„Beides kann nicht sinnvoll sein, weil Datenschutz zum einen eine gute Sache ist, zum anderen aber die Geschäftsprozesse nicht erschweren soll.“

„Wir stehen für einen Datenschutz, der das Nötige umsetzt, den Aufwand minimal hält und sich dabei an den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens orientiert“, fügt der Experte für Datenschutz und Datensicherheit hinzu. „Dabei sind wir keine Rechtsanwälte, sondern bieten ein Datenschutzsystem, das sich in der Praxis dauerhaft bewährt hat.“ Mit mehr als 17 Jahren Berufserfahrung kümmert sich Dietmar Niehaus um alle Belange von Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance für KMU, Vereine und Verbände. Dabei verfolgt sein Institut für Datenschutz und Datensicherheit einen praxisnahen Ansatz, der Analyse, Beratung und Schulung aus einer Hand anbietet. Das Team des IDD unterstützt seine Kunden als externer Datenschutzbeauftragter, bildet aber auch Datenschutzbeauftragte aus und sensibilisiert Mitarbeiter für den Datenschutz. Auf die einfachen, effizienten und rechtssicheren Lösungen der zertifizierten Datenschutzexperten vertrauen bereits mehr als 70 Unternehmen.

Schlank, pragmatisch und vorteilhaft: Dietmar Niehaus macht Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit für Unternehmen interessant

„Es ist verständlich, dass der Datenschutz auf Unternehmen nicht besonders reizvoll wirkt“, erklärt Dietmar Niehaus. „Wer sich selbst in die komplexe Materie einarbeiten muss, merkt schnell, dass es mühsam ist und vom Kerngeschäft ablenkt. Dabei sehen viele Unternehmen nur den hohen Aufwand und nicht die wirtschaftlichen Vorteile. Wir brauchen also einen Datenschutz, der den Nutzen für das Unternehmen und seine Kunden in den Mittelpunkt rückt.“ Wie der Experte weiter ausführt, gewinnt ein Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile, wenn es den Datenschutz ernst nimmt. Kunden und Partner achten zunehmend darauf, dass mit ihren Daten sorgsam umgegangen wird. Auch bei Ausschreibungen wird das Thema immer wichtiger. Langfristige Bindungen und eine verbesserte Reputation sind aber noch nicht alles, denn ein bewusster Umgang mit den Daten sorgt häufig für effizientere Prozesse und klare Regeln zum Datenschutz machen es nicht zuletzt auch den Mitarbeitern leichter.

Ein Unternehmen, das die Experten vom IDD als externen Datenschutzbeauftragten und als Beauftragten für IT-Sicherheit engagiert, hat bei einem geringen Aufwand den maximalen Nutzen. Das Team um Dietmar Niehaus setzt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) praxisnah, effizient und ohne übermäßigen Bürokratieaufwand um. Die Experten zielen dabei auf einen verhältnismäßigen und wirksamen Datenschutz, der die Ressourcen schont und zugleich rechtssicher bleibt. Wenn sie bei ihrer Analyse auf rechtliche Risiken oder potenzielle Gefahren stoßen, bieten sie umgehend eine effiziente Lösung an und erklären detailliert, wie sie umgesetzt werden muss. Im Bereich IT-Sicherheit geht es dann darum, alle Prozesse zur Datenverarbeitung zu prüfen und IT-Schutzziele, IT-Richtlinien oder ein IT-Sicherheitskonzept nach ISO/IEC 27001 zu erarbeiten. Zusätzlich werden mit einem Penetrationstest Sicherheitslücken erkannt und umgehend geschlossen.

Datenschutz: Schlanke und pragmatische Lösungen mit IDD

Auch für die aktuell anstehenden Themen Cybersicherheit, künstliche Intelligenz und Schutz für Whistleblower kann das IDD maßgeschneiderte Konzepte entwickeln. Es stellt damit sicher, dass die Unternehmen die Anforderungen der NIS2-Richtlinie, der KI-Verordnung und des Hinweisgeberschutzgesetzes gesetzeskonform erfüllen, ohne dass ein Mehraufwand entsteht oder die Geschäftsprozesse belastet werden. „Datenschutz und IT-Sicherheit haben sehr viele Facetten, doch letztlich ist alles irgendwie miteinander verzahnt“, betont Dietmar Niehaus. „Es ist deshalb sinnvoll, einen erfahrenen Partner zu haben, der alle Bereiche abdeckt. Gerade weil wir die Sache ganzheitlich angehen, können wir schlanke und pragmatische Lösungen bieten.“

Praxisnah und konkret: Die Schulungen des IDD

Der umfassende Ansatz von Dietmar Niehaus zeigt sich zugleich darin, dass das IDD nicht nur berät und umsetzt, sondern auch schult. Es gibt ein Grundlagenseminar für Datenschutzbeauftragte, das juristisches, kaufmännisches und technisches Wissen vermittelt und mit einem Zertifikat abschließt. Die Weiterbildung zur IT-Sicherheit bietet dagegen ein auf das jeweilige Unternehmen abgestimmtes Programm, mit dem sich Schwachstellen und Risiken erkennen und vermeiden lassen. Darüber hinaus kann das IDD auch Mitarbeiter schulen, die für den Datenschutz in ihrem konkreten Arbeitsbereich sensibilisiert werden sollen.

„Wir arbeiten mit über 70 kleinen und mittelständischen Unternehmen zusammen, die unserer Expertise seit vielen Jahren vertrauen“, berichtet Dietmar Niehaus. „Für unsere Kunden sind selbst strenge Audits generell kein Problem. Bei Datenschutz und Datensicherheit geht es aber nicht allein um Risikomanagement, sondern auch um Vertrauensmarketing – und das müssen die Unternehmen noch besser verstehen.“

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Unternehmen, die Cloud-Services verwenden, nutzen diese am häufigsten für E-Mails (76 %), zur Speicherung von Daten (71 %) und für Office-Anwendungen wie Textverarbeitungsprogramme oder Tabellenkalkulation (68 %). Vergleichsweise selten werden Softwareanwendungen wie ERP (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relationship Management) als Cloud-Services genutzt (jeweils 23 % der Unternehmen).

Methodische Hinweise:

Die Ergebnisse stammen aus der jährlichen Erhebung zur Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) in Unternehmen. Ein Unternehmen ist laut EU-Einheitenverordnung die „kleinste Kombination rechtlicher Einheiten, die eine organisatorische Einheit zur Erzeugung von Waren und Dienstleistungen bildet und über eine gewisse Entscheidungsfreiheit verfügt“. Die Erhebung wurde mit finanzieller Unterstützung der Europäischen Union durchgeführt. Bei der Beantwortung der Fragen zur Nutzung der verschiedenen Cloud-Services waren Mehrfachnennungen möglich.

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Für Firmen ohne eigene IT-Abteilung stellt dieser Bereich jedoch eine große Herausforderung dar. Ihnen fehlen schlicht die notwendigen Ressourcen, um einen reibungslosen Betriebsablauf, eine funktionsfähige IT-Infrastruktur und die Datensicherheit des Unternehmens zu gewährleisten. Dies führt dazu, dass sie unter Umsatzverlusten durch stagnierende Prozesse, ineffiziente Systeme und bedrohliche Sicherheitslücken leiden. „Eine sichere und bedarfsorientierte IT-Infrastruktur ist für Unternehmen heutzutage von größerer Bedeutung denn je. Allerdings fehlen häufig die nötigen Experten innerhalb des Unternehmens“, mahnt Rehan Khan, Geschäftsführer der Rabb IT Solutions GmbH.

„Damit sich unsere Kunden der Rabb IT Solutions GmbH neben ihrem Hauptgeschäft nicht mit diesen Aufgaben belasten müssen, übernehmen wir die Verantwortung hierfür. Als erfahrene Spezialisten im Bereich Netzwerk- und IT-Management bieten wir ihnen ein umfangreiches Spektrum an IT-Dienstleistungen und maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf ihre Bedürfnisse und ihre individuelle Situation abgestimmt sind“, fügt der IT-Experte Rehan Khan hinzu. Die Rabb IT Solutions GmbH strebt mit erwiesener Angebotsqualität und ansprechendem Service danach, optimale Ergebnisse für Unternehmen in schwierigen Situationen zu erbringen. Demnach setzt sich das Team rund um Rehan Khan stets dafür ein, fortschrittliche Managed Services für mittelständische Unternehmen in Europa zu entwickeln, um diese bei der Errichtung einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur zu unterstützen. Für sein Engagement und seinen unermüdlichen Einsatz erhielt das Unternehmen neben zahlreichen weiteren Preisen nun eine Auszeichnung bei den European Enterprise Awards 2022.

Der Weg zum führenden Managed-IT-Service-Anbieter: Die Reise der Rabb IT Solutions GmbH

Ursprünglich im Jahr 2005 im Rollout und Vor-Ort-Service Projektgeschäft gestartet, hat sich das Unternehmen zu einem der führenden Anbieter von Managed IT Services entwickelt. „Wir legen großen Wert auf Kompetenz, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit, was es uns ermöglicht, enge Beziehungen zu einer Vielzahl von Kunden aufzubauen“, betont Rehan Khan. Mit dem User Help Desk (UHD) stellt die Rabb IT Solutions GmbH einen ITIL-zertifizierten zentralen Kontakt für jeden Kunden bereit, der eine effektive und reibungslose Kommunikation sicherstellt. So sind die Experten je nach individuell gestalteten Verträgen rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr erreichbar und bieten so nicht nur durchgehenden Support, sondern vermitteln ihren Kunden auch ein Gefühl der Sicherheit. Darüber hinaus punktet die Rabb IT Solutions GmbH mit individuell angepassten Programmen und Netzwerken für Unternehmen. Zum Leistungsangebot des Unternehmens gehören außerdem Clouddienste, Analysetools, Projektsoftware und Simulationssoftware, so Rehan Khan.

„Insbesondere die Corona-Pandemie hat verdeutlicht, wie dezentral Unternehmen heutzutage operieren und mit ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern kommunizieren müssen. Das hat natürlich viele neue Geschäftsmöglichkeiten im Bereich der Cybersicherheit eröffnet. Kaum ein Tag vergeht, an dem nicht über Cyberangriffe berichtet wird“, erklärt Rehan Khan über die Bedeutung seiner Dienstleistung.

„Wir engagieren uns mit der Rabb IT Solutions GmbH allerdings nicht nur für den Schutz unserer Kunden, sondern zeigen auch Verantwortung gegenüber unserer Umwelt.“

Demnach ist das Hauptgebäude des Unternehmens mit einer Solaranlage zur Stromgewinnung ausgestattet. Zudem werden umfangreiche Maßnahmen zur Energieeinsparung und Verlängerung der Produktlebenszyklen sowie die Optimierung aller Recycling- und Abfallentsorgungsverfahren umgesetzt.

Anerkennung für herausragende IT-Dienstleistungen: Bisherige Auszeichnungen von Rabb IT Solutions

Während die Rabb IT Solutions GmbH im Rahmen des Channel Partner Programms den fünften Platz erreichte, belegte das Unternehmen in den Kategorien Beratungskompetenz, Reaktionszeit und unkomplizierte Zusammenarbeit sowie Einfachheit der Abrechnung jeweils den ersten Platz. Channel Partner hat hierzu Kunden von Managed- und Cloud-Service-Anbietern befragt und die Rabb IT Solutions GmbH als eines der führenden Unternehmen in diesem Bereich identifiziert. Für seine herausragenden Leistungen in den Kernbereichen Qualität, Leistung, Service und Effizienz erhielt es außerdem den prestigeträchtigen HIPE AWARD 2021 (High Performance Award).

„Angesichts von etwa 10.000 Bewerbungen pro Jahr ist eine solche Auszeichnung schwer zu erreichen, für uns stellte dies aber kein Hindernis dar. Selbstverständlich wäre all das ohne unsere herausragenden Mitarbeiter nicht möglich gewesen“, erzählt Rehan Khan. So hat das engagierte und dynamische Team hinter der Rabb IT Solutions GmbH dazu beigetragen, das Versprechen innovativer Lösungen für seine Kunden kompromisslos einzulösen. Darüber hinaus sorgt die lobenswerte Managementstruktur des Unternehmens für einen zügigen Entscheidungsprozess, wodurch es alle aktuellen und zukünftigen Projekte auf professionellem Niveau und ohne Verzögerungen durchführen kann.

Kontinuierliche Optimierung und Expansionspläne: Die Zukunftsambitionen von Rehan Khan

„Wir sind fest entschlossen, unsere Arbeitsprozesse kontinuierlich zu optimieren. Teamarbeit, Respekt, Kundenfokus, Sicherheit, Integrität und Qualität sind die Leitprinzipien in allem, was wir mit der Rabb IT Solutions GmbH tun. Zudem möchten wir unsere Mitarbeiter dazu anspornen, stets über das hinauszugehen, was man von uns erwartet“, verrät Rehan Khan. Neben zahlreichen positiven Rückmeldungen, die das Unternehmen in den vergangenen 18 Jahren erreichten, ist es zweifellos dieses unermüdliche Streben nach Verbesserung, das die Leistungsfähigkeit der Spezialisten von Rabb IT Solutions unterstreicht.

„Wir sind äußerst dankbar, dass wir nun bei den European Enterprise Awards 2022 als bester unabhängiger Full-Service-IT-Lösungsanbieter Westdeutschlands ausgezeichnet wurden. Für uns ist das jedoch nicht nur der Beweis unseres anhaltenden Erfolgs – vielmehr lässt uns diese Auszeichnung zuversichtlich in die Zukunft blicken“, stellt Rehan Khan klar. So plant Rabb IT Solutions, sein Team kontinuierlich um motivierte Mitarbeiter zu erweitern und seine Präsenz durch zusätzliche Standorte in Deutschland und später in Europa auszubauen. So ist es das erklärte Ziel, das führende IT-Unternehmen in Europa zu sein, das sich auf den Kunden fokussiert und Lösungen für die komplexesten IT-Anforderungen bereitstellt.

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Nutzer erkennen Bedeutung von E-Signaturen, nutzen sie aber nicht

Eine klare Mehrheit der Studienteilnehmer (77 Prozent) geht davon aus, dass die Bedeutung von E-Signaturen in ihrem Unternehmen in Zukunft steigen wird. Bei der genaueren Untersuchung des Nutzerverhaltens zeigt die Studie allerdings, dass weniger als die Hälfte der teilnehmenden deutschen Unternehmen (44 Prozent) heute eine E-Sign-Software verwenden. 27 Prozent planen die Anschaffung innerhalb der nächsten zwei Jahre.

„Angesichts der unbestrittenen Vorteile von E-Sign-Lösungen, verwundert diese relativ niedrige Zahl der Nutzer. Generell kann man sagen, dass E-Signaturen Prozesse deutlich vereinfachen, beschleunigen und gleichzeitig ohne Medienbrüche transparent gestalten. Es geht also um die Entwicklung effizienter Workflows und nicht nur um Unterschriftenfelder in einem PDF. Wir gehen davon aus, dass sich ein Teil der Unternehmen in Deutschland nicht im Klaren darüber ist, welchen Mehrwehrt eine E-Signatur für ihre Firmenprozesse bedeutet“, sagt Szilveszter Szebeni, CISO und Mitgründer von Tresorit. „Die 28 Prozent, die sagen, dass sie keine Einführung einer E-Sign-Lösung planen, gaben keine starken inhaltlichen Argumente an, die gegen eine Einführung sprechen. Die Tatsache, dass Zeitmangel als eines der Hautargumente genannt wurde, die die Einführung vermeiden, zeigt aus meiner Sicht eher, dass nach wie vor Unsicherheit herrscht, welche die richtige Lösung für das jeweilige Unternehmen ist.“

73 Prozent aller Unternehmen, die aktuell kein E-Sign nutzen, gaben an, dass elektronische Signaturen in ihrem Unternehmen bisher kein Thema gewesen seien und 59 Prozent, dass sie keine Zeit hätten, sich damit zu beschäftigen. Bedenken zu rechtlichen Aspekten (16 Prozent) oder in Sachen Sicherheit (14 Prozent) nannten sie hingegen kaum.

Vertriebsabteilungen setzten auf digitales Vertragsmanagement

Ein plakatives Beispiel für die Vorteile ist der Vertrieb, unabhängig von einzelnen Branchen. E-Signaturen unterstützen eine einfache Prozessabwicklung, da die Hürden bei der Unterschrift eines verschickten Kaufvertrags niedriger sind, als bei Kunden, die ein Dokument drucken, unterschreiben und scannen müssen.

Diese Einschätzung deckt sich mit den Studienergebnissen, die zeigen, dass Vertriebsabteilungen mit 60 Prozent die häufigsten Nutzer von E-Sign-Lösungen sind. Auch viele Anwendungsfälle sind eng mit dem Vertrieb verknüpft. Verbreitet ist vor allem der Einsatz bei allgemeinen Verträgen bzw. Rahmenverträgen mit 66 Prozent, gefolgt von Angeboten (53 Prozent), Bestellungen (51 Prozent) und Auftragsbestätigungen (47 Prozent).

Analog zu diesem Beispiel lassen sich durch eine unkomplizierte und gleichzeitig rechtsbindende E-Signatur Abläufe in Personalabteilungen, etwa bei Bewerbungen oder Bewertungen, angenehm und professionell gestalten. Von den befragten Unternehmen, die eine E-Sign-Lösung eingeführt haben, gaben 51 Prozent an, dass sie diese in ihrer HR-Abteilung nutzen. Ein weiterer interessanter Aspekt ist, dass eine deutliche Mehrheit der Anwender Formatvorlagen für die elektronisch unterschriebenen Dokumente erstellen.

„Diese Ergebnisse zeigen, dass E-Signaturen nicht nur für Kunden und Mitarbeiter immer wichtiger werden. E-Sign kann in vielen Bereichen Prozesse beschleunigen – seien es Produktkäufe im Internet, Interaktionen mit Behörden oder dem Gesundheitssystem sowie Unterschriften für Arbeitsverträge“, erklärt Szebeni.

Das Einsparpotenzial bei der Nutzung von Papier ist enorm. Laut WWF ( Daten 2019) liegt Deutschland mit 18,8 Tonnen Papier hinter China, USA und Japan auf Platz vier, wenn es um den Papierverbrauch geht. Der Pro-Kopf-Verbrauch beläuft sich nach Angaben der Umweltschutzorganisation in Deutschland auf 227 Kilogramm. Dieses Potenzial erkennen auch die Umfrageteilnehmer, die bereits E-Sign-Lösungen nutzen oder in Zukunft anschaffen möchten: 70 Prozent gaben an, dass ein wichtiger Grund für die Anschaffung einer E-Signatur-Lösung die Tatsache sei, dass diese umweltschonend ist. Damit liegt dieser Wert noch vor dem Aspekt der Kostensenkung, die von 57 Prozent der Befragten angeführt wurden.

Nutzer erwarten verbesserte Prozesse von E-Sign

Usability – also Nutzerfreundlichkeit – ist einer der Dreh- und Angelpunkte, wenn es um die Implementierung einer E-Sign-Lösung im Unternehmen geht. Die Studie ergab, dass Entscheidern in Unternehmen, die bereits E-Signaturen nutzen oder in Zukunft anschaffen möchten, eine einfache Integration in die bestehende Infrastruktur (90 Prozent) beziehungsweise Bestandsprozesse (85 Prozent) der Unternehmen wichtig ist. Darüber hinaus gaben Befragte, die aktuell (noch) keine E-Sign-Software im ihren Unternehmen einsetzen, an, dass eine für sie geeignete Lösung Formatvorlagen (84 Prozent) und eine Kommentarfunktion in Dokumenten (72 Prozent) bieten müsse. Außerdem ist die Möglichkeit wichtig, komplexe Prozessabläufe klar und eindeutig zu definieren. Dazu zählt beispielweise die Option, Unterschriftsreihenfolgen festlegen zu können (63 Prozent).

„Die Antworten zeigen, dass Nutzer, die E-Signaturen eingeführt haben oder in Zukunft nutzen möchten, deren Mehrwert eindeutig verstehen. Workflows, die die Reihenfolge von Unterschriften festlegen, in denen der Initiator über den Fortschritt informiert und somit der Bearbeitungsstand in Echtzeit geteilt wird, reduzieren Verzögerungen„, sagt Szilveszter Szebeni.

Rechtsgültigkeit von elektronischen Unterschriften führt zu Verunsicherung

Wie oben erwähnt, ist die Rechtsgültigkeit von Unterschriften ein Hauptgrund für die Anschaffung einer elektronischen Signatursoftwarelösung. Durch die eIDAS-Verordnung ist seit Juli 2016 klar geregelt, welche Voraussetzungen eine E-Signatur erfüllen muss. Nutzer müssen bei der Wahl ihrer Lösung darauf achten, dass diese eIDAS-konform ist.

Gleichzeitig bestehen Wissenslücken über die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen: 7 von 10 Befragten haben keine oder nur eine grobe Vorstellung von den Unterschieden. Dabei kommt in den Unternehmen nicht ausschließlich nur eine Lösung zum Einsatz: Jedes zweite Unternehmen gab an, eine einfache elektronische Signatur zu verwenden (54 Prozent). Darüber hinaus setzt jedes dritte Unternehmen zudem auf die fortgeschrittene (36 Prozent) oder die qualifizierte Signatur (36 Prozent).

Durch Verschlüsselung und digitale Zertifikate bieten fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen mehr Sicherheit als eine einfache E-Signatur. Sie sind fälschungssicher und lassen sich den Unterzeichnenden eindeutig zuweisen.

Über die Studie

Das Meinungsforschungsinstitut forsa befragte im Auftrag von Tresorit zwischen dem 3. und 24. April 2023 telefonisch insgesamt 100 Entscheider für IT-Sicherheit und Datenschutz sowie Geschäftsführer in Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden mit Firmensitz in Deutschland.

Tresorit

Tresorit ist eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Produktivitätslösung für ultrasichere Zusammenarbeit. Mit der Lösung bietet das gleichnamige Unternehmen Funktionen für die sichere Verwaltung, Aufbewahrung, Synchronisation und Übertragung von Daten. Zudem sind Integrationen und zusätzliche Funktionen wie E-Mail-Verschlüsselung und elektronische Signaturen Teil der Produktpalette, um Arbeitsabläufe von Ende zu Ende zu sichern. Mehr als 10.000 Unternehmen nutzen Tresorit, um vertrauliche Daten zu schützen und Informationen sicher auszutauschen. Hauptanteilseigner des Unternehmens ist seit Juli 2021 die Schweizer Post. Weitere Informationen finden sich unter www.tresorit.com.

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