer der Artemis Franchise GmbH weiter aus.

Zu all diesen Fragen bietet die Artemis Franchise GmbH eine umfassende Beratung an. Das Team um Christian Becker begleitet die Unternehmen vom ersten Konzept bis zum Verkauf der Lizenzen und kümmert sich darüber hinaus um Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. „Wir haben die klare Absicht, die Investition des Franchisegebers innerhalb von sechs Monaten zurückzuholen.“

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„Viele Unternehmer, die sich für den Aufbau eines Franchisesystems entscheiden, nehmen ihre Aufgabe auf die leichte Schulter“, sagt der Gründer von den FranchiseMachern. „Sie denken, sie seien schon erfolgreich, sobald sie einen Franchisepartner gefunden haben und müssten sich danach um nichts mehr kümmern.“ Umgekehrt denken manche Franchisenehmer, dass sie mit ihrer Entscheidung, sich in Partnerschaft mit einem Franchisesystem selbstständig zu machen, automatisch erfolgreiche Unternehmer werden. Oft fehle dabei das nötige Know-how für ein erfolgreiches Franchiseunternehmen auf beiden Seiten, so Eugen Marquard. Die Folge: Der nötige Aufwand und die Verantwortung wird unterschätzt und das Business scheitert. 

Die FranchiseMacher haben es sich mit Eugen Marquard zur Aufgabe gemacht, genau dieses Szenario zu verhindern und seine Klienten stattdessen zu erfolgreichen Franchisegebern zu machen. Dafür setzt der Unternehmensberater auf ein ganzheitliches Beratungskonzept. „Wir unterstützen unsere Kunden zum Beispiel zunächst bei der grundlegenden Planung. Anschließend bei der Entwicklung des Franchisekonzepts und des Online-Franchisehandbuchs sowie der Erstellung eines Businessplans und eines Franchisevertrags. Selbstverständlich unterstützen wir auch bei der Suche nach passenden Franchisenehmern.“

Die FranchiseMacher unterstützen ihre Kunden vom Businessplan bis zur Partnersuche

Bevor Die FranchiseMacher ihre intensive Beratung starten, prüft Eugen Marquard gemeinsam mit seinen Klienten, ob sich ihr Unternehmen überhaupt als Franchise eignet. „Das ist grundsätzlich gegeben, wenn für den Verkauf der Produkte Menschen physisch vor Ort benötigt werden“, erklärt der Franchiseexperte. Während der digitale Markt immer mehr wächst und zahlreiche Produkte auch im Internet angeboten werden, gibt es noch Branchen, die nur mit persönlichem Kundenkontakt funktionieren. Zum Beispiel im Handwerk, der Pflege oder in der Gastronomie. In diesem Fall lohnt sich der Aufbau einer dezentralen Struktur. „Dann müssen sich Unternehmer noch fragen, ob sie dies eigenständig in Form eines Filialsystems mit eigenen Mitarbeitern umsetzen. Sie können jedoch auch auf ein Franchise zurückgreifen, bei dem die Standorte von selbstständigen Partnern geführt werden“, erklärt Eugen Marquard.

Ein Franchisesystem braucht ein solides Fundament

Ein Filialsystem lohnt sich in der Regel nur dann, wenn die Produkte oder Dienstleistungen ohne übermäßige Motivation des Filialleiters vor Ort verkauft werden können und der Unternehmer Lust hat, die alleinige Verantwortung für jeden einzelnen Standort zu tragen. Bei einem Franchiseunternehmen sind die Partner Unternehmer und entsprechend motiviert, ihr Business auszubauen. Aber auch hier ist der Franchisegeber nicht ohne Verantwortung, wie Unternehmensberater Eugen Marquard von den FranchiseMachern erläutert:

„Er muss entsprechend investieren und Strukturen aufbauen. Denn ein Franchisesystem braucht ein solides Fundament, wenn es schnell wachsen will.“

Ist das gegeben, wächst ein Franchisesystem aber oftmals schneller als ein Filialsystem. Die von den selbstständigen Franchisenehmern betriebenen Standorte erzielen durchschnittlich oft mehr Umsatz und Ertrag, als die von angestellten Filialleitern geführten Standorte.

Und trotzdem scheitern manche Franchisesysteme. Laut Branchenfachmann Eugen Marquard liegt das meistens an zwei Gründen: Viele Franchisegeber geben die gesamte Verantwortung an die Franchisepartner ab, statt diese kontinuierlich zu schulen und zu unterstützen oder sie haben ein zu simples Geschäftsmodell, das für die Franchisenehmer zu wenig erkennbare Vorteile hat. Damit das seinen Kunden nicht passiert, prägt der Unternehmensberater seinen Kunden der FranchiseMacher als erstes ein, dass sie sich für alles, was im Namen ihrer Marke geschieht, verantwortlich fühlen sollten. Außerdem verrät er ihnen, worauf es beim Geschäftsmodell ankommt: „Man benötigt ein Alleinstellungsmerkmal und muss etwas Besonderes anbieten können. Gleichzeitig darf das Angebot jedoch nicht so komplex sein, dass man es nicht mehr skalierfähig schulen kann. Denn das würde die Suche nach qualifizierten Franchisenehmern unverhältnismäßig erschweren.“

Vom Pädagogen zum Franchiseexperten: Der Werdegang von Eugen Marquard zum  FranchiseMacher

Eugen Marquard lebt Franchise. Doch seine ersten Schritte in der Berufswelt ist er auf ganz anderen Wegen gegangen. Nach seinem Studium der Politikwissenschaften und Pädagogik hat er im Bereich Kampagnenmanagement, Sponsoring und Öffentlichkeitsarbeit des Deutschen Kinderhilfswerks gearbeitet. „Nach rund fünf Jahren wollte ich mich verändern, weshalb ich in den wirtschaftlichen Bereich wechselte“, erzählt Marquard. Beim Franchisesystem „Mail Boxes Etc.(MBE)“ machte er dann erste Erfahrungen mit der Branche. Der Unternehmensberater erinnert sich: „MBE besaß damals schon ein internationales Geflecht mit 3.500 Standorten und wollte nach Deutschland expandieren. Im Deutschland-Team des Franchisegebers war ich einer der ersten Mitarbeiter.“ Nach zehn Jahren Begleitung von Franchisenehmern auf ihrem Weg in die Selbstständigkeit hat er dann selbst den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt. Und er ist bis heute geblieben. 

Heute hat Eugen Marquard es sich mit seinem Team der FranchiseMacher zum Ziel gemacht, möglichst vielen Unternehmerinnen und Unternehmern dabei zu helfen, auf Basis ihres erfolgreichen Geschäftsmodells ein Franchisesystem aufzubauen und damit selbst ein neues Level für ihr Unternehmertum zu erreichen. Der Experte ist davon überzeugt: Der Markt wird wachsen. „Ich gehe davon aus, dass es für immer mehr Branchen Franchiseangebote geben wird und es wird immer mehr Gründer geben, die die Vorteile des Unternehmertums im Rahmen eines Franchisenetzwerks zu schätzen wissen. Diese Entwicklung möchten wir „FranchiseMacher“ aktiv mitgestalten.“

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Das Wichtigste bei der Erstellung eines Handbuchs ist es dabei, entlang einer klaren Struktur zu arbeiten und kontinuierlich am Ball zu bleiben, erklärt Jana Jabs. Die Expertin Jana Jabs begleitet Unternehmen seit mehr als zehn Jahren beim Aufbau einer digitalen Wissenssammlung. Dieses Business entstand quasi „nebenbei“ – ihre Haupttätigkeit besteht in der Entwicklung von Franchisesystemen. In dem Zuge erstellte sie selbst zahlreiche Handbücher. Jana Jabs‘ Kundschaft bei die HandbuchMacher besteht aus erfolgreichen Unternehmern, die die digitale Sammlung ihres Know-Hows professionell aufbauen möchten. Wie genau diese Zusammenarbeit aussieht, hat Jana Jabs uns heute erklärt.

Jana Jabs von die HandbuchMacher bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im UnternehmerJournal, Jana Jabs! Beim Thema Handbuch kommt wahrscheinlich der eine oder andere Unternehmer ins Schwitzen. Das hört sich ja schon nach viel Bürokratie an. Welche klassischen Vorurteile begegnen Ihnen bei Ihrer Arbeit und wie schaffen Sie es, diese aus dem Weg zu räumen?

Die meisten meiner Kunden denken zunächst, sie werden es ohnehin nicht schaffen, das gesamte Wissen in einem Tool abzubilden. Beim Thema Handbuch denken sie häufig, sie müssen seitenlange Texte schreiben und Prozesse hinterlegen. Bei mir und die HandbuchMacher ist es anders. Bei mir heißt es: Easy doing! Ich kann meinen Kunden die Angst daher schnell nehmen. Wir beginnen ganz von vorn und schauen uns erst einmal das Tool und seine Struktur an. Ich zeige auch Praxisbeispiele, zum Beispiel zum Wissenstransfer in Videoform.

Die zweite Hürde ist eine persönliche. Auf der einen Seite finden es Führungskräfte gut, jeden Tag von ihrem Personal gefragt zu werden. Das ist ja schon eine eigene Aufwertung. Sie tun sich wahnsinnig schwer damit, ihre Mitarbeiter auf ein Handbuch zu verweisen. Sie denken auch, dass ihre Mitarbeiter diese persönliche Antwort brauchen. Nach einer Weile verstehen sie aber, dass sie mit diesem Handbuch nur die Basic-Fragen beantworten. Dann haben sie auch mehr Zeit, ihrem Personal die wirklich schwierigen Dinge ausführlich zu erklären.

Wer sind Ihre Kunden bei die HandbuchMacher klassischerweise? Sind das Unternehmer, die selbst mit dem Gedanken spielen, zu franchisen?

Mit dem Thema Franchise hat das nichts zutun. Das finden meine Kunden zwar interessant und sie sehen auch meine Expertise dahinter. Aber für sie selbst ist es kein Thema. Meine Zielgruppe sind Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen und die mehr als einen Standort haben. Aber klar, in Franchisesystemen kennt man Handbücher seit jeher, weil dort die Frage, wie Wissen an regional verteilte Standorte verteilt wird, quasi in der DNA angelegt ist. Klare Prozesse gehören zum Franchise dazu und „Franchise-Thinking“ ist ein Vorteil für jedes Unternehmen – nämlich so zu arbeiten, als ob man jederzeit franchisieren könnte.

 Jana Jabs ist sich sicher: Viele Unternehmer unterschätzen diese Aufgabe

Welche klassischen Fehler begehen Unternehmer, die ein Handbuch ohne professionelle Unterstützung erstellen wollen?

Viele meiner Kunden bei die HandbuchMacher haben selbst vor vielen Jahren schon einmal damit begonnen, eine Word-Datei zu füllen. Aber sie sind schnell nicht mehr weitergekommen. Sie haben keine Struktur, sondern fangen einfach dort an, wo der Schmerz am größten ist. Zum Beispiel versuchen sie, ihre Dienstleistung abzubilden oder ihre Produkte zu beschreiben. Dann hören sie einfach auf, weil niemand sie durch den Prozess führt. Mit mir haben sie jemanden an der Hand, der bei Bedarf jede Woche anruft und sie begleitet, sodass dieses Schmerzthema nach drei bis vier Wochen keines mehr ist. Ich motiviere sie und sage ihnen, an welcher Stelle sie diese Woche weitermachen sollen.

Viele Unternehmer denken auch von Anfang an zu groß. Sie wollen eigentlich eine ganze Wissenslandschaft aufbauen. Diese Kunden sind auch sehr überzeugt davon, dass das funktioniert. Ich sehe dann aber immer, dass noch überhaupt nichts an Wissen abgebildet ist – oder nicht in der Form, die einen Lernpfad ermöglicht. Jeder muss am Anfang seine Hausaufgaben machen und von vorne und so einfach wie möglich beginnen.

Sehen Sie die Herausforderung eher im handwerklichen Know-How oder im Mindset? 

Es ist ein Mindset-Problem. Handwerklich bekommen wir das immer relativ zügig gelöst. Das Wichtigste sind die ersten beiden Schritte. Häufig findet sich im Unternehmen auch ein motivierter Mitarbeiter, der begeistert davon ist, das gesamte Geschäfts-Know-How zu sammeln und es in eine Form zu bringen. Nach einigen Wochen platzt regelrecht der Knoten und dann ist die Sache schon fast ein Selbstläufer.

Das Wichtigste: klein anfangen

 Jana Jabs, wie sehen denn die ersten Schritte bei einer Handbucherstellung durch die HandbuchMacher aus?

Am einfachsten ist es, mit den Dingen zu starten, die man ohnehin schon gesammelt hat. Das kann zum Beispiel ein Businessplan sein, den man mal geschrieben hat. Man fängt einfach damit an, sein Unternehmen zu beschreiben. Was ist dein Geschäftskonzept, wer sind deine Mitbewerber? Welche wichtigen Kennziffern gibt es in deinem Unternehmen, was ist deine Zielgruppe und wie hat sich der Markt entwickelt? Damit haben sich viele seit der Gründung gar nicht mehr beschäftigt. Sie haben hier schon den ersten Aha-Moment, weil sie merken, wie schwierig es ist, das in Videoform in zwei, drei Sätze zu pressen. Ein Unternehmen verändert sich ja mit der Zeit. 

Ein Handbuch von die HandbuchMacher dient vor allem dem Personal

Interpretiere ich es richtig, dass die Mitarbeiter das Kernthema Ihrer Tätigkeit sind? Oder welche weiteren Vorteile gibt es für Unternehmer noch, die ein Handbuch haben?

Mitarbeiter sind der wichtigste Faktor, ein Handbuch zu erstellen. Das Ziel ist es, Wissen so zu vermitteln, dass es auch jemand versteht. Es geht dabei nicht nur darum, dass die Mitarbeiter schneller lernen und sich der Unternehmer entlastet. Es geht auch darum, dass dieses Wissen umgesetzt wird, die eigenen Schlüsse daraus gezogen werden und das Tool letztendlich mit eigenen Ergänzungen gefüllt wird.

„Wenn ein Kunde Spaß an der Zusammenarbeit mit die HandbuchMacher hat, kann aus dem Handbuch eine richtige Wissensplattform werden.“

Nur wenn ich weiß, wo mein Unternehmen steht, kann ich es weiter entwickeln. Ein Handbuch hilft unheimlich, das „Was ist“ des gegenwärtigen Stands der Dinge zu verstehen. Es schärft das Bewusstsein im Geschäftsalltag: Ist das, was ich gerade mache, eine Tätigkeit, die im Handbuch schon beschrieben ist? Falls nein, warum nicht? Falls ja, warum mache ich sie nicht genauso, wie sie im Handbuch steht? Oder falls ebenfalls ja: Ich muss unbedingt mit meinen Kollegen sprechen, dass wir diesen Prozess verbessern müssen. Handbuch-Thinking führt zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess!

Ein Handbuch hilft auch dabei, bestehende Strukturen zu verbessern

Jana Jabs, gehen Sie mit Ihren Kunden bei die HandbuchMacher auch noch einen Schritt weiter und optimieren bestehende Prozesse, während diese in das Handbuch eingepflegt werden? Welche Rückschlüsse lässt die Zusammenarbeit auch hinsichtlich der Qualität der eigenen Prozesse zu?

Ja, auch dafür ist unsere Zusammenarbeit hilfreich. Ich setze stark auf die eigene Erkenntnis der Unternehmer. Dieser Prozess entsteht automatisch. Das habe ich erst kürzlich bei einem Gastronomiebetrieb beobachtet. Der Prozess konnte nicht gut im Handbuch abgebildet werden, irgendetwas war unrund. Ich bringe dann noch einmal meine Franchise-Expertise ein und schaue mit meiner Brille über die Struktur. Im Grunde ist die Erstellung eines Handbuchs eine Methode der Unternehmensberatung. Und das, was die Unternehmensberatung leistet, wird wiederum im Handbuch abgebildet. Das ist für einen Berater von großem Vorteil, weil sein Kunde so die Arbeit des Beraters wirklich sieht und anfassen kann.

Jana Jabs unterstützt Kunden von die HandbuchMacher aus verschiedenen Branchen

Sie haben schon einige Unternehmen begleitet. Gibt es Kunden von die HandbuchMacher, die Ihnen in Ihrer Laufbahn besonders in Erinnerung geblieben sind?

Einer meiner Lieblingskunden ist ein Unternehmer, der zwei Apotheken betreibt. Apotheken sind ja per se schon sehr „handbuchgetrieben“, es gibt also sehr viele Abläufe, die in schriftlicher Form festgehalten werden. Dazu kommt, dass sie ISO-zertifiziert sind, das heißt, sie müssen bestimmte Normen einhalten und das bei den jeweiligen Behörden vorweisen können. Als der Kunde zu die HandbuchMacher kam, dachte ich deshalb, er habe vielleicht weniger Motivation, noch ein Handbuch zu gestalten. Er überzeugte mich allerdings vom Gegenteil.

Es hat mich erstaunt, mit viel viel Leidenschaft und Energie er sein Handbuch dennoch erstellt hat. Er wollte eigentlich nur ein kleines digitales Tool, mit dem er seine Mitarbeiter abholen kann: Wer sind wir, was machen wir, warum gibt es uns, wie ist unser Team aufgestellt und warum sind wir eigentlich spezialisiert auf Krebs-Medikamente? Das wurde zu einem richtig großen Projekt und ist am Ende ein vollumfängliches Apotheken-Handbuch geworden. 

Auch ein weiterer Kunde, ein Kosmetikstudio, ist mir in guter Erinnerung geblieben. Ein Handbuch bietet sich in dieser Branche besonders an, da es in der Regel eine hohe Mitarbeiter-Fluktuation bei gleichzeitig hohem Qualitätsanspruch gibt. So konnten die HandbuchMacher gemeinsam ein Handbuch erstellen, das alle wichtigen Prozesse und das nötige Wissen für Mitarbeiter auf den Punkt brachte. 

 Jana Jabs: Diese Fallen warten auf Unternehmer

Auf das Thema Franchise-Erfahrung wollen wir gleich noch zu sprechen kommen. Aber zuvor: Welche Fehler sollte ein Unternehmer nicht machen, wenn er ein Handbuch mit professioneller Unterstützung erstellen möchte?

Es gibt wahnsinnig viele und auch wirklich gute Tools zum Thema Know-How-Sammlung. Die teuersten Systeme müssen dabei nicht die besten sein. Dienstleister, die Unternehmer an die Hand nehmen, gibt es hingegen kaum. Das halte ich aber für besonders wichtig. Alle wollen ihre Tools verkaufen, aber erzählen ihren Kunden nicht, wie sie etwas ordentlich abbilden und wie sie überhaupt damit anfangen. Meiner Erfahrung nach schaffen es die wenigsten Unternehmer alleine. Das sind vielleicht fünf Prozent. Alle anderen scheitern meist schon beim Abbilden ihres Geschäftskonzeptes, was einer der ersten Schritte ist. Viele Anbieter wollen außerdem gleich noch eine ganze Suite für Wissensmanagement verkaufen. Das kann schnell überfordern. Von diesen Tools muss man sich ein Stück weit trennen.

„Der Erfolg ist nicht das Tool, sondern der Experte, der bei der Strukturierung und Erstellung hilft.“ 

Jana Jabs über ihr eigenes Business die HandbuchMacher 

Sie haben es schon angesprochen: Ihre Wurzeln haben Sie im Franchise-Bereich. Wie sind Sie zur Handbuch-Macherin geworden?

Ich habe auch im Franchise immer schon Handbücher geschrieben. In diesem Bereich gehört es zum Standard, ein Handbuch zu haben, das ist rechtlich festgelegt. Irgendwann kamen dann immer mehr Unternehmer aus meinem Netzwerk auf mich zu, weil sie sich auch ein hilfreiches Handbuch wünschten, wie sie es von mir kannten. Sie wollten ihren Mitarbeitern nicht jeden Tag die gleichen Fragen beantworten. So kam ich nach und nach zu meinem Geschäft, anderen Unternehmern auf ihrem Weg zum Handbuch zu helfen. 

Sie haben Ihre Dienstleistung bei die HandbuchMacher aufgesplittet in ein Coaching und das Angebot, die Handbucherstellung komplett zu übernehmen. Welche Variante wird häufiger in Anspruch genommen?

Früher habe ich ziemlich viele Handbücher selbst erstellt, aber im Franchise-Bereich. Wer morgen sein Franchise-Unternehmen starten möchte, benötigt schnell ein Handbuch. Aber jetzt ist es vor allem das Coaching, das ich anbiete. Die meisten Unternehmer sind ehrlich gesagt davon überzeugt, dass ich es ohnehin nicht so gut machen könnte, wie sie selbst, da ich in ihrem Business nicht so tief drinstecke. Die meisten meiner Kunden wollten es selbst in die Hand nehmen und sich damit beschäftigen. Ich sage meinen Kunden meist, dass sie fünf bis acht Stunden pro Woche Zeit aufwenden müssen, damit es vorwärts geht. Sie nehmen sich dann wie gesagt meist noch einen Mitarbeiter dazu, der sich um die Umsetzung kümmert. 

Das Coaching bei Jana Jabs

Wie kann man sich dieses Coaching vorstellen?

Ich nehme meine Kunden bei die HandbuchMacher jede Woche erneut an die Hand. Es gibt einen Gruppen Call und auf Wunsch auch eine Einzelberatung. Die meisten meiner Kunden wollen einfach, dass jemand da ist, der ihnen jede Woche aufs Neue „Jetzt ist Handbuchzeit!“ sagt und sie mit hilfreichen Tipps und Aufgaben begleitet. Ich beantworte den Unternehmern dann ihre Fragen und gebe ihnen eine Zeitspanne vor, bis wann dieses und jenes erledigt sein sollte. 

Sie machen das jetzt seit knapp zehn Jahren. Wie hat sich Ihr Business verändert im Laufe der Zeit? Haben Sie damit begonnen, noch „richtige“ Dokumente zu erstellen?

Nein, ich schreibe schon immer digitale Handbücher. Aber natürlich gibt es noch immer große Franchise-Systeme, die ein richtiges, gedrucktes Handbuch haben. Die meisten haben aber mittlerweile verstanden, dass man Wissen digital und online abbilden sollte, um es vielen Menschen gleichzeitig zur Verfügung stellen zu können und auch gegebenenfalls zu ergänzen. 

Zum Abschluss noch ein Blick in die Zukunft: Welche unternehmerischen Ziele haben Sie sich für 2022 mit die HandbuchMacher vorgenommen?

Ich möchte mir im neuen Jahr Zeit für die Dinge nehmen, die bislang auf der Strecke bleiben mussten: Vor allem möchte ich mit potenziellen Kunden vermehrt über Linked-In und Instagram in Kontakt treten und noch mehr Unternehmer von meiner Dienstleistung überzeugen. In vielen großen Unternehmen sind Handbücher Alltag. Sie sind das Ergebnis der im Laufe des Unternehmenswachstums sich immer weiter ausdifferenzierenden Tätigkeiten, die im Handbuch wieder als Ganzes für jeden einzelnen erleb- und verstehbar werden. Ein Handbuch gehört zur professionellen Unternehmensführung dazu. In 2022 möchte ich diese Professionalisierung verstärkt kleinen und mittleren Unternehmen ermöglichen. Und natürlich viele tolle Geschäftskonzepte in die Franchise-Expansion begleiten.

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