„Wer ungehindert wachsen will, ist deshalb unweigerlich auf Automatisierung angewiesen“, so der Experte Edgar Knak weiter.

„Schließlich lassen sich viele der langwierigen Prozesse im Vertrieb, darunter auch die Datenpflege und das Lead-Management, großteils automatisieren. Dafür sollten Dienstleister auf geeignete Software setzen.“ Edgar Knak weiß wovon er spricht: Er war selbst als Closer für verschiedene Agenturen und Coaches tätig und bildet heute mit seinem Team der Closer Academy Quereinsteiger zu Vertriebsprofis weiter. Er weiß daher aus eigener Erfahrung, wie wichtig ein reibungsloser Vertriebsablauf ist. Warum manuelle Lösungen im Vertrieb ausgedient haben und was Coaches, Berater und Dienstleister tun müssen, um zukunftsfähig zu bleiben, hat Edgar Knak im Folgenden zusammengefasst.

Edgar Knak von der Closer Academy: Von der Excel-Tabelle zur spezialisierten CRM-Software – ein Upgrade ist immer sinnvoll

Wer noch immer mit Excel-Listen arbeitet, hat nicht selten Probleme den Überblick zu behalten: Nicht nur werden die Tabellen bei einem großen Kundenstamm und vielen Interessenten, sogenannten Leads, schnell extrem lang und unübersichtlich – es wird auch immer aufwendiger, Daten zu pflegen und auf dem neuesten Stand zu halten und Kunden angemessen zu betreuen. Zum Beispiel kommt es gelegentlich vor, dass vielversprechende Leads lange Zeit nichts von einem Dienstleister hören und dadurch als potenzielle Kunden verloren gehen, weil niemand daran denkt, sie zurückzurufen.

Hier schafft ein CRM-System Abhilfe: Eine solche Softwarelösung ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, Leads nach bestimmten Kriterien zu ordnen und Kriterien für ihre Priorisierung zu setzen. Dies versetzt sie in die Lage, Leads zielführend und systematisch zu bearbeiten, was die Erfolgsquote maßgeblich steigert. Moderne CRM-Systeme bieten zudem Schnittstellen, die die Vernetzung mit anderer Software ermöglichen und so die Grundlage für umfassende Automatisierung liefern, weiß Edgar Knak von der Closer Academy. Beispielsweise wäre es möglich, Terminerinnerungen einzustellen oder E-Mail-Vorlagen anzulegen und automatisch mit den vorliegenden Kundendaten zu vervollständigen.

Besserer Überblick und mehr Entlastung durch CRM-Systeme

Ein weiterer Vorteil eines CRM-Systems gegenüber der manuellen Arbeit mit Excel-Tabellen besteht darin, dass der Status eines Leads wesentlich genauer erfasst werden kann. Während eine Tabelle in der Regel nur Kontaktdaten und eventuell einen Rückruftermin beinhaltet, lässt sich ein CRM-System so einrichten, dass jeder Anruf und das aktuelle Stadium innerhalb der Customer-Journey automatisch dokumentiert werden. Somit kann jeder Vertriebsmitarbeiter nachvollziehen, wann ein Lead zuletzt kontaktiert wurde und wo das nächste Gespräch ansetzen sollte, um die Chance auf einen erfolgreichen Abschluss zu maximieren.

Angesichts der Tatsache, dass manuelle Prozesse unter Coaches, Berater und Dienstleistern aktuell noch weit verbreitet sind, stellt ein leistungsfähiges CRM-System also einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Hinzu kommt, dass Softwarelösungen viele Aufgaben schlichtweg effizienter erledigen können als menschliche Mitarbeiter. Sie sparen also Zeit, Geld und Nerven und helfen dabei, teure Fehltritte zu vermeiden, betont Edgar Knak von der Closer Academy.

Fazit: Smarte Lösungen im Vertrieb ebnen den Weg zum Marktführer

Automatisierte Prozesse und miteinander vernetzte Systeme stellen die Grundlage dar, Vertriebsmitarbeiter und den Geschäftsführer in ihren Aufgaben zu entlasten – sie sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter mehr Zeit für Anliegen nehmen können, die ihre Unterstützung wirklich erfordern. Bei gleicher Arbeitszeit, geringeren Kosten und geringerer Fehleranfälligkeit ergibt sich also eine nicht unwesentliche Steigerung des potenziellen Umsatzes. Wer sich nicht mit dem Mittelmaß zufriedengeben, sondern wirklich marktführend werden will, ist also unweigerlich darauf angewiesen, auf smarte Softwarelösungen zu setzen.

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„Wer selbst nicht das nötige Know-how mitbringt, tut daher gut daran, sich an spezialisierte Experten zu wenden, die sie dabei unterstützt“, fährt er fort. „Und hier kommen wir ins Spiel: Mit uns als Experten profitieren unsere Kunden von einer maßgeschneiderten Implementierung, die es den Lösungen ermöglicht, ihr volles Optimierungspotenzial zu entfalten.“ Julian Kissel ist Experte für Microsoft PowerApps und Dynamics 365 und unterstützt als Gründer der Aliru GmbH Unternehmen bei der Planung, Entwicklung und Einführung von Projekten mit Microsoft Dynamics 365 und PowerApps. Dank seiner Expertise und der innovativen KI-basierten Lösung „Sally Sales AI“ – einer KI-basierten Meeting- und Aufgabenassistenz – verhilft er seinen namhaften Kunden regelmäßig zu erheblichen Einsparungen. In den letzten acht Jahren haben Julian Kissel und sein Team der Aliru GmbH Unternehmen zu Umsatzsteigerungen in Millionenhöhe verholfen.

Julian Kissel: Optimale Nutzung von Dynamics 365 dank der Aliru GmbH 

Die meisten Kunden der Aliru GmbH arbeiten bereits mit dem CRM-System Dynamics 365, wenn sie die Unterstützung der Experten in Anspruch nehmen. Julian Kissel und sein Team helfen ihnen, das System optimal auf ihre Geschäftsprozesse abzustimmen, um ihre gesetzten Ziele zu erreichen. „Andere Unternehmen wenden sich an uns, weil sie eine bestimmte Größe erreicht haben und ihre Geschäftsprozesse effizienter abbilden möchten“, so Julian Kissel. „Diese Unternehmen haben sich bereits für Dynamics 365 entschieden und suchen bei uns Unterstützung bei der erfolgreichen Implementierung des Systems.“

Zu Beginn der Zusammenarbeit schildern die Kunden ihre spezifischen Probleme, woraufhin die Aliru GmbH ein kleines Testsystem erstellt, das gezielt auf die Lösung dieser Probleme ausgerichtet ist. Dieses Testsystem wird ein bis zwei Wochen genutzt, bevor eine detaillierte Analyse erfolgt. Dabei wird geprüft, was gut funktioniert hat und welche Bereiche optimiert werden müssen. „Während der gesamten Entwicklungsphase arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen und bieten wöchentliche Fortschrittsüberblicke“, sagt Julian Kissel.

„Diese interaktive Herangehensweise gewährleistet, dass die Lösungen passgenau auf die Bedürfnisse unserer Kunden abgestimmt sind und wir eine maximale Effizienzsteigerung erzielen.“

Casestory: Wie die Aliru GmbH mit Dynamics 365 Kosten senkt und Prozesse optimiert

Der Erfolg der Aliru GmbH wird durch zahlreiche Erfolgsgeschichten zufriedener Kunden bestätigt. Ein besonderes Beispiel ist ein Kunde aus der Fertigungsindustrie, der mit einem erheblichen Problem zu Julian Kissel und seinem Team kam: Ihr selbstgebautes CRM-System verursachte monatliche Kosten in Höhe von zehntausenden Euro aufgrund komplizierter Wartungsarbeiten und administrativer Probleme. „Um dieses Problem zu lösen, implementierten wir Dynamics 365 und migrierten die Kundendaten in das neue System“, erläutert Julian Kissel ihre Vorgehensweise. „Dabei beseitigten wir veraltete Prozesse, die keinen Mehrwert mehr boten und ersetzten sie durch effiziente, gewinnbringende Funktionen.“

Dank Julian Kissel und der Aliru GmbH 250.000 Euro mehr Gewinn

Die Zusammenarbeit mit der Aliru GmbH erwies sich für den Energieversorger als echter Meilenstein: Durch die Einführung von Dynamics 365 und die Optimierung der CRM-Prozesse konnte die IT-Abteilung spürbar entlastet werden. Insgesamt ließen sich bereits nach wenigen Monaten über 250.000 Euro Kosten reduzieren, da keine komplexen Wartungsarbeiten mehr notwendig waren. Zudem arbeiten die Nutzer nun schneller und intuitiver mit dem neuen CRM-System, was zu einer Umsatzsteigerung von 13 Prozent führte. Das Ergebnis: merklich zufriedenere Kunden und ein gesteigerter Geschäftserfolg dank effizienterer Abläufe. 

Dieses Beispiel verdeutlicht, wie wichtig es ist, veraltete Systeme zu eliminieren, um Ineffizienz zu verhindern und den Geschäftsbetrieb nachhaltig zu verbessern. „Das Feedback zu dieser Verbesserung war durchweg positiv – und auch wir sind begeistert von der enormen Effizienzsteigerung, die unser System bewirkt hat. Dieses großartige Ergebnis motiviert uns, künftig noch mehr Kunden bei der Digitalisierung ihrer Prozesse und der Integration von CRM-Systemen zu unterstützen, um so beträchtliche Einsparungen zu ermöglichen“, so Julian Kissel abschließend.

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CRM einfach erklärt: Was sind die wichtigsten Funktionen?

Eine der wichtigsten Funktionen von CRM ist die Verwaltung von Kundendaten. Dies beinhaltet die Aufnahme, Speicherung und Pflege von Informationen wie Kontaktdaten, Kaufhistorie, Interaktionen mit dem Unternehmen und Feedback der Kunden. Diese Daten kann man dann nutzen, um gezielte Marketing- und Vertriebsaktivitäten durchzuführen, die auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind.

Wenn man CRM einfach erklärt, ist es von Nutzen weitere wichtige Funktionen zu kennen. Zum Beispiel das Management von Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Dies beinhaltet die Planung, Durchführung und Auswertung von Kampagnen, die Erstellung von Angeboten und die Verfolgung von Leads.

Schließlich bieten die meisten Systeme auch Analysefunktionen, wie beispielsweise Reports und Dashboards, um das Kundenverhalten und -feedback zu verstehen und die Leistung des Unternehmens zu messen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse und Strategien zu optimieren und die Zufriedenheit ihrer Kunden zu steigern.

Auswahl eines CRM-Systems

Die Auswahl eines geeigneten CRM-Systems ist ausschlaggebend, da es sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch den Bedürfnissen der Kunden entsprechen soll.

Es gibt sowohl Cloud-basierte als auch On-Premise-Lösungen, jede hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, deshalb sollte man sich vor der Entscheidung gut informieren.

Ein wichtiger Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit. Ein CRM-System sollte einfach zu verstehen und zu bedienen sein, um eine schnelle Einführung und Nutzung zu ermöglichen. 

Wenn man CRM einfach erklärt, ist ein weiterer entscheidender Aspekt die Anpassbarkeit. So sollte ein gutes CRM-System in der Lage sein, sich an die spezifischen Anforderungen anzupassen und erweiterbar zu sein, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen. 

Außerdem sollte man auf die Integrationsfähigkeit achten. Kann man das System problemlos mit anderen Systemen und Tools des Unternehmens integrieren, um eine reibungslose Datenübertragung zu ermöglichen? 

Schließlich sollten Unternehmen auch die Kosten und den Kundensupport des Systems berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie ein angemessenes, kosteneffektives System erhalten und Unterstützung bekommen, falls Probleme auftreten.

Worauf ist bei der Einführung eines Systems zu achten?

Um CRM einfach zu erklären, ist es gut zu wissen, dass es eine gründliche Planung und Vorbereitung erfordert. So muss man die Schulung der Mitarbeiter in der Anwendung des Systems organisieren. Dies sollte sowohl theoretische als auch praktische Aspekte umfassen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das System effektiv und effizient nutzen können.

Schließlich ist es wichtig, die Einführung von CRM als laufenden Prozess zu betrachten und nicht als einmalige Aktivität. So sind regelmäßig Anpassungen und Optimierungen am System vorzunehmen. Dies kann durch die Überwachung von Leistungsindikatoren und die Durchführung von Feedback-Sessions erreicht werden. Durch die regelmäßige Überwachung und Anpassung des Systems kann sichergestellt werden, dass es den Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Kunden weiterhin gerecht wird und die Geschäftsprozesse optimiert bleiben.

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